Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт сверки в 1С 8.3 — где найти, как сделать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.
Подписание акта сверки и его юридическая сила
При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение о том, что акт сверки не является однозначным доказательством существующей задолженности, однако он может стать хорошим подкреплением имеющихся первичных документов, подтверждающих ее наличие.
Также подписанный акт сверки позволяет «отодвинуть» срок исковой давности. Новая исковая давность отсчитывается от даты подписания акта, независимо от даты совершения самой спорной операции.
Что отразить в акте сверки расчетов
Акт сверки представляет собой документ, состоящий из 3 информационных блоков: «шапки», таблицы по каждому участнику сделки и блока с подписями сторон и датой подписания.
«Шапка»:
- Правовой статус участников сделки. В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать названия, реквизиты компаний в соответствии с учредительными документами.
- Сделка. В «шапке» необходимо отразить то, по какой конкретно сделке или документу (например, счетам-фактурам) проводится сверка взаиморасчетов. В акте должен быть указан номер документа, по которому осуществляется сверка. Это вдвойне актуально, если у компаний множество проектов договоров, счетов с контрагентом.
- Сроки. В акте сверки нужно прописать даты проводимой инвентаризации расчетов.
Прежде чем заполнить «шапку», не поленитесь проверить актуальность данных контрагента. Если компания не поддерживает с контрагентом регулярного контакта, не отслеживает его жизнедеятельность, то рекомендуется проверить точность его исходных данных – названия, правового статуса, статуса руководителя и других реквизитов.
Таблица:
- Первичные документы. В акте сверки расчетов нужно указать первичные документы по сделке, по которой составляется акт сверки. Среди них могут быть платежки, накладные, счет-фактуры и т.п. Именно эти документы являются подтверждающими факт задолженности, без первичек акт сверки не станет аргументом в суде.
- Суммы задолженности. Если сторона является плательщиком НДС, нужно уточнить, что налог включен в сумму долга. В случае обнаружения долга в акте в свободной форме допустимо обращение к контрагенту — указать срок погашения долга или график погашения долга.
Финальный блок:
- Подписи ответственных лиц с расшифровкой и с указанием должности.
- Дата подписания акта сверки. Важно учитывать, что дата составления акта и его подписания одной стороной, и дата его подписания другой стороной могут серьезно разниться, окончательной датой документы считается более поздняя дата подписания.
Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности
Почему еще так важен факт подписания акта сверки стороной должника? Почему важно зафиксировать дату этого подписания? Дело в том, что подписание акта сверки должником является фактом признания им долга и «обнуляет» срок исковой давности по долговым обязательствам, который составляет 3 года. Срок исковой давности после подписания должником акта сверки начинает идти заново. Для взыскания долга в суде, повторимся, требуется подтверждение первичными документами. Подписанный акт пролонгирует долг, но не является финальной аргументацией для возврата долга.
Важно: если кредитор хочет списать долг с истекшим сроком давности в убыток и учесть его при налогообложении прибыли, то подписание акта сверки передвинет дату признания долга.
Здесь все зависит от объема и количества сделок. Можно делать акт сверки 1 раз в год вместе с бухгалтерским балансом, чтобы убедиться в точности всех цифр. В балансе имущество и финансы компании отражены в пассивах и активах. И сумма активов должна быть равна сумме пассивов. Например, в балансе указано, что контрагенты должны вам 1 миллион, но в реальности этих денег может и не быть.
Но если сделок много, то сверяться лучше чаще. Наш клиент занимается розничной торговлей продуктами. Ежедневно магазины принимают 25-30 поставок продуктов и наши специалисты делают акт сверки с каждым поставщиком каждый месяц. Во-первых, так проще. Если делать раз в квартал, то можно банально запутаться в данных. Во-вторых, при таком количестве сделок лучше оперативно находить расхождения.
Например, поставщик привозит 50 пакетов молока, но продавец делает вычерк в накладной, так как 1 пакет поврежден. Водитель подписывает вычерк (это зафиксировано на бумаге), но забывает сообщить об этом своей компании. Акт сверки помогает устранить все эти неточности и показать, что магазин должен деньги за 49 пакетов, а не 50. За квартал таких ошибок накопится сотни и будет затруднительно все это утрясать.
Вы можете отдать сверку на аутсорсинг, чтобы не терять свое время и избежать ошибок. Небо часто оказывает такую услугу своим клиентам. Стоимость зависит от количества контрагентов и частоты проведения.
Некоторые клиенты задают вопрос, что будет, если контрагенты не хотят платить и делают все, чтобы не выйти на контакт? Например, так поступают крупные ретейлеры, чтобы максимально долго держать деньги в обороте.
Если акт сверки показывает расхождение, то мы 2-3 раза запрашиваем необходимые документы. Если ответа нет, то передаем эту задачу менеджерам на стороне заказчика. Они уже вместе с руководством пытаются достучаться до должника. Такого взаимодействия достаточно, чтобы снять 80% работы с заказчика, и эффективно решать задачу сверки.
