Основные направления деятельности кадровых служб

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основные направления деятельности кадровых служб». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.

Обязанности кадровиков

Должностные обязанности этих специалистов сформулированы в ТК РФ.

Основное внимание уделяют эффективному управлению штатными ресурсами:

• Налаживание отношений.
• Оценка соответствия соискателя на должность.
• Разработка обучающих программ и социальных проектов для сотрудников фирмы.
• Мотивация и стимулирование рабочего потенциала.

Эти функции требуют регулярных внутренних нововведений, подготовки специалистов для службы, разработки программ, тренингов.

Действия обусловлены необходимостью качественного выполнения ряда функциональных задач:

• Установление квалификационного уровня в соответствии с текущими экономическими требованиями.
• Контроль увеличения трат на рабочий процесс.
• Формирование корпоративной политики с учетом установленного многонационального сочетания сотрудников.
• Отдел по персоналу занимается урегулированием рабочих отношений по с ТК РФ.
• Внедрение удаленного доступа к ресурсам организации.

Условно выделяют два функциональных направления КС:

1. Контроль отношений в коллективе.
2. Документальное фиксирование трудового договора.

Первый пункт означает:

• Штатное планирование.
• Укомплектование персонала предприятия.
• Оценка соответствия занимаемой должности.
• Обучение, карьерный рост работников.
• Система поощрения в социальной сфере.
• Соблюдение безопасных условий работы.

Условия трудового соглашения должны быть зафиксированы в документах отдела персонала:

• Распоряжения, приказы.
• Заполнение установленных учетных информационных форм.
• Оформление и ведение трудовой документации.
• Формирование личного дела.
• Консультационные услуги.
• Расчет графика рабочего времени.
• Выдача документов для выплат (льготы, пособия).

Функциональный ряд КС требует качественного подбора ее сотрудников.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

• определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

• анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

• внедрение систем мотивации труда;

• подготовка штатного расписания предприятия;

• оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

• проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

• ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

• организация аттестаций сотрудников;

• подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Примерная классификация функции управления персоналом организации

 N 
п/п

 Наименование групп функций к функции по предмету 
 деятельности 

 Индекс 

 группы
функций

 функции
в группе

1 

Ротация персонала 

 1 

1.1

- наем руководителя 

 01 

1.2

- выбор высококвалифицированных специалистов 

 02 

1.3

- наем технического персонала 

 03 

1.4

- наем консультантов-профессионалов 

 04 

1.5

- подбор кандидатуры на повышение квалификации 

 05 

1.6

- подбор кандидатуры на повышение в должности 

 06 

1.7

- подбор кандидатуры для вывода на пенсию 

 07 

В сфере управления персоналом, как показало обследование деятельности кадровых служб таких предприятий, как ОАО «Волгоцеммаш» и ООО «Тольяттикаучук», используется ряд терминов, выражающих характер воздействия на объект деятельности, которые сводятся, как правило, к 5 видам. В частности, по своему характеру эти действия могут быть сгруппированы и разделены на распорядительные, регулирующие, организационно-контрольные, исполнительские и функции непосредственного участия.

Необходимо учитывать, что распорядительные действия связаны с реализацией функции руководства персоналом. Термин «решает» является всеобъемлющим для выражения смысла работы руководителей предприятия. «Утверждение» обычно связано с введением в действие какого-либо акта: положения, инструкции и т.д. Регулирующие действия — это воздействие на подчиненных с предоставлением им возможности выразить свою волю в пределах их компетентности. Организационно-контрольные действия направлены на организацию и контроль деятельности подчиненных и связаны с различными информационными сообщениями, такими как: инструктирование, разъяснение, проведение совещаний, собраний, семинаров и проверка исполнения. Действия исполнительного характера в большинстве сводятся к работе по обеспечению сбора, обработки информации, учету, анализу, подготовке проектов решений по персоналу, а также ведению всей работы по кадровому делопроизводству и отчетности и в целом информационному обеспечению.

Систематизация функций и их составных частей, выполненная одновременно по предмету деятельности и характеру воздействия на этот предмет, призвана способствовать более обоснованному и четкому разделению труда работников кадровой службы.

