Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Как отмечать выходные с сохранением заработной платы в связи с карантином по коронавирусу

Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.

Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.

Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:

Присутствие
РВ	Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день
ВМ	Вахтовые
С	Сверхурочные
Командировки, профессиональные курсы
К	Служебная поездка
ПК	Обучение без отрыва от производства
ПМ	Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда
Отсутствие на месте
ПР	Прогул
Б	Больничный
Т	Неоплачиваемый больничный
ПВ	Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения
НС	Режим неполной смены
ЛЧ	Сокр. день
Г	Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности)
В	Выходные или праздники
НН	Причина не выяснена
ОВ	Доп. выходной (оплачивается)
НВ	Доп. выходной (не оплачивается)
РП	Простой, спровоцированный начальством
ВП	Простой, спровоцированный сотрудником
НП	Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать)
ЗБ	Забастовка
НО	Отстранение с сохранением ЗП
НБ	Неоплачиваемое отстранение
НЗ	Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП
Цифровые коды оплаты труда
2000	Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть)
2010	Деньги, предусмотренные ГПД
2300	Выплаты по больничному особие в связи с больничным

Образец приказа о назначении ответственного

Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.

В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

1. Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
2. Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

• Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
• Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
• Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

Учёт отработанных часов и дней – очень чувствительная тема, так как от этого часто зависит расчёт зарплаты сотрудников.

Не вести такой учёт нельзя. Но вот формат табеля может быть гибким. Вместо унифицированных форм вы можете ввести в обиход свою собственную, которая будет максимально соответствовать особенностям вашего бизнеса. Плюс, вы можете задействовать для заполнения табеля системы автоматизации, в том числе, связанные со СКУД и другими комплексными решениями (программными, программно-аппаратными).

Сам табель – это важный документ, который после подписания должен храниться в архиве как минимум ещё 5 лет. За отсутствие или отказ от ведения табеля предусмотрены официальные штрафы, их могут выписать проверяющие органы. Санкции есть как для всей организации, так и для конкретного ответственного лица.

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение – система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.

Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Код
буквенный	цифровой
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

Расшифровка обозначений разновидностей отпуска

В буквах и цифрах закодированы все варианты отпусков. Они прячутся за цифрами от 09 до 17.

Расшифровать обозначения ежегодных отпусков – основного и дополнительного, – проще всего, поскольку они обозначены как ОТ (09) и ОД (10). Прочие виды отпусков имеют такие коды:

Вид отпуска	Зашифрованное обозначение
буквами	цифрами
Учебный оплачиваемый, для тех, кто совмещает работу и обучение. Логично, что он обозначается такой буквой (У). Он относится к дополнительным отпускам	У	11
Учебный неоплачиваемый – также отпуск дополнительный. Чтобы отличить его от предыдущего, в код кроме буквы У вставлена Д	УД	13
За свой счет:
– полученный по согласованию с нанимателем	ДО	16
– предоставленный в предусмотренных законом случаях (недаром код содержит букву З – от слова «закон»)	ОЗ	17

Общие правила ведения табеля рабочего времени

На законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех форм собственности. Наличие в штате организации хоты бы одного наемного сотрудника создает необходимость ведения табеля.

Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.

Ведение табельного учета позволяет быстро решать следующие задачи:

• четко контролировать рабочее и нерабочее время по каждой штатной единице;
• проверять соблюдение трудовой дисциплины. Это происходит благодаря скрупулезной фиксации опозданий, затянувшихся перерывов, не явок по различным причинам;
• исчислять сумму заработной платы за календарный период. Документ позволяет доказать правильность ее начисления;
• данные ведомости позволяют быстро получить всю информацию, необходимую для составления отчетности;
• легко обосновать штрафы, наложенные на сотрудника за нарушение графика явки на рабочее место.

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

• какой вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТ	очередной оплачиваемый отпуск
ОД	дополнительный оплачиваемый
ДО	административный (без сохранения ЗП)
У	учебный с сохранением ЗП
УВ	учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД	учебный без сохранения ЗП
Р	по беременности и родам
ОЖ	по уходу за ребенком до 3 лет
ОЗ	без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБ	дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Работник заболел, после того как отработал часть дня

Если работнику выдан больничный за отработанный полностью или частично день, в табеле нужно отразить:

• отработанный день — буквенным кодом «Я» либо цифровым «01» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени;
• день на больничном — буквенным кодом «Б» либо цифровым «19». Графу под кодом не заполняете.

