Разница между офис менеджером и секретарем

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разница между офис менеджером и секретарем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Специфика работы офис-менеджера

2. Образование (Что надо знать?)

3. Офис-менеджер — кто это?

4. Прямые должностные обязанности

5. ПОЧЕМУ ОФИС-МЕНЕДЖЕР, А НЕ СЕКРЕТАРЬ?

6. Секреты профессии: офис-менеджер

7. Ответственность офис-менеджера

8. Основные различия между офис-менеджером и секретарем

9. Какие обязанности у секретаря в офисе?

10. Особенности работы секретаря

11. Дополнительные функции офис менеджера

Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.

Специфика работы офис-менеджера

Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:

прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
планирование и подготовка приема посетителей;
помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда – заказ гостиниц и авиабилетов;
участие в подготовке деловых переговоров;
заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение руководителя продуктами.

Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.

Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.

Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское – «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.

Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.

Чтобы не было путаницы Секретарь на reception – должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер – это калька с англ. office manager, т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер – одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя – должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник – от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.

Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять – неизвестно.

Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем)[3].

завести свой онлайн дневник »
новые дневники »

Секретари выполняют две основные функции, оказывая поддержку офисным менеджерам или руководителям и выполняя основные задачи администратора. Они отвечают на телефонные звонки, планируют встречи и встречи и пишут отчеты или документы от имени менеджеров и руководителей, обрабатывают входящую и исходящую почтовую почту и обновляют документы программного обеспечения при необходимости. Фактические обязанности могут меняться в зависимости от рассматриваемой должности, поскольку юридические секретари могут обрабатывать запросы от юридических клиентов и обновлять папки пациентов в медицинских учреждениях.

Образование (Что надо знать?)

Трудится в офисе, использует ПК, оргтехнику, другую аппаратуру. Чаще всего работа в будни, по графику. Однако может быть и ненормированный рабочий день. Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте.

Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента. Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний.

Офис-менеджер — кто это?

Часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер — кто это?

Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.

Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.

Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.

Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.

Прямые должностные обязанности

Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:

Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
Выполнение копий ценной документации по поручению руководства
Приглашение на собрание
Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.

Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.

ПОЧЕМУ ОФИС-МЕНЕДЖЕР, А НЕ СЕКРЕТАРЬ?

Кому необходим – руководителям крупных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.

Кому необходим – руководителям крупных западных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.

Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.

Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса

Кому подчиняется – руководящему составу

Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.

Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек

Кому подчиняется – руководителю

Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.

Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей

Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю

Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.

Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.

Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.

Секретарь

Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.

Секретарь

Секреты профессии: офис-менеджер

Современных молодых людей интересует профессия «офис-менеджер компании» и обязанности, которые необходимо уметь выполнять, работая на этой должности. Это не удивительно, ведь перед явкой на собеседование следует узнать, какие позитивные или негативные моменты таит в себе будущая работа?

Естественно, сначала рассмотрим «плюсы».

Высокий спрос на специалистов данной профессии;

Перспектива карьерного роста;

Приобретение ценного опыта и возможность перехода на вышеоплачиваемую должность;

Развитие коммуникативных навыков.

Наряду с преимуществами, работа офис-менеджер отличается и некоторыми сложностями. Негативные моменты сводятся к следующему:

многоплановость решаемых задач;
повышенная психо-эмоциональная нагрузка;
необходимость выполнять личные просьбы руководителя (да, и довольно часто!);
высокий уровень ответственности за работу подведомственных служб.

Тем не менее, старательные и нацеленные на конечный результат соискатели делают свой выбор в пользу должности «офис-менеджер». Им рекомендуется подробнее ознакомиться с должностной инструкцией. Основные положения этой инструкции перечислены ниже.

Ответственность офис-менеджера

В настоящее время на многих предприятиях требуется офис-менеджер, вакансии публикуются в СМИ и в кадровых агентствах. Соискателям следует знать, что работа в должности офис-менеджера предполагает наличие определенной ответственности. Точные параметры и условия наступления этой ответственности каждый работодатель определяет по-своему, с учетом норм действующего законодательства. В перечень пунктов, предусмотренных должностной инструкцией в части наступления ответственности офис-менеджера, входят основные статьи, согласно которым этот сотрудник несет ответственность за:

Ненадлежащее отношение к должностным обязанностям. Халатность, необязательность, несвоевременное выполнение распоряжений руководства – это недоработки сотрудника, в результате которых он должен нести ответственность.

Разглашение информации конфиденциального характера. Если вас заинтересовала должность офис-менеджер, обязанности этого специалиста в части конфиденциальности необходимо хорошо знать;

Нарушение границ компетентности. Выходя за рамки компетентности, сотрудник рискует получить взыскание административного характера. Должность «офис-менеджер» требует соблюдения норм и границ компетентности.

Несоблюдение трудового распорядка и правил безопасности влечет за собой наступление ответственности.