Новые условия — новый статус кадровых служб

В традиционном представлении управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемая в первую очередь непосредственными руководителями и работниками кадровых служб. Сегодня на смену представлению о работе с персоналом как о кадровой работе пришло представление об управлении персоналом как особом направлении в системе управленческой деятельности, призванной не столько учесть имеющийся персонал, сколько создать условия для формирования кадрового потенциала и его развития вместе с развитием предприятия в соответствии с выбранными целями и принципами кадровой политики. Кадровая работа, понимаемая как учетная деятельность, сменилась управлением потенциалом, т.е. управленческой деятельностью по сопоставлению и координации кадровых процессов, идущих на предприятии и вне его: развитием персонала, формированием новых мотивационных механизмов, профессионализацией и т.д., в которые работники включены как представители предприятия, т.е. как члены социальных групп [5].

В последние годы формируется и еще один подход к работе с персоналом — управление человеческими ресурсами, который выводит кадровые процессы из оперативного и тактического рассмотрения на стратегический уровень и поднимает их на уровень корпоративного управления [6].

Изменения в деятельности служб управления персоналом в настоящее время происходят под влиянием актуализации тех или иных проблем кадровой работы. Это проявляется и в достаточно широком разбросе наименований тех структурных подразделений, которые осуществляют практическую работу по управлению персоналом. Например, крупные компании отдают предпочтение названиям «департамент» и «управление», однако приоритеты в названиях оргструктур различны. От привычного Департамента по управлению персоналом (Департамента по работе с персоналом, Департамента персонала) организации постепенно переходят к усложнению функций, что проявляется в появлении Департамента кадровой политики («Сибнефть»), Департамента кадровой и социальной политики (ТНК). Однако далеко не всегда расширение функций и их сочетание в рамках структурного подразделения могут быть признаны оптимальными, например, в НК «Лукойл» существует Главное управление по общим вопросам, персоналу и транспорту. Достаточно широкое распространение получили структуры, именуемые управлениями — по персоналу, по работе с персоналом, по работе с персоналом и кадровой политике. Однако достаточно часто организации тяготеют к привычному отделу кадров, его разновидностью может быть, например, Управление кадрами или Управление кадров, зарплаты и трудовых отношений («Альфа-банк»). По мнению авторов, существует причинно-следственная взаимосвязь между названием структурного подразделения и функциями, которые регулируются в его рамках. Поэтому можно констатировать факт недостаточно быстрого перехода оргструктур к принципиально новым подходам к управлению человеческими ресурсами.

Удельный вес работников кадровых служб в общем числе работающих по отдельным странам

 Страна 

 Доля 
 работников
 кадровых 
 служб 

Япония 

 27 

Новая Зеландия 

 20 

Австралия 

 19 

Дания 

 16 

Великобритания 

 15 

Страны Европейского союза (в среднем) 

 12,5 

США (в среднем, по разным источникам) 

 7 - 8, 
7 - 10 - 11

СССР (80-е гг.) 

 3 - 8 

Россия 

 3 - 6 - 8 

Беларусь 

 4 - 6 

США - по сферам деятельности: 

- обрабатывающие отрасли, до 500 чел. 

 11 

- обрабатывающие отрасли, свыше 5000 чел. 

 3 

- банки 

 11 

- страховые компании 

 10 

- исследовательские организации 

 10 

- больницы 

 5 

- образовательные учреждения 

 6 

- транспортные организации 

 4 

- правительственные учреждения 

 4 

Можно констатировать, что по сравнению с большинством экономически развитых стран мира в России удельный вес работников кадровых служб в несколько раз ниже и сопоставим с аналогичным значением показателя в СССР (периода 80-х гг. XX в.), Беларусью и рядом сфер деятельности США (обрабатывающие отрасли с численностью персонала свыше 5000 человек, больницы, образовательные учреждения, транспортные организации и правительственные учреждения).

Отдел кадров на предприятии: функции, обязанности, структура

Работодатель обязан обучать сотрудника правилам охраны труда. Требования к обучению персонала содержит ГОСТ 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения».

Объем и длительность обучения зависят от конкретных условий труда.

К примеру, грузчику магазина достаточно короткого инструктажа по мерам безопасности при перемещении тяжелых грузов. Если работнику предстоит трудиться во вредных или опасных условиях, например в строительной фирме, он должен пройти обучение безопасным приемам работы и стажировку на рабочем месте.

