Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оптимизация численности персонала». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот метод легко может быть применен в компаниях с регламентированными бизнес-процессами или с несложной нерегламентированной структурой бизнес-процессов. Каждое подразделение и каждая должность/сотрудник вносят вклад в реализацию бизнес-процессов компании.
Вся работа, выполняемая в компании независимо от ее профиля, и вся работа, выполняемая сотрудниками независимо от профиля их должности, может быть классифицирована на 4 вида:
1. Технические виды работ;
2. Административные виды работ;
3. Аналитические виды работ;
4. Управленческие виды работ.
Например, структура работы директора логистики в производственно-торговой металлургической компании может иметь такой вид:
Из диаграммы видно, что в его работе присутствуют только 3 вида работы.
Видны их доли, и, следовательно, можно абсолютно точно определить ее «стоимость», то есть какова должна быть оплата работы такого сотрудника.
Однако компетенции сотрудников могут не соответствовать структуре выполняемой ими работы. Так, если для выполнения данной работы сотрудник использует на этой должности следующие компетенции, видные на графике, то работа: — не будет выполняться эффективно; — структура дохода не будет соответствовать используемым сотрудником навыкам.
То есть сотрудник и компания не будут удовлетворены друг другом.
Суть данного расчета численности заключается в:
1. Определении структуры работы каждой должности;
2. Определении структуры используемых компетенций на каждой должности;
3. Приведении в соответствие структуры компетенций структуре работы.
Например, если многие сотрудники используют дорогие для компании управленческие компетенции (постоянно принимают те или иные решения заново) или аналитические (заново анализируют каждый раз по-разному поступающую информацию) компетенции, то, возможно, оптимизация заключается в привлечении более компетентных и дорогих руководителей и сотрудников аналитических отделов, что приведет к массовому снижению стоимости работы тех, кто будет, используя недорогие административные и технические компетенции, выполнять разработанные управленцами и аналитиками распоряжения и инструкции.
В результате сокращение численности и оптимизация затрат на ФОТ связаны с решениями, позволяющими более рентабельно использовать кадровый ресурс.
Плюсы данной системы расчета численности
Данная система расчета позволяет, не изменяя существующих бизнес-процессов, затронуть вопросы соответствия компетентности сотрудников выполняемой работе и провести оптимизацию организационной структуры, которая и даст сокращение численности и изменение ФОТ при сохранении продуктивности работы.
Минусы данной системы расчета
1. Необходимы обильные оценочные процедуры (интервью с руководителями и анкетирование).
2. Возможно, компания не готова по тем или иным причинам затрагивать вопросы компетентности сотрудников и их соответствия структуре работы.
3. Результатом часто является решение об изменении организационной структуры, к чему компания тоже может быть не готова.
4. Возможно, по результатам оценки рентабельности речь пойдет не только об увольнении, но и о замене сотрудников.
Необходимые ресурсы для выполнения проекта
1. Необходимо проведение серии интервью с руководителями от среднего до высшего звена тотально.
2. Необходимо проведение массового анкетирования (минимум 1 сотрудник каждой должности).
3. Метод, основанный на оценке вклада сотрудников в стратегеобразующие цели компании.
Компания преследует в своей работе и развитии определенные цели. Как правило, когда речь идет о целях компании, имеются в виду определенные приоритетные направления ее развития в сфере финансов, положения на рынке, внутренних бизнес-процессов, персонала на период в 3 ± 2 года.
Носителями данных целей, их «авторами» являются акционеры и топ-менеджеры компании. Процедура разработки, оценки, взвешивания целей, определения индикаторных и целевых индексов, показателей их достижения и веса показателей, равно как и процесса каскадирования, опирается на систему BSC. В зависимости от стратегии компании сами цели и их вес могут меняться.
Цели будут достижимы в том случае, если персонал компании, его компетенции и численность пропорциональны вкладу, который необходим для их достижения. Так, в одном из проектов высокорегламентированная компания в процессе самой регламентации породила множество аналитико-статистических и плановых отделов, которые были крайне необходимы на этапе регламентации и внедрения процессного управления. Но на момент запроса по оптимизации данные отделы уже не вносили вклад в достижение целей компании, что указывало на первоочередное сокращение их численности (при соответствующей автоматизации работы).
Интерпретация результатов персонификации производительности
Естественно, что персоналы отделов и управлений, которые имеют высокую условную прибыльность, не должны менять режим работы. Более того, если существует устоявшаяся система взаимоотношений генераторов прибыли и стоящего над ними руководства, то настоятельно рекомендуется не менять правил игры. Желание все еще больше формализовать и упорядочить неизбежно приведет к снижению производительности. Оптимизация численности персонала предприятия на данном участке может производиться только посредством включения в данный блок дополнительных кадров. Важное условие – эти кадры должны быть квалифицированными!