Выплатить за часть дня зарплату, а за часть дня пособие нельзя. Ведь выплата пособия за часть дня законодательством не предусмотрена. Поэтому за отработанный день, совпадающий с датой начала освобождения от работы по больничному, работник может получить:

• зарплату пропорционально отработанному в этот день времени. Окладнику полагается часть оклада пропорционально отработанным в этот день часам, а сдельщику — оплата за количество произведенной в этот день продукции (объем выполненной работы);
• пособие по временной нетрудоспособности.

Конечно, если зарплата за отработанное время больше, чем размер дневного пособия, работнику имеет смысл выбрать зарплату.

Поэтому попросите работника написать заявление с указанием, какую выплату ему начислить за такой день.

Решение работника никак не повлияет на заполнение табеля.

В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие. А то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

Внутреннее совместительство

При внутреннем совместительстве работнику нужно присвоить два табельных номера и дважды вписать его в табель — как основного работника и как совместителя.

Не забывайте, что норма рабочего времени для совместителя не может превышать 4 часов в день, а также половину нормы рабочего времени за месяц или другой учетный периодст. 284 ТК РФ. В остальном табель заполняется по общим правилам.

/ условие / И.Н. Алексеев работает на условиях внутреннего совместительства 5 дней в неделю, с понедельника по пятницу, по 4 часа. По основной работе он занят 8 часов в день с понедельника по пятницу.

/ решение / Фрагмент табеля по форме № Т-12 за период с 01.09.2015 по 07.09.2015 выглядит так.

…	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца	…
1	2	3	4	5	6	7
2	3	4
Алексеев Иван Николаевич	01	Я	Я	Я	Я	В	В	Я
8	8	8	8	8
Алексеев Иван Николаевич	22	Я	Я	Я	Я	В	В	Я
4	4	4	4	4
…

Каждое предприятие обязано вести табель учета рабочего времени своих штатных сотрудников. В этом документе фиксируются дни и часы, когда они либо работали, либо находились в отпуске, болели, отсутствовали на работе по каким-то другим причинам.

Основное предназначение ведения табельного учета включает несколько целей:

• правильное начисление заработка за фактически отработанное время;
• контроль над поведением трудящихся;
• получение статистической информации для контролирующих органов;
• упорядочение выполнения режима трудового распорядка штатными сотрудниками предприятия.

По окончании рабочего месяца заполненный табель руководители подразделений сдают в бухгалтерию для начисления заработной платы по результатам работы каждого сотрудника.

Как правило, за ведение табеля отвечает ответственное лицо по малому предприятию или в каждом из подразделений организации в крупных компаниях.

Поскольку этот документ часто предъявляется для проверки надзорным органам власти, то он не должен содержать подчисток, исправлений, помарок, неточностей.

Для российских предприятий применяются 2 типа унифицированной формы табеля:

• Первый вариант имеет маркировку Т-12 и применяется для отражения рабочих дней и часов с целью оплаты труда.
• Второй бланк под кодом Т-13 предназначен исключительно для автоматического фиксирования рабочих выходов и неявок на работу с помощью пропускных систем.

Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения?

Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от № 1 (формы Т-12, форма Т-13), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от № 52н.

• Определяемся со способом записи трудового времени:

1. учет прихода или отсутствия служащего,
2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).

• Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:

1. через дробь (/),
2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.

• Определяемся с методом указания точного рабочего времени:

1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
2. десятичной дробью 2,5 ч.

• Решаем, как будем вносить изменения:

1. составлением отдельного корректирующего табеля,
2. своим способом.

1. буквы,
2. цифры.

В ведении табеля есть свои особенности:

• Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:

1. 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
2. 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

Похожие записи:

• Как многодетной семье оформить выплату на школьную форму
• Как поставить машину на учет через МФЦ?
• Как получить статус малоимущей семьи в 2023 году