Внимание

Если у фирмы несколько структурных подразделений, в каждом из них может быть создана своя комиссия. Ее члены должны пройти проверку знаний правил охраны труда в постоянно действующей комиссии фирмы.

Место и порядок обучения определяет директор фирмы. Это может быть учебный центр, институт повышения квалификации или постоянное место работы.

По окончании учебы работник обязан сдать зачет или экзамен постоянно действующей комиссии. Ее создает своим приказом руководитель фирмы в составе не меньше пяти человек.

Проверка знаний работников бывает первичной, очередной, внеочередной.

Первичную проверку проходят вновь поступившие сотрудники, работа которых будет связана с эксплуатацией, ремонтом, наладкой оборудования фирмы.

Очередную проверку знаний проводят не реже одного раза в три года.

Внеочередная проверка может быть проведена если:

• введены новые отраслевые нормы;
• установлено новое оборудование;
• сотрудник переведен на другую работу;
• работник нарушил требование норм и правил по охране труда;
• это необходимо по заключению комиссии, расследовавшей несчастный случай;
• сотрудник не работал в своей должности больше шести месяцев.

Проверку проводят по утвержденному графику. Перед ее началом с работниками проводят подготовку в виде семинаров. Объем требуемых знаний для различных категорий работников зависит от характера их деятельности и определяется должностной инструкцией.

Экзаменационные вопросы утверждает председатель комиссии. Работник должен быть ознакомлен с ними заранее.

Знания проверяемого могут быть оценены как: «отлично», «хорошо», «удовлетворительно» и «неудовлетворительно». Если работник получил оценку «неудовлетворительно», он должен в течение месяца повторно сдать экзамен. Если результат не изменился, работника можно увольнять.

Приведение численности персонала службы ДОУ в соответствие с нормами

Традиционно предлагаются две методики расчета численности работников отдела ДОУ. Первая, разработанная НИИ труда, более проста и определяет оптимальное количество сотрудников в за­висимости от объема документооборота и количества исполнителей.

Рассчитаем количество персонала отдела ДОУ в компании по формуле:

0,00016 х Д 0,98 х Р 0,1 ,

где 0,00016 — постоянный коэффициент, отражающий средний уровень производительности труда работников де­лопроизводства,

Д — объем документооборота, подсчитанный нами выше,

Р — количество работников организации.

Допустим, Р = 100, тогда:

0,00016 х 13270 0,98 х 100 0,1 = 0,00016 х 10975 х 1,6 = 2,8.

Таким образом, при существующем объеме документо­оборота количество работников в отделе ДОУ условной ком­пании — три человека.

Вторая методика изложена в Межотраслевых укрупнен­ных нормативах времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Министерства труда России от 25.11.1994 № 72) и ставит количество персона­ла в отделе в зависимость от норм времени, необходимого на совершение одной операции. Нормы времени можно найти также в следующих документах:

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23);

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспе­чению управления (утв. постановлением Министерства

труда РФ от 10.09.1993 № 152).

Конечно, нормы времени, затрачиваемого на выполнение делопроизводственных операций, предлагаемые перечислен­ными документами, весьма усредненные, поэтому следовать им бездумно не стоит. Один и тот же процесс в одной орга­низации может занимать 2 мин, а в другой — 10 мин. Кроме того, указанным документам уже довольно много лет, и тех­нологии работы канцелярий за это время существенно из­менились. Поэтому при проектировании функционала ра­ботников не обойтись без собственного исследования.

Если фактически в отделе работает больше человек, чем получилось в результате расчетов, рекомендуем обратить вни­мание на загруженность каждого из них. Проанализировать этот фактор помогут такие методы исследования, как фото­графия рабочего дня, не стоит сбрасывать со счетов и момент-ные наблюдения. Возможно, нагрузка среди работников рас­пределена неравномерно, или же работы попросту на всех не хватает (бывает и такое). Так или иначе, чтобы не потерять людей, отделу придется позаботиться о расширении круга сво­их обязанностей.

Распределение функций между сотрудниками

Приступая к распределению функций между работниками от­дела, следует учитывать их квалификацию, опыт, умения и навыки, а также знание деловых традиций конкретной компа­нии. Также не будем забывать и о том, что служба ДОУ может быть «рассыпана» по всей организации: в нее входят секретари, чье место в приемной руководителя, а не в канцелярии. В свя­зи с этим специфика работы делопроизводителя и секретаря будет существенно отличаться, и это тоже нужно учитывать.