Прискорбно констатировать, но факт: прием на работу в такие подразделения неопытных новичков неизбежно влечет падение общего уровня эффективности этих структурных единиц предприятия. Однако это вовсе не значит, что молодежь (пусть с компетенцией, но без опыта) тотчас же должна увольняться. Просто вход в такие подразделения не должен быть «с улицы». Люди должны продвигаться по карьерной лестнице начиная с условно убыточных должностей, проявляя себя. И с их повышением руководителям следует временить.
Оптимизация предприятий в РБ
Закон (Гражданский кодекс) в Республике стоит на страже интересов трудящихся. Государство тщательно смотрит, чтобы в отраслях не было необоснованных увольнений и сокращений. Такой подход зачастую сильно связывает деятельность хозяев (учредителей) компаний, вынуждая их, порой, идти на поводу буквально у нерадивых бездельников.
Принятие представленной выше системы развития своей фирмы через оптимизацию кадровой системы может служить предпринимателя реальным выходом:
- предложение о дополнении должностных обязанностей (даже с ростом в заработной плате) – не равно приказу на сокращение должности;
- предложение на перевод в подразделение-генератор финансов – не увольнение;
- кредит, берущийся на погашение долгов по зарплате, превращается в инвестиционный заём.
Благодаря данной стратегии даже те предприятия, которые имеют фундаментальные трудности с формированием своего дохода получают реальный шанс на развитие.
Причины наличия в компании ненужных работников
Оптимизация численности персонала практически всегда связана с необходимостью расторжения трудовых соглашений с разными работниками. Они могут не справляться с поставленными задачами или не могут работать в другой сфере деятельности. Выявить таких специалистов достаточно просто, но при этом важно знать, откуда именно они возникают в компании. К причинам появления лишних работников, которые не приносят компании какую-либо прибыль, относится:
- если в компании обновляется оборудование и технологии, то многие работники просто не могут справиться с этими предметами, причем обычно такая проблема возникает у людей после 45 лет;
- в фирме используются плохо составленные и непродуманные должностные инструкции, поэтому многие работники не понимают, какие действия включаются в их обязанности;
- весь офис не разделяется на какие-либо зоны и отделы, поэтому все сотрудники находятся в одном большом помещении, выполняя различные функции;
- руководитель фирмы является новичком в бизнесе, поэтому во время открытия предприятия он не сформировал грамотную организационную структуру;
- отсутствует в компании кадровое планирование, поэтому работники нанимаются стихийным образом, причем обычно это относится к предприятиям, где люди приглашают на работу своих родственников или друзей;
- в компании нет четкого разделения полномочий между всеми работниками фирмы;
- в каждом филиале главный руководитель может самостоятельно делать функциональные службы, что нередко приводит к неграмотной организации труда сотрудников;
- с работниками, которые должны выполнить временную работу, составляется стандартный трудовой договор;
- в компании появляется новое оборудование, для которого нужны новые сотрудники, а прошлые специалисты остаются в качестве помощников, хотя фактически не приносят какую-либо пользу компании.
Чтобы в будущем не столкнуться с необходимостью увольнения сотрудников, предприниматели должны ответственно подходить к подбору работников. Для сезонных или разовых работ желательно составлять срочные контракты.
Какие достигаются цели?
Цели оптимизации численности персонала следующие:
- снижение затрат владельца бизнеса на оплату труда наемных специалистов;
- повышение квалификации сотрудников, так как они выполняют исключительно задачи, которые соответствуют их навыкам, образованию и квалификации;
- избавление от работников, которые не приносят какую-либо выгоду компании, причем практически на каждом предприятии имеются такие неэффективные работники, которые не желают улучшать показатели своей деятельности, а также не заинтересованы в развитии предприятия;
- улучшение организационной структуры фирмы, что обеспечивает легкость управления всеми работниками фирмы.
Хотя с помощью грамотно организованного процесса можно действительно достичь многочисленных значимых целей, важно доверять процедуру только опытным специалистам.
Какие используются эффективные мероприятия?
Для оптимизации численности персонала все чаще начинают использоваться разные методики, обладающие высокой эффективностью и новизной для работодателей. К ним относится:
- Аутстаффинг. Он представлен процессом, во время которого выводятся работники за пределы компании. Они могут оформляться в другую фирму, выполняя прежние задачи.
