Бюджет затрат на адаптацию персонала

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бюджет затрат на адаптацию персонала». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Зачем помогать сотрудникам в адаптации

2. Основные проблемы новичков

3. Доля затрат по элементу «оплата труда и социальные отчисления»

4. Зачем использовать онбординговые метрики

5. Методы снижения расходов на персонал

6. Цели и задачи адаптации персонала

7. Оптимизация расходов на персонал

8. Цели и задачи адаптации персонала в организации

9. Методы адаптации персонала

10. Что делают специалисты по подбору персонала и чем занимаются?

11. Что должен знать и уметь специалист по подбору персонала?

12. Что делают специалисты по управлению персоналом и чем занимаются?

Согласно результатам исследования, каждая десятая компания в России (10%) не оказывала никакой поддержки сотрудникам в условиях постоянных перемен, которыми запомнится 2022 год. Такой стратегии чаще всего придерживались представители среднего бизнеса (17%). А крупные компании, наоборот, чаще проявляли заботу: только 6% работодателей в этом сегменте не уделяли внимания поддержке сотрудников.

Зачем помогать сотрудникам в адаптации

Адаптация — это естественный механизм человеческой психики, который происходит самостоятельно. Однако с грамотной помощью извне процесс проходит быстрее и менее болезненно.

Если у новичка есть грамотный наставник, снижается риск того, что специалист не выдержит непривычных условий и уволится сразу после окончания испытательного срока. Очередной уход не справившегося с обязанностями или растерявшегося нового сотрудника — это время, финансы и другие ресурсы компании, потраченные впустую.

Правильная адаптация в организации поможет повысить лояльность «свеженанятого» специалиста — он захочет расти карьерно и финансово и приносить максимум пользы.

Стоимость размещения рекламы вакансии на работном сайте, газете, журнале, вагоне метро или растяжке на центральном проспекте вашего города.

При учете затрат на рекламу вакансий для одной должности логика расчета проста — три месяца публикуем вакансию за 1000 рублей на хедхантере, значит, потратим на рекламу вакансии 3000 рублей.

Если вы ищете нескольких сотрудников, рекламные расходы на закрытие одной вакансии подсчитать тоже несложно.

Купили баннер за 15000 рублей, за 2 месяца наняли трех продавцов, будем считать, что реклама вакансии для найма одного продавца обошлась вам в 5000 рублей.

Это, конечно, расчет задним числом — прогнозировать расходы на массовый подбор нужно пользуясь статистикой эффективности рекламы за прошлые периоды.

Основные проблемы новичков

Что может осложнить человеку жизнь в его первые дни на новой работе? На что следует в первою очередь обратить внимание специалистам, занимающимся проблемами адаптации персонала? Исследования показывают, что преобладающими негативными моментами, мешающими почувствовать себя «на своем месте» вновь пришедшим сотрудникам, являются:

недостаток организационных знаний;
неумение ориентироваться в новой обстановке;
скованность перед руководством и коллегами;
отсутствие практического опыта.

К этим объективным факторам добавляются субъективные переживания, еще больше осложняющие адаптацию, такие как:

страх показаться некомпетентным и не справиться со своими обязанностями;
боязнь потери работы (или страстное желание как можно быстрее «продвинуться»);
опасение не стать уважаемым в коллективе;
отсутствие контакта с начальством (антипатичный руководитель или, наоборот, страх ему не понравиться);
неумение «вписаться» в коллектив (опаска оказаться отверженным или не захотеть сближаться по своей инициативе) и др.

Доля затрат по элементу «оплата труда и социальные отчисления»

Доля расходов на персонал в общем бюджете расходов организации сугубо индивидуальна для каждого предприятия и зависит от отрасли, материалоемкости и трудоемкости процесса производства, то есть от того, сколько усилий придется приложить для изготовления одной единицы продукции. В стандартных производствах норматив затрат на персонал колеблется от 15 до 20% от общих расходов. Для понимания уровня долей в расходах нужно анализировать все элементы затрат, особенно материальную часть себестоимости. Однако средний уровень обычно сохраняется.

Например, если мы говорим о том, что рассматриваем предприятия в сфере производства, то у них такая группа, или категория, элементов затрат, как сырье и материалы, могут занимать до 50% от совокупного объема затрат. 20% может приходиться на энергетическую составляющую. Порядка 15–20% – фонд оплаты труда и страховые взносы. Небольшую часть составляют прочие затраты. Если материалоемкость у фирмы низкая (15–25%), арендной платы нет, то можно увеличить расходы на оплату труда до 40%.

Уровень расходов на социальный пакет в первую очередь зависит от избранной в организации политики в области поддержки персонала, позиционирования предприятия и имеющихся финансовых возможностей.

На многих российских предприятиях, как показывает практика последних лет, наметилась отчетливая тенденция к изменению структуры общего вознаграждения персонала в сторону увеличения социального пакета. В некоторых случаях в социально ориентированных компаниях доля расходов на социальный пакет составляет 15–20% всех затрат компании на персонал.