Например, если секретарь часто отлучается по заданию директора, то не стоит передавать ему функцию приема и регистрации документов — ведь эта работа должна быть выполнена здесь и сейчас. Зато всю систему контроля ис­полнения документов секретарь может взять на себя, со­кратив тем самым путь документа от директора к испол­нителю.

Вернемся к нашему примеру. Итак, в службе ДОУ условной организации согласно нормам должны работать три человека. Двое у нас уже есть — это секретарь и делопроизводитель.

Секретарю целесообразно передать:

контроль оформления документов, представляемых на подпись руководителю;

представление документов на подпись руководителю;

направление документов на исполнение;

контроль исполнения документов.

Вся эта деятельность связана с работой с директором и исполнителями, которых назначает директор. Кроме того, эти задачи не требуют немедленного исполнения, и секретарь смо­жет сам планировать свой день, оставив время для приема посетителей, организации совещаний, выполнения поручений руководителя и прочих обязанностей, напрямую не связанных с делопроизводством.

Делопроизводитель получит в сферу своей ответственности следующие процессы:

прием и предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих документов;

контроль оформления исходящих документов;

регистрация исходящих документов;

отправка документов по почте;

регистрация внутренних документов;

заверение копий документов.

Таким образом, третьему работнику отдела достанутся следующие функции:

разработка номенклатуры дел;

организация хранения документов;

разработка, внедрение и ведение Табеля и Альбома унифицированных форм документов;

разработка и внедрение локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизвод­ства.

На заметку!

Нельзя забывать, что вы­полнение обязанностей отсутствующего работника -оплачиваемая деятельность, регулируемая Трудовым кодексом. Согласно ст. 151 ТК РФ, за это полагается доплата, размер которой устанавливается по соглаше­нию сторон.

Очевидно, что эта работа требует специальных знаний и опыта. Исходя из этого, менеджер должен разработать профиль должности, определить компетенции будущего работника, ини­циировать внесение изменений в штатное расписание и запус­тить процесс подбора персонала.

Власть. Кому её отдать?

Компании по поиску персонала отмечают, что идеальный руководитель – это, прежде всего, лидер, способный вести за собой сотрудников и всю компанию. Он должен обладать опытом и знаниями, уметь принимать решения, пользоваться уважением у подчиненных, создавать гармоничный микроклимат и рабочую атмосферу внутри коллектива. Можно обладать властью, но не уметь руководить, одним из следствий чего обычно становится неграмотное распределение задач. Правильное делегирование частной задачи – это средство достижения более общих целей организации. Если задача четко не поставлена и не поручена исполнителю, руководитель будет вынужден выполнять ее сам, что во многих случаях просто невозможно. Правильно управляет тот, кто добивается выполнения работы другими. Именно умение делегировать задачи превращает человека в руководителя.

Глава 1. Кадровая служба – лицо компании.

«…Если вы мудро выбираете друзей, ваши дела пойдут в гору.

Если же вы мудро выбираете себе дело и людей, которые будут работать с вами, вы станете процветать».

Уоррен Хельман.

Ни одна организация в условиях современных прогрессирующих тенденций не может существовать без службы (отдела) занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, в общем-то может, к примеру, заполнить трудовую книжку или же заполнить табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г.)[1] (далее – ТК РФ) и другими нормативными актами, в состоянии только «профессиональный» кадровик.

Надо сказать, что с октября 2006 года в ТК РФ внесены значительные изменения, что позволяет кадровым службам (отделам) или иным сотрудникам, выполняющим кадровую работу, более ответственнее относится к оформлению трудовых отношений с работниками (особенно к заключению трудового договора). Конечно же еще многое необходимо разъяснить, но это все будет сделано со временем, как говорится – все постигается практикой.

Вернемся к передаче функций кадровика иным лицам.

Практическое воплощение мнения по поводу передачи функций кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. Так, например, на практике часто встречаются неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника. Автор также на практике при приеме работника часто сталкивается с неправильно внесенными записями о трудовой деятельности в его трудовой книжке, что может привести к необходимости подтверждения страхового стажа при выходе на пенсию. Так что можно посоветовать работодателям одно – не скупитесь на организацию на своем предприятии кадровой службы (отдела), вам это обернется высокими производственными результатами, а самое главное спокойствием.