- Аутсорсинг. Подразумевает вывод за пределы работы фирмы непосредственного рабочего процесса. Это приводит к сокращению расходов компании, а также к уменьшению количества работников.
- Лизинг работников. Он предполагает, что компания пользуется услугами наемного работника, не оформленного официальным образом. Предлагаются такие специалисты специальными лизинговыми компаниями на основании специфического соглашения. В течение определенного периода времени руководство организации оценивает способности и возможности специалиста. Если сотрудничество является успешным, то заключается бессрочный трудовой договор.
В России вышеуказанные методы оптимизации численности персонала в организации используются достаточно редко, но они эффективно применяются в западных странах, так как позволяют достичь поставленных целей с минимальными затратами и усилиями со стороны владельцев предприятия.
Несмотря на доказанную обоснованность сокращения численности персонала или штата в целом, руководитель не имеет права увольнять некоторые категории сотрудников. Они определены статьей 61 Трудового кодекса и считаются социально защищенными. На практике запрещено расторгать трудовые договоры с:
Не могут быть сокращены те, кто находится в отпуске или на больничном с официальным подтверждающим документом из лечебного учреждения. Законодательство определяет и круг лиц, которые имеют так называемое преимущественное право, и их, как претендентов на увольнение, рассматривают в последнюю очередь. К ним относятся высококвалифицированные специалисты, которые за много лет работы доказали свой профессионализм, а также люди, которые на своем рабочем месте приобрели профессиональное заболевание.
Если работник несогласен с требованием расторгнуть трудовой договор по инициативе собственника, он может оспорить принятое решение и обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию. Если неправомерность действий руководителя будет доказана, то его обяжут восстановить уволенного с компенсацией за вынужденный простой и с засчитанным непрерывным стажем. Сам начальник будет обязан заплатить штраф. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, необходимо строго соблюдать положения и требования закона, юридически грамотно оформлять процедуру сокращения.
Шаг 5. Уведомить о предстоящем сокращении профсоюз и службу занятости
В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.
В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.
В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.
К каждому уведомлению следует приложить:
В условиях становления рыночной экономики в нашей стране личную внимание составляют вопросы применения современных способов управления персоналом, позволяющие повысить социально-экономическую эффективность какой-либо организации. Одним из компонентов этого процесса является планирование и прогнозирование потребности в персонале.
Эффективное планирование численности персонала положительно влияет на результаты деятельности предприятия. Это происходит благодаря оптимизации использования персонала, выявления и продуктивного применения профессионального потенциала сотрудников. Получение планомерного набора и отбора персонала, сокращению общих расходов на рабочую силу за счет продуманной, последовательной и активной политики на рынке труда.
Итак, планирование персонала представляет собой составляющую общего планирования и развития предприятия, направленного на обеспечение динамичного и пропорционального развития персонала. На сегодня, используют достаточно много методов планирования численности персонал, которые умножают их эффективность и точность. Из них чаще всего используются: метод экстраполяции, метод экспертных оценок, метод Дельфи, балансовый метод, математически-статистический метод и многое другое. Во всех приведенных методах есть свои преимущества и недостатки, что затрудняет процесс планирования численности персонала. Реальная потребность в кадрах — это ключевой момент оптимизации структуры персонала, повышения эффективности его работы и исходной точкой планирования.
На сегодня существует достаточное количество требований по планированию численности персонала и его оптимизации.
Среди них можно выделить [2, c. 351]:
- необходимость обязательного прогнозирования численности персонала для предприятия;
- количество работников должна рассчитываться на конкретный период и учитывать как изменение спроса и предложения на товар, выпускаемый, так и конкуренции, финансовое состояние и тому подобное;
- более всестороннего внедрения нормирования численности персонала;
- выявление неэффективных рабочих мест;
- дифференциация рабочих мест предприятия в зависимости от их значимости для процесса производства;
- учет технологических ограничений при планировании сокращения численности работников;
- нормирование численности должно способствовать постоянному улучшению качества трудовой жизни персонала.
Оптимизация численности персонала должна учитывать не только количество работников, но и ее структуру, соотношение заработной платы различных категорий работников для обеспечения максимального эффекта от сокращения фонда заработной платы. Также следует отметить еще одну достаточно серьезную проблему — несоответствие персонала или его структуры потребностям производства. Достаточно часто изменения в производстве, а именно реконструкция под новые технологии вызывают сопротивление в трудовых коллективах, которые заинтересованы в освоении новых профессий и специальностей.
Подобные явления определяют противоречия между качеством работников и условиями реализации. Все это требует корректировки кадровой политики для предупреждения негативных ситуаций. Для этого нужно разработать ряд мер оптимизации численности персонала.
