Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ФНС утвердила новые правила ведения кабинета ККТ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Получение наличных в кассу
Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.
Алгоритм действий кассира следующий:
- Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
- Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
- Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
- Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
- Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
- Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
- Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
- Передать кассовые документы бухгалтеру.
Как отражать наименование товара в чеке в 2023 году
Законодательство не устанавливает жестких требований к отражению наименований товаров, услуг либо работ в чеке в 2023 году. Единого справочника номенклатуры не существует. Однако представители ФНС настоятельно рекомендуют отображать реквизит таким образом, чтобы он был понятен покупателям. То есть максимально корректно.
Например, допускается применять обобщающие названия групп товаров. Если в розничной точке продают булки с корицей, повидлом и маком, можно указать их как «Булочка в ассортименте». А в магазине детских товаров — формировать чек с номенклатурой «Игрушка в ассортименте».
Подбирать наименования можно из Общероссийского классификатора продукции по видам деятельности или руководствоваться техническим регламентом ТР ТС 022/2011. Но это не требование, а рекомендация, как упростить работу бизнесменам.
Требования к отражению номенклатуры в чеке в 2023 г. для ИП и организаций одинаковые. Длина реквизита не должна превышать 128 символов.
Если вы — начинающий предприниматель, нужно приобрести ПО и оборудование, позволяющее работать по новым правилам. Например, можно использовать программу 1С. Владельцы малого бизнеса, работающие с небольшим количеством наименований, могут вводить данные вручную. Это доступно на смарт-терминалах. Представителю крупного бизнеса лучше выгружать товарную базу из учетных программ, облачного сервиса или таблиц.
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |
Автоматические расчеты
Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:
- Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без человеческого участия.
- Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
- При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.
Какую кассу выбрать для работы с маркированными товарами
Чтобы работать с обязательной маркировкой товаров в 2023 году, нужна касса нового образца. Она умеет сканировать QR-код и корректно учитывать маркированную продукцию в товарообороте. Все кассовые аппараты по-прежнему должны работать с фискальными накопителями. Поэтому выбор подходящего кассового аппарата должен основываться не только на нормативных требованиях, но и на потребностях вашего бизнеса.
Использование кассового аппарата при ведении бизнеса является обязательным условием; его отсутствие грозит крупными штрафами — не менее 10 тысяч рублей для физических лиц или 30 тысяч рублей для юридических лиц, а также максимальным штрафом в размере до 75% от суммы продаж. Кроме того, при неоднократном нарушении этого правила человек может быть лишен права заниматься предпринимательской деятельностью на 90 дней.
Неутвержденный лимит кассы
Раньше соблюдение лимита предприятиями контролировали банки и другие финансовые организации. Потом эту обязанность переложили на ФНС.
А точнее: региональные подразделения налоговой службы. Если при посещении предприятия проверяющие обнаружат, что приказ на установление лимита наличных не подписан, сумма ограничения автоматически приравнивается нулю.
Это означает, что в конце рабочего дня нужно сдать все деньги в банк. То же самое касается случаев, когда выясняется, что лимит рассчитан неверно или завышен.
Лучше не допускать подобных моментов, поскольку они неминуемо влекут к штрафам. Обращаем внимание на то, что это касается только тех предприятий, в отношении которых действует требование по утверждению лимитов.
Нарушение лимита кассы: ответственность
Абсолютно все категории, установившие лимит денег в кассе, обязаны соблюдать его, то есть работать без превышения лимита кассы на момент закрытия смены. Если организация относится к малому бизнесу, то расчет лимита остатка наличных денег в кассе ей делать не обязательно. Если приказ был составлен ранее, то в таком случае предприниматель обязан составить приказ об отмене лимита кассы.