Не зря говорят: кадровая служба – лицо компании.

Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы (отдела) зависит, продолжит ли пришедший устраиваться на работу свою трудовую деятельность у вас или из-за того, что он получил сомнительную или неполную информацию о своей потенциальной работе, откажется от дальнейшего общения с вашей организацией.

Поэтому сотрудник кадровой службы должен обладать не только образованием, но и набором определенных качеств. Сотрудник кадровой службы должен иметь презентабельную внешность – прежде всего, он должен располагать к себе, иметь открытый взгляд и хорошо поставленную речь.

Требования к сотруднику кадровой службы будут рассмотрены чуть позже.

А сейчас о кадровой службе (отделе) в общем.

Рассмотрим структуру кадровой службы (отдела кадров).

Обычно, но не везде, во главе кадровой службы (отдела кадров) стоит начальник кадровой службы (отдела кадров), который частенько является заместителем руководителя организации (сейчас часто называют данную должность – заместитель директора по персоналу). На мой взгляд, синонимом названия данной должности является менеджер по персоналу (судя по Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. от 12 ноября 2003 г.) (далее – Справочник) имеет те же функциональные обязанности). У него в подчинении находятся сотрудники, занимающие следующие должности: менеджер по персоналу, инженер по подготовке кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам. В структуре кадровой службы (отдела) могут быть также делопроизводители и машинистки. В общем-то вариации со структурным образованием кадровой службы (отдела) могут быть различными. Так, к примеру, в организации кадровый работник один и должность его – специалист по кадрам.

Какова же должна быть численность кадровой службы (отдела), чтобы обеспечить нормальное функционирование организации.

Для этого надо определить затраты рабочего времени на комплектование и учет кадров и другие функции кадровой службы (отдела).

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78[2] (далее – Нормативы). Срок действия нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться.

Никакие других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы (отдела) нет.

Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук, Юрашев В.В. смог с помощью строгих формул данных в Нормативе выяснить данную проблемы.[3] На мой взгляд, исследования Юрашева наиболее полно и довольно ясно ответили на вопросы по численности кадровой службы (отдела), которые часто возникают не только у кадровиков, но и руководителей организаций.

Юрашев произвел расчеты по затрату времени лишь четырех выполняемых кадровой службой (отделом) работ: оформление приема и увольнения, отпусков и документов работников, уходящих на пенсию. Но этого оказалось достаточно, чтобы определить, сколько должно приходиться кадровиков на число работников.

Прежде всего необходимо пояснить какие функциональные обязанности выполняются сотрудниками кадровой службы (отдела).

Нормативами охвачены лишь немногие из них, так как за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы по социальному страхованию, по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ. Данные работы Нормативами не учтены, но независимо от численности сотрудников кадровой службы (отдела) они выполняются.

Так, п. 1.3 Нормативов указывает следующие работы:

1) оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;

2) оформление документов при увольнении рабочих и служащих;

3) оформление и учет трудовых книжек;

4) оформление документов по учету движения кадров;

5) составление статистической отчетности по учету личного состава;

6) составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;

7) работы по табельному учету;

8) работы в бюро пропусков;

9) работы в военно-учетном столе;

10) работы, связанные с АСУП;

11) прочие работы.

Трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее – Постановление № 225) введены новые трудовые книжки и вкладыши к ним.

По формату новая трудовая книжка приближена к паспорту. Книжка состоит из 44 страниц, изменен цвет обложки с зеленого на серый. На обложке отпечатан фольгой герб России и название бланка «Трудовая книжка». При изготовлении книжек использованы современные полиграфические технологии, специальное оборудование, а также усилена защищенность. Разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Применение в печати сложных графических сеток, ирисовой печати, а также шитье книжки защищенными нитками специальным швом, исключающим возможность замены листов.

Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. Вкладыш имеет бумажную обложку серого цвета. Графы трудовой книжки изготовлены в соответствии с утвержденной формой.

Необходимость замены трудовых книжек и вкладышей к ним обусловлена заменой российской символики и необходимостью более эффективно защищать документ, на основании которого гражданину впоследствии начисляется пенсия.