При этом может биты такая ситуация [4, c. 219]:
- необходимое количество работников больше фактического;
- необходимое и фактическое количество работников совпадает, но не отвечает за структурными элементами;
- необходимое количество меньше реальной потребности.
Также необходимо понять, что сокращение численности является не только сложным процессом, но и имеет психологическое окраску, как для работников, так и для организации (руководителей, принимающих соответствующие решения) и требует эффективного управления и особого внимания. Управление сокращением персонала требует согласованных действий линейных руководителей и руководителей отдела кадров. Сокращение работников почти всегда приводит негативных последствий (прежде всего, социально-психологического характера).
Поэтому следует значительное внимание уделять планированию и оптимизации численности персонала, чтобы заранее была сформирована программа действий по набору, перераспределения персонала и на крайний случай его сокращения.
Для чего нужно оптимизировать
Стоит помнить, что модернизация – это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение – это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.
Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации – это фактически первый звоночек о сокращениях. И боятся такой инициативы, переживая за рабочие места. На самом деле, ситуация немного иная. Конечно, если в целях экономии какая-то должность просто не нужна, если количественный фактор необходимых работников превышен, то сокращение вполне возможно. Но так же и появление новых мест. Ведь улучшить саму процедуру производства, которая позволит увеличить объем продукции в два раза посредством найма всего пары новых сотрудников, реально.
Оптимизация рабочего времени персонала
Как известно, время – это деньги, поэтому неэффективно используемые временные ресурсы негативно сказываются на размере прибыли. Если руководитель компании приходит к выводу, что рабочее время используется нецелесообразно, то дальнейшие мероприятия зависят от того, по какой причине возникла проблема.
Потребность в оптимизации рабочего времени персонала возникает, когда неправильно налажены бизнес-процессы. Чаще всего каждый работник самостоятельно определяет, какие задачи для него приоритетны, однако не учитывает, что от этого решения зависит рабочий процесс другого человека. Допустим, сотрудник откладывает подготовку отчета, так как не считает эту задачу первоочередной для себя, а в то же время его коллега может просидеть полдня без дела в ожидании важного документа.
Частая причина потери времени заключается в том, что руководитель не умеет грамотно ставить задачи своим подчиненным. Например, если сотрудник часто получает несколько заданий подряд, то ему приходится начинать новую работу, не закончив с предыдущей. Поэтому любому начальнику необходимо начинать с организации своего рабочего процесса.
Отсутствие элементарных ресурсов также является причиной простоя. Например, неполадки офисной техники, отсутствие доступа в Интернет, нехватка канцелярских принадлежностей и пр.
Оптимизация численности работников предприятия
Оптимизация работы – единственный правильный способ адаптировать численность сотрудников на предприятии к требованиям экономических реалий. Предложение просто сократить число работников в качестве варианта решения проблемы недостаточности финансирования фонда оплаты труда, является крайне близоруким и некомпетентным.
Неслучайно в самом начале акцептируется необходимость разделения персонала на «ядро» и «периферию». Первые генерируют деньги!
Внимание! Аксиома — не существует «ядра» в коммерческой организации, не имеющего потенциала роста! У любой организации есть, например, отдел продаж (каким бы иным ни было его название), и он может (и должен) по мере развития организации пополняться квалифицированными кадрами.
Оптимизация персонала на предприятии должно сводиться к перераспределению работников, обладающих отрицательной условной прибыльностью в пользу тех структурных подразделений, которым присуща безусловная положительная прибыльность (желательно, с большим отрывом). Обратите внимание, истина проста. Однако связь именно такого перераспределения с ростом эффективности, прежде всего, финансовой, нуждается в доказательстве, чему и были посвящены предыдущие разделы. В чем же должно заключаться подобное перераспределение, и какова его идея? Рассмотрим:
- Следует выявить на «периферии» явных аутсайдеров (тех, у кого условная убыточность больше остальных).
- Следует провести анализ должностных инструкций всех служащих периферии. Крайне желательно провести максимальную унификацию их общих позиций.
- Далее, следует выделить тех, у кого индивидуальных обязанностей меньше, чем у других.
Важно! Нельзя принимать во внимание исключительно количественный показатель обязанностей. Здесь, как нигде, потребуется индивидуальный подход вплоть до проведения бесед с целью выяснения, чем именно наполнен рабочий день человека.
- Кроме того, нужно выделить и круг тех, у кого таких «уникальных» обязанностей больше.