Если налоговая обнаружит излишек денег, то нарушителю грозит штраф за превышение лимита в кассе:
| Должностное лицо | от 4 000 до 5 000 руб. |
| Организация | от 40 000 до 50 000 руб. |
| Малый бизнес | 40 000 — 50 000 руб., при первом случае нарушения возможна замена штрафа на предупреждение |
Хранение денег и денежных документов
В соответствии с пунктом 3положения «О порядке ведения кассовых операций на территории Российской федерации» руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Рекомендации и требования по обеспечению сохранности и технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложениях №2 и №3 к вышеуказанному положению.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и другом хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию, третий — высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый — остается у предприятия.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности». Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
Как заполнить кассовую книгу: алгоритм
Персонал, ответственный за заполнение кассовых документов (в том числе кассовой книги), назначается приказом. Это может быть кассир, бухгалтер, главный бухгалтер или другие должностные лица, без которых ведением кассовой книги и других кассовых документов может заниматься сам руководитель или лицо, оказывающее бухгалтерские Услуги.
Основанием для внесения записей в кассовую книгу является запрос на получение и выдачу наличных. Заказы пронумерованы по порядку и используются для регистрации каждой квитанции или выдачи наличных. Записи в кассовой книге делаются только за те дни, когда по кассе было движение.
Иная кассовая первичная документация
Кассовый чек – основной документ первичной отчетности. В соответствии с положениями, единственным актом, которым он может быть заменен, является бланк строгой отчетности.
По своей природе БСО имеет множество сходств с КЧ, поскольку он:
- Создается при помощи ККТ
- В обязательном порядке должен содержать перечень идентифицирующих реквизитов, идентичных чеку
Важно! Действующее законодательство обязывает предприятия по требованию клиента направлять электронные БСО или чеки на электронный адрес или по смс.
К иным первичным документам относят:
- Чеки с корректировкой (издаются при допущении в основном документе ошибки)
- Чеки по возврату (сопровождают операции возврата товара и т.п.)
- Кассовые книги (ведутся для учета выданных БСО или иной заменяющей чеки документации)
- Кассовые ордера
Выдача указанных выше документов, а также фиксация этой выдачи осуществляются в соответствии с требованиями закона и нормами актов предприятия локального действия.
Важно! Законодатель не выдвигает четких требований к кассовым книгам, т.е. предприниматели вправе самостоятельно разработать представленный документ или могут использовать ранее обязательную унифицированную форму.
Проведение кассовой ревизии
С целью проведения контроля над соблюдением законности хозяйственной деятельности предприятия, а также нормативности осуществления кассовых операций, в кассе субъекта предпринимательства проводится ревизия.
Представленные проверки могут проводиться:
- Руководством компании или специалистами-аудиторами
- Уполномоченными сотрудниками налоговой службы
- Должностными лицами Росфиннадзора
Законодатель устанавливает возможность проведения добровольных ревизий (на усмотрение и по желанию дирекции предприятия), а также предусматривает случаи, в которых осуществление такой проверки обязательно:
- При фиксации в организации правонарушений в области движения финансовых потоков (например, кражи)
- При подготовке ежегодного отчета
- При расторжении трудового договора с кассиром или при назначении иного работника на временное исполнение обязанностей кассира
Ревизия в обязательном порядке должна сопровождаться составлением документации (приказ о проведении с установленными сроками, акты хода проверки, заключения и др.), предусмотренной на уровне законодателя, а также с соблюдением нормативными правовыми актами процедурой:
- Подготовительный этап
- Пересчет финансовых средств, находящихся в кассе в наличной форме
- Анализ объективности превышения установленных лимитов наличности (при их обнаружении)
- Проведение контрольных мероприятий по соблюдению мер, направленных на сохранность ценностей, хранящихся в кассе
- Проверка соответствия работы кассы установленным требованиям кассовой дисциплины
- Выявление нецелевого использования финансовых ресурсов
- Составление отчетной документации на основании проведенной проверки
Кто может работать без кассового аппарата
В категорию тех, кому не нужен кассовый аппарат, входят:
- охотники, рыболовы, ремесленники, пчеловоды, огородники, которые сами производят продаваемые продукты и реализуют их вне торговых объектов;
- сервисы услуг в сельской местности, в том числе с розничной продажей, где коллектив продавцов состоит максимум из трех работников. Это правило распространяется на любые услуги, также сюда не входят автомастерские и техцентры, осуществляющие ремонт автомобилей и техосмотр;
- владельцам детских развлекательных лотерейных аппаратов без денежного выигрыша;
- предприниматели, занимающиеся разовыми услугами или реализацией имущества, бывшего в употреблении;
- продавцы на розлив безалкогольных напитков, растительного масла и кваса вне торговых центров, сервисов общепита и магазинов;
- предприниматели, реализующие товары и услуги вне основного места деятельности в сельских местностях;
- представители разносной торговли, кроме плодоовощных продуктов;
- реализаторы аптечных товаров в сельских местностях, где нет аптек. Это относится только к представителям Горздрава.