Как вести папку «Акты сверок»
- Чтобы избежать путаницы, разделите папку на две части. Акты сверок с поставщиками храните в первой, а с покупателями — во второй.
- Акты сверок должны быть заверены обеими сторонами.
- Составляйте акт в двух экземплярах: один останется у вас, а второй нужно отправить контрагенту.
- Удобно, когда документы расположены в алфавитном порядке по наименованию контрагента. Можно использовать буквенные разделители.
- Подшивайте акты сверок с одним контрагентом в хронологическом порядке.
- Проверяйте реквизиты, которые отразили в акте сверки.
Особенности составления документа
Законодательство не предлагает единой формы такого акта, что позволяет контрагентам составить акт в свободной форме с соблюдением общих требованиям к договорам. Бухгалтерский отдел предприятия может составить единую для своей организации форму и пользоваться ей на постоянной основе. В случае отсутствия таковой, для бухгалтера не составит труда составить акт самостоятельно, используя лист бумаги формата А4.
Краткая инструкция по составлению акта
В преамбуле акта следует указать стандартные для любого подобного документа моменты:
- место и дата составления настоящего акта;
- полное наименования организация, расчёты между которыми будут зафиксированы в акте, с указанием представителей организаций, уполномоченных на его подписание организацией.
Как составить акт сверки взаиморасчетов в электронном виде
В настоящее время широко используется электронный способ составления акта сверки взаиморасчетов – с помощью программы 1С.
Предприятия, использующие 1С для ведения бухгалтерского учета, могут составить акт сверки в следующем порядке:
- Выбор раздела «Расчеты с контрагентам» в избранном меню.
- Добавление нового документа (Выбор документа «Акт сверки» — создание документа «Создать»).
- Внесение информацию о взаиморасчетах (выбор в новом созданном документе «Контрагент», «Валюта счетов», «Номер договора»).
- Заполнение информации о компании (автоматически через кнопку «Заполнить»).
- Внесение данных о расчетах (автоматически через кнопки «Дебет» и «Кредит»).
- Заполнение информации об ответственных лицах (ФИО, должности подписантов со стороны организации и контрагента).
После создания акта сверки, документ можно сохранить в электронном виде и распечатать для передачи контрагенту.
После завершения сверки и подтверждения расчетов в 1С напротив документа следует проставить галочку «Сверка согласована».
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
Своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.
Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не «задвоены».
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.
- Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
- Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
Как сделать акт сверки
Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.
Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.
Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.
Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.
С 2021 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет не действителен в суде.
Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.
Чтобы понять, какая из сторон остается должником, достаточно лишь внимательно изучить акт взаиморасчетов. Например, вы являетесь поставщиком товара. Но вы его еще не отгрузили, даже после получения денежных средств. Таким образом, должником являетесь вы. В этом случае вы, выступающие в качестве поставщика, обязуетесь отправить указанный товар. Отправляя контрагенту отгрузочную накладную, вы закрываете свой долг.
Обычно акт составляется за определенный период. Он позволяет считать сумму долгов по кредиту и по дебету. При помощи несложных расчетов выявляется остаток. Если он дебетовый, то должны вам, если кредитовый – должны вы. По сути, здесь нет ничего сложного. Главное тщательно изучить документ, и внимательно произвести расчеты.
Сверка по взаиморасчётам может показать, что у сторон нет недостач и задолженностей друг перед другом или напротив выявить их. Самый удобный вариант сейчас — сверка актов сверки онлайн. Документ можно подготовить в электронном виде, отправить контрагенту по сети и скрепить цифровыми подписями. Для упрощения работы следует как можно активнее применять специальные компьютерные программы.
Как в 1С сделать акты сверок? Откройте программу и выберите вкладку «Покупка». В выпадающем меню будет ссылка с соответствующим названием. Жмите кнопку «Добавить» и вы создадите новый файл. Номер и дата ставятся в нём автоматически. Дату можно изменить в календаре или ввести вручную. Далее нужно указать период взаиморасчётов, вписать название своей организации и контрагента. В поле «договор» из общего списка выберите необходимый контракт.
Когда предварительная работа проделана, выберите вкладку «по данным организации», кликайте кнопку «заполнить» и «по данным бухгалтерского учёта». Документ почти готов, нажмите только кнопку «печать» (если необходима бумажная версия).
Преимущество современного программного обеспечения в том, что большую часть работы не нужно выполнять вручную. Например, в 1С распечатать акты сверок можно за одну минуту. Но даже если компания не использует эту систему, подготовить бланк Excel ненамного труднее.
Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.
Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27–13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.
Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.
Как организована работа бухгалтера с документом «Акт сверки взаиморасчетов»
В российских организациях менеджеры различных отделов (продаж, логистики, персонала) запрашивают, или у бухгалтера, отдельно занимающегося расчетами, или у единственного бухгалтера, акты сверки по своим контрагентам для того, чтобы на основании подписанного с двух сторон документа, закрыть свои сделки.
1. Запрос от менеджера или от контрагента.
Запрос от бухгалтера контрагенту или менеджеру.
↓
2. Сличение базы 1С с наличием документов и с данными контрагента.
↓
3. Устранение расхождений или