Зачем использовать онбординговые метрики

Только 12% сотрудников полностью согласны с тем, что их организация обеспечивает отличный адаптационный опыт. Плохая адаптация — главный фактор текучести кадров. Внедрение показателей адаптации поможет вам использовать подход, основанный на данных, к процессу адаптации и:

Выявляйте проблемы в процессе адаптации вашего сотрудника. Данные помогают вам понять, в чем заключаются проблемы на этапе адаптации в жизненном цикле сотрудника, и вы можете разработать действия по их устранению. Исследование Sapling HR показывает, что в среднем процесс адаптации нового сотрудника состоит из 54 действий. Если вы сможете определить критические проблемы, анализируя данные этих различных действий, это будет иметь большое значение для улучшения ваших процессов адаптации.
Повысьте эффективность вашего процесса адаптации. Вы можете с самого начала дать своим сотрудникам возможность отлично выполнять свою работу. Эффективный процесс адаптации является итеративным. В зависимости от частоты адаптации сотрудников вы можете улучшить «в данный момент» с помощью доступных показателей.
Предотвращение нежелательной текучести кадров. Хорошая программа адаптации снижает вероятность ранней текучести кадров. Наоборот, плохой адаптационный опыт может привести к пагубным последствиям для вашей компании. Данные и метрики адаптации помогают отслеживать проблемы и снижать текучесть кадров.

Небольшая текучка кадров на уровне 3–5% — естественный и неизбежный процесс. Часть людей может уходить из компании из-за внутренних причин. Например, работник испытывает потребность менять рабочее место каждые пару лет. Или специалист перерос свою должность, а компании нечего предложить ему для карьерного развития. Линейный персонал меняет место работы из-за более удобного графика работы, близости к дому и так далее. Компания никак не может на это повлиять.

Однако бывает, что специалист не планировал уходить из компании, но внешние условия заставили его пересмотреть свое решение. Например, сотрудник не смог влиться в коллектив, найти общий язык с руководителем, считает несправедливой систему поощрений, недоволен зарплатой, не видит перспектив или испытывает дискомфорт на рабочем месте.

Зная эти причины, компания может устранить их, чтобы удержать сотрудника.

Миссия аудита найма – оценка эффективности управления процессом набора и отбора персонала. В широком смысле эффективность найма – это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные профессиональные функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутренних целей организации, а значит, наем – это часть большого взаимосвязанного комплекса управления человеческими ресурсами. Аудитор должен исходить из того, что успешность найма зависит от наличия информации о потребности в персонале, от целей организации, от знания ситуации на внешнем рынке труда, от мобильности сотрудников, от действующих норм трудового законодательства, демографической ситуации.

Основные методы, применяемые аудитором при сборе аудиторских свидетельств: наблюдение, сопоставление и анализ документов, контент – анализ, опросные методы.

Методы снижения расходов на персонал

 Метод

 Общее сокращение 
 бюджета затрат

 Стоимостный 
 анализ 
 накладных 
 расходов

 Метод нулевого 
 базисного 
 бюджета

Административный
анализ ценностей

Характеристика

Общее сокращение 
сметы затрат путем
пропорционального 
снижения общей 
сметы затрат 
и соответствующего
сокращения всех 
составляющих ее 
элементов (в том 
числе затраты 
на персонал)

Для каждого 
отдела 
оценивается 
соотношение 
между затратами
на услуги 
и получаемой 
пользой. 
Слишком дорогие
или ненужные 
услуги 
сокращаются, 
а новые 
внутрифирменные
услуги 
создаются 
только после 
детального 
анализа затрат 
и пользы

Анализируются 
все функции, 
продумываются 
альтернативы, 
обеспечивающие 
определенный 
уровень 
достигаемых 
результатов. 
При планировании
затрат 
на персонал 
необходимы 
постоянное 
выяснение причин
возникновения 
затрат 
и контроль 
за ними 
для того, чтобы 
обеспечить 
эффективное 
использование 
трудового 
потенциала 
персонала, 
а также 
экономическую 
эффективность 
предприятия

Методы оценки 
труда и продукта
и нахождение 
путей, снижающих
затраты 
на функции 
и труд

Достоинства 
и недостатки

Является наиболее 
простым, 
но и наиболее 
неточным 
средством, 
так как все отделы
оказываются 
в одинаковых 
условиях, 
несмотря на 
различные уровни 
достижения 
в деятельности, 
и уровнем экономии
в расходах

Экономия 
достигается 
за счет 
внутрифирменных
услуг, которые 
не являются 
необходимыми. 
Этот метод 
может позволить
сократить 
накладные 
расходы 
на 10 - 20%. 
Стоимостный 
анализ состоит 
из фазы 
подготовки 
и фазы анализа;
динамика 
расчетов 
за 2 - 3 года