В соответствии с п. 2 Постановления № 225 трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением № 225) (далее – Правила) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрен не только отдел кадров, но и должность специалиста по кадрам. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры или секретари и другие, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору. В крупных организациях, имеющих в своей структуре отделы кадров, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этого отдела. Такой подход является, на мой взгляд, более практичным, так как прием на работу специалиста по кадрам, должность которого предусматривает ведение трудовых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.

По записям в трудовой книжке можно определить характер выполняемой работы, общий и непрерывный трудовой стаж, а также сведения, дающие право работнику на льготы и преимущества при назначении пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок и окладов, назначении пенсий, в том числе на льготных условиях; причины переводов на другую работу и увольнений. В трудовой книжке отмечаются данные о поощрениях и награждениях, свидетельствующие о добросовестном отношении работника к труду.

Каждый кадровый работник обязан проводить определенную поэтапную работу с трудовыми книжками: во-первых проверка записей, сделанных на предыдущих работах или, в случае начинающих трудовую деятельность, заведение трудовой книжки, а также при необходимости заведение вкладышей в трудовые книжки; во-вторых, внесение соответствующих записей при приеме, переводе, увольнении; в-третьих учет и оформление выдачи трудовых книжек на руки; и наконец, сдача трудовых книжек в органы социального обеспечения при выходе работника на пенсию.

Необходимо пояснить какими нормативными актами регламентирован процесс оформления, ведения и хранения трудовых книжек:

1) прежде всего это Трудовой кодекс РФ, в котором данному вопросу уделено очень мало внимания – ст. ст. 65, 66 и 309;

2) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;

3) Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;

4) Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (с изм. от 8 августа 2003 г.);

5) Постановление СМ СССР от 13 апреля 1973 г. № 252 «Об утверждении правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию»;

6) Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;

7) Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н;

8) Постановление Минтруда РФ от 24 июня 1994 г. № 50 «Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций».

Трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях независимо от форм собственности на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работников основной.

В соответствии с внесенными изменениями в ст. 309 ТК РФ работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если данная работа для работников является основной. Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу, а не через месяц или когда вдруг работнику понадобится копия трудовой книжки.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

2) образование – на основании документов об образовании.

Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное образование. Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом;

3) профессия и/или специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.

Профессия – это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций.

Специальность – это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования.

Требования к кадровому отделу

Кадровая служба – это подразделение, наделенное достаточно широким функционалом. Как выяснилось, помимо стандартных функций, имеющих место еще в советских структурах, сегодня существует много новых, которые мы перечислили выше. Важно отметить, что характер реализуемого функционала и решаемых проблем предопределяет конкретные требования к кадровому отделу. Среди которых: необходимость осуществления научно-исследовательских разработок (например, опросов, проводимых для того, чтобы выявить причины, факторы и последствия в отношении тех или иных аспектов трудовых отношений), установление контактов в территориальными структурами управления трудом, с отделом профориентации и занятости, колледжами и вузами, частными учреждениями, которые специализируются на подборе сотрудников. Это нужно для изучения общей ситуации на рынке труда, грамотного подбора кадров, повышения квалификации, обучения сотрудников на высоком уровне и создания кадрового резерва службы.

Профессиональная квалификация

Стоит отметить, что сложившаяся за многие годы практика разделения труда в соответствии с определенными функциями, которые закреплены в квалификационном справочнике должностей директоров, специалистов и других сотрудников, осуществляющих те или иные функции в компании, так или иначе, предусматривает в управленческой структуре следующие должности исполнителей и специалистов, ориентированных в первую очередь на человека:

• Социолог.
• Экономист по труду.
• Физиолог.
• Психолог.
• Инженер по технике безопасности и охране труда.
• Инженер по трудовому нормированию.
• Техник по труду.
• Кадровый инспектор и так далее.

Важно отметить, что сегодня каждый второй сотрудник – это инспектор, который занят исполнением работ учетного и отчетного плана. Проведенный исследователями анализ указывает на то, что образовательный уровень сотрудников кадровых отделов в российских компаниях не позволяет надеяться на полноценную и максимально эффективную реализацию новых задач в сфере управления персоналом, которые стоят перед ними.

Похожие записи:

• Сколько метров от забора можно строить дом по закону 2023
• Узаконивание самовольных строений
• Не вовремя оплачен НДФЛ какой штраф, что делать