Цель проведения такого анализа – выявление тех должностных инструкций, «уникальные» обязанности которых допустимо распределить среди других служащих «периферии» (при условии, если будет осуществляться грамотное нормирование обязанностей). Однозначно не должны затрагиваться те, у которых на данный момент «уникальных» обязанностей больше.
Выше уже отмечалось: оптимизация работников предприятия не должна быть направлена на массовое увольнение. (Есть мнение, что образование забастовочных тенденций в условиях экономического кризиса государственный орган контроля в сфере труда и занятости явно не одобрит). Если перераспределить обязанности наименее напряженных «периферийных» кадров между должностными инструкциями остальных, то образуются человеческие ресурсы. Вот из них нужно сделать сотрудников «ядра», безусловно, проведя их через переподготовку (т. е. снабдив их соответствующей компетенцией). Особенности данного подхода:
- Пригодность конкретного «периферийного» сотрудника под работу в «ядре» не является барьером. Ведь речь идет о перераспределении позиций в должностных инструкциях. То есть совсем необязательно брать именно данного работника, разделяя его инструкцию между остальными. В «ядро» можно взять наиболее подходящего, пропорционально перекинув его обязанности на других. Делятся позиции в должностной инструкции, а в «ядро» переходят конкретные люди.
- Под «ядром» правильно понимать некое хозяйство, генерирующее валовую прибыль компании. При вышеописанном подходе компания не плодит безработных, а увеличивает количество генераторов прибыли за счет избавления от неэффективной деятельности.
Методы оптимизации излишней численности работающих
| Методы | % от числа предприятий имеющих излишнюю численность |
| Сокращение лишних работников | 44 |
| Предоставление неоплачиваемых отпусков | 30 |
| Перевод сотрудников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю | 30 |
| Предоставление административных отпусков с оплатой из расчета 2/3 тарифа | 26 |
| Стимулирование увольнения по собственному желанию | 13 |
Как видно из таблицы, предприятия в большей степени ориентируются не на легальную безработицу (высвобождение работников), а на скрытую (недоиспользование установленной законодательно нормы рабочего времени, недоиспользование квалификации работника и т. д.). Объяснения этому, на наш взгляд можно найти как в позиции администрации предприятий (экономические потери от выплаты различных видов компенсаций; опасения обострения социальной ситуации на предприятии и в городе; законодательные ограничения, связанные с количественным регулированием процесса сокращения в течение определенного времени), так и в позиции работников (неготовность психологически принять безработицу в открытой форме как некое постоянное явление; потенциальные экономические выгоды, которые работник получает в результате сокращения и т. д.).
Исследование выявило несколько крупных проблем, присущих процессу оптимизации численности сотрудников на отечественных предприятиях. Практически в каждой третьей организации (30%) нарушается статья 94 КЗоТ РФ, обязывающая работодателя оплачивать время простоя в размере не ниже 2/3 тарифной ставки (оклада), если этот простой происходит не по вине работника. Следующая проблема связана с нарушением одного из важнейших принципов оптимизации численности работающих, который предполагает открытость (информированность). По данным исследований 47% работников не знают, какие категории будут уволены в первую очередь, если начнется процесс сокращения в организации. Деструктивность подобного состояния дел очевидна, поскольку связана с субъективным толкованиём действий администрации по оптимизации численности сотрудников. Более того, ситуация усугубляется неуверенностью большинства сотрудников в гарантированной работе (52% респондентов отметили, что администрация не дает им никаких гарантий по поводу занятости на предприятии). Возможность потери работы, помноженная на незнание критериев определения высвобождаемых групп, позволяет работникам относить себя к категории потенциально сокращенных. Многочисленные же исследования показывают, что стрессовое состояние у работника вызывается не столько свершившимся фактом потери места работы, сколько периодом боязни его потерять (усиливается состояние неопределенности и тревоги, ухудшается трудовая дисциплина, снижается трудовая мотивация).
Еще одна проблема, связанная с оптимизацией, вытекает из несоответствия процессов высвобождения персонала объемам производства. На большинстве предприятий сокращение работников «отстает» от сокращения объемов производства (например, на КАМАЗе за последние 7 лет объем производства снизился почти в 5 раз, тогда как численность работников сократилась менее чем в 3 раза). Однако существуют предприятия (прежде всего бюджетные — медицинские, образовательные учреждения), на которых сокращение персонала «опережает», по мнению экспертов, падение объемов производства (услуг), что способствует увеличению функциональной нагрузки и снижению качества выполняемой работы. Подобная тенденция характерна не только для предприятий в целом, но и для отдельных служб внутри самих предприятий (например, отделов бухгалтерского учета и отчетности, экономических отделов), численность которых напрямую не зависит от объемов производства.