Направлен 
на повышение 
эффективности 
отделов фирмы. 
Оценка нулевого 
базисного 
бюджета нацелена
на эффективное 
повышение 
стратегических, 
тактических 
и оперативных 
сторон 
организации

Большая 
трудоемкость

Цели и задачи адаптации персонала

В качестве основных целей такой процедуры выделяется следующее:

Уменьшение начальных материальных затрат. Новый сотрудник еще не изучил свое рабочее место и обязанности, поэтому на начальных стадиях он будет работать недостаточно продуктивно, что неизбежно приведет к издержкам.
Уменьшение текучести кадров. На новом месте новичок будет чувствовать себя некомфортно и неуютно, поэтому за назначением на должность может последовать быстрое увольнение.
Уменьшение временных затрат руководящего состава и других сотрудников, поскольку адаптация и работа, проводимая по четко намеченному плану, позволяет сэкономить время.
Формирование позитивного отношения к трудовой деятельности, чувства удовлетворенности своей новой должностью.

Задачи адаптации на новой работе выполняет специальное подразделение или отдельный специалист. Для того чтобы работник как можно скорее стал полноправным членом трудового коллектива, должно проводиться следующее:

Проводятся различные курсы, семинары. На этих мероприятия рассматриваются сложные и спорные вопросы привыкания на новой должности и в новом коллективе;
Беседа руководителя и наставника с работником. Она может проводиться индивидуально с работником, где будут рассматриваться все волнующие вопросы.
Для руководящих должностей проводятся краткосрочные курсы;
Усложнение заданий в связи с ростом профессиональных навыков;
Для лучшей адаптации новому работнику могут давать различные общественные задания, которые носят разовый характер.

Оптимизация расходов на персонал

Необходимость в оптимизации, а зачастую, назовем прямо, — в сокращении затрат на персонал, возникает по многим факторам:

недостаток средств вследствие ужесточения конкуренции или ухудшения текущей экономической ситуации в стране;
несоответствие осуществляемых выплат имеющейся квалификации работников;
появление новых технических, технологических, информационных возможностей, позволяющих повысить эффективность труда и высвободить определенное количество работников;
прочие факторы.

В нашей стране кадровые службы (или HR-подразделения) планируют такую оптимизацию, применяя один из двух методов:

метод прямого счета;
метод планирования по факторам.

Первый метод позволяет рассчитать потенциальное уменьшение численности персонала в случае внедрения определенных организационных и технических мероприятий. Для этого рассчитывают плановую численность персонала по отдельным категориям с учетом ее возможного уменьшения в результате осуществления указанных мероприятий.

Затем, на основании показателей плановой численности персонала и планового выпуска продукции, определяют уровень производительности труда и темпы ее роста по сравнению с базовым периодом.

Метод планирования по факторам позволяет представить экономическое воздействие на результаты деятельности организации в виде групп факторов:

внешних — не зависящих от работы организации, таких как: текущие инфляционные ожидания, возможные изменения в налоговом, трудовом и ином действующем законодательстве РФ, колебания спроса и предложения на рынке труда и т.д.;
внутренних — факторов, определяющих изменения количественных и качественных параметров выпуска продукции, системы хозяйствования, управления и других.

Цели и задачи адаптации персонала в организации

Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.

Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.

Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:

ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
увеличение производительности труда;
оздоровление психологического климата в коллективе.

Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.

Методы адаптации персонала

Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:

наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).

Что делают специалисты по подбору персонала и чем занимаются?

Обязанности на примере одной из вакансий:

Полный цикл ведения вакансии (от заявки до выхода кандидата на работу).
Взаимодействие с руководителями отделов (по вакансиям, кандидатам, интервью, офертам, приему и адаптации)
Работа как с откликами, так и активный поиск кандидатов
Сбор обратной связи по кандидатам, проверка рекомендаций
Ведение внутренней базы
Подготовка офферов
Участие в адаптации новичков
Проведение Welcome-Тренинга
Координировать процесс подбора (снятие заявки, создание потока, выбор эффективных инструментов и источников, взаимодействие с рекламным агентствами);
Поиск кандидатов на вакансии различного уровня сложности (линейный персонал, специалисты, менеджеры, руководящие должности)
Поддержание бренда работодателя и сопровождение кандидата по всем этапам: от собеседования до момента выхода на работу;
Проведение личных интервью и групповых форматов — оценка кандидата на совпадение личных качеств с ценностями компании, проверка мотивации;
Участие в HR-проектах отдела персонала.

Что должен знать и уметь специалист по подбору персонала?

Требования к специалистам по подбору персонала:

Рекрутинг
Обучение, развитие и мотивация персонала
Оценка эффективности сотрудников
Адаптация персонала
Проведение интервью
Аналитика и исследование заработной платы
Организация и проведение культурных мероприятий
Продвижение HR-бренда с помощью SMM

Что делают специалисты по управлению персоналом и чем занимаются?