Основные различия между офис-менеджером и секретарем

Офис-менеджер	Секретарь
Отвечает за организацию работы всего офиса	Занимается поддержанием порядка и работы кабинета руководителя
Планирует встречи, разрешает организационные вопросы	Осуществляет прием и распределение входящих звонков и почты
Координирует работу сотрудников офиса	Организует деловые поездки, бронирует гостиницы и билеты
Отвечает за закупку офисного оборудования и расходных материалов	Составляет и отправляет документы, занимается архивированием
Разрабатывает и внедряет улучшения в организацию работы офиса	Поддерживает порядок на рабочем месте и обеспечивает его комфортность

Это лишь некоторые различия между офис-менеджером и секретарем. Обе эти должности играют важную роль в успешной работе офиса, но имеют свои специфические обязанности и функции.

Какие обязанности у секретаря в офисе?

Секретарь в офисе играет важную роль в поддержании эффективной работы и обеспечении плавного функционирования организации. У него есть ряд обязанностей, которые требуются для эффективного управления офисными процессами.

Одной из основных обязанностей секретаря является организация офисной деятельности. Секретарь отвечает за поддержание порядка и чистоты в офисе, а также за управление рабочим пространством, поддерживая запасы офисных принадлежностей и материалов в наличии.

Другими важными обязанностями секретаря является прием и передача звонков, ответ на письма и электронные сообщения, а также организация встреч и совещаний. Секретарь должен быть хорошо организованным и уметь эффективно распределять свое время для выполнения этих задач.

Кроме того, секретарь часто выполняет административные обязанности, такие как ведение документации, управление расписанием деловых поездок или организация деловых мероприятий. Он также может быть ответственным за организацию командировок сотрудников и бронирование гостиниц.

Секретарь обладает отличными навыками коммуникации, так как он часто общается с внутренними и внешними клиентами и партнерами. Он должен быть вежливым, терпеливым и дружелюбным, чтобы обеспечить качественное обслуживание клиентов и эффективное решение всех проблем, связанных с организацией офисной работы.

Наконец, секретарь может выполнять и другие задачи, которые могут быть поручены ему руководством. Он должен быть готов к выполнению различных обязанностей и быть гибким для адаптации к изменяющимся потребностям организации.

В целом, секретарь в офисе выполняет множество важных задач, которые помогают обеспечить эффективное и гладкое функционирование организации. Его работа является незаменимой частью офисного коллектива и требует хороших организационных и коммуникационных навыков.

Особенности работы секретаря

Секретарь играет важную роль в организации, предоставляя поддержку руководству и команде сотрудников. Особенности работы секретаря включают в себя следующие аспекты:

Управление документами: Секретарь отвечает за сортировку, классификацию и архивирование входящих и исходящих документов организации. Это требует хорошего организационного навыка и внимания к деталям.
Управление расписанием: Секретарь отвечает за планирование и организацию встреч, совещаний и деловых поездок. Он/Она должен/должна быть внимательным календарем, уметь приоритезировать задачи и работать с разными интересующими сторонами.
Обработка корреспонденции: Секретарь отвечает за обработку электронных писем, почты и телефонных звонков. Он/Она должен/должна быть вежливым и профессиональным при общении, иметь хорошие навыки коммуникации и уметь эффективно решать проблемы.
Поддержка организации и управления: Секретарь помогает руководству и сотрудникам организации в выполнении их задач. Он/Она может быть ответственным за подготовку отчетов, составление бизнес-заметок и обработку данных. Он/Она должен/должна быть надежной и готовой помочь проактивным инициативам.
Конфиденциальность и доверие: Секретарь работает с конфиденциальной информацией компании, поэтому он/она должен/должна проявлять высокую степень ответственности и доверия. Он/Она должен/должна соблюдать принципы этики и защищать интересы организации.

Задачи секретаря могут варьироваться в зависимости от размера и типа организации. Однако, общие особенности работы секретаря включают управление документами, расписанием, корреспонденцией, поддержку организации и управления, а также обязательство к конфиденциальности и доверию.

Дополнительные функции офис менеджера

Одной из дополнительных функций офис менеджера является управление офисным оборудованием и техникой. Он отвечает за закупку, обслуживание и ремонт офисной техники, такой как компьютеры, принтеры, сканеры и копировальные аппараты. Также он контролирует запасы офисных принадлежностей, таких как бумага, канцелярские товары и расходные материалы.

Офис менеджер также может выполнять функции по организации корпоративных мероприятий и событий. Это может включать организацию деловых встреч, конференций, тренингов и других мероприятий. Он заботится о подготовке необходимых материалов, ораторов, пространства и технического обеспечения для успешного проведения мероприятий.

Одним из важных аспектов работы офис менеджера является обеспечение безопасности в офисе. Он следит за тем, чтобы в офисе были установлены системы безопасности и пожаротушения, и контролирует их работоспособность. Он также отвечает за обновление и проведение обучения по правилам пожарной безопасности и эвакуации для сотрудников организации.

Дополнительные функции офис менеджера
Управление офисным оборудованием и техникой
Организация корпоративных мероприятий и событий
Обеспечение безопасности в офисе