Нормативная база, регламентирующая новые правила розничной торговли
Правительство России постановлением от 31.12.2020 № 2463, которое вступило в силу с 1 января 2021 года (и будет действовать до 1 января 2027 года) ввело Правила продажи товаров в розницу, обязательные для применения, так или иначе, всеми хозяйствующими субъектами в сфере розницы — как ИП, так и юридическими лицами. В том числе:
- интернет-магазинами;
- продавцами товаров через вендинговые аппараты;
- продавцами комиссионных товаров, б/у товаров;
- продавцами отдельных категорий товаров по перечням, отраженным в п. 35 — 72 Правил, утвержденных постановлением № 2463 (к ним относятся продовольственные, технически сложные бытового назначения товары, автомобили, ювелирные изделия, животные, растения, аудиозаписи, программы, стройматериалы и иные).
Правила распространяются и на продуктовую розницу, и на продажу непродовольственных товаров.
Новые правила торговли по постановлению № 2463 затрагивают практически все ключевые сегменты розницы — продуктовую, непродовольственную, продажи онлайн и с помощью автоматизированных устройств, разносную торговлю. Соответствующий нормативный акт заменил сразу несколько правительственных постановлений, регулировавших правоотношения в каждой из указанных сфер розничной торговли.
В каждом сегменте, регулируемом новым постановлением, для продавца можно пронаблюдать как установление тех или иных новых преференций — не предусмотренных в нормативных актах, утративших силу в связи с изданием рассматриваемого постановления, так и определения ряда новых обязанностей. Аналогично, в отношении потребителей также появился ряд новых преференций — как и ограничений во взаимодействии с продавцом.
Проверка соблюдения кассовой дисциплины
Контроль за выполнением организациями правил работы с денежной наличностью возложен на обслуживающие банки. В соответствии с п. 2.14 Положения проверки соблюдения кассовой дисциплины проводятся банками не реже одного раза в два года. При этом проверяющие руководствуются Рекомендациями по проведению таких проверок, которые изложены в Приложении N 7 к Положению.
Примечание. План проведения проверок организаций определяется руководителем учреждения банка в зависимости от объемов налично-денежного оборота и имеющейся в банке информации (в том числе полученной от других контролирующих органов) о соблюдении либо нарушении компаниями установленного порядка работы с денежной наличностью.
В указанных Рекомендациях говорится, что в ходе проверки необходимо проконтролировать:
- полноту оприходования денежной наличности, полученной организацией в учреждении банка;
- полноту сдачи организацией денег в кассу банка;
- соблюдение согласованных с банком условий расходования наличных денежных средств, поступающих в кассу организации, а также соответствие целей расходования целям, установленным банком;
- выполнение установленного порядка расчетов наличными между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями;
- соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе, установленного организации учреждением банка;
- правильность ведения кассовой книги и других кассовых документов.
Примечание. Фактическое наличие денег в кассе и условия их хранения (соответствие помещения кассы требованиям технической укрепленности, наличие в кассе охранной сигнализации и др.) представители банка проверять не вправе.
Допустим, организация имеет несколько расчетных счетов в разных банках. В соответствии с п. 2.5 Положения она согласовала лимит остатка кассы только с одним из обслуживающих банков и уведомила остальные банки об установленном ей лимите. При проверке данной организации учреждения всех банков должны руководствоваться именно этим лимитом остатка наличных денег в кассе (абз. 7 п. 2.5 Положения).
По итогам проверки представители банка делают выводы и дают руководству организации рекомендации по устранению имеющихся недостатков в оформлении кассовых операций и работе с денежной наличностью. Материалы проверки оформляются справкой по форме N 0408026 , которая составляется в трех экземплярах и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, а также представителем банка. Но если во время проверки не было выявлено никаких нарушений, справка может быть составлена в двух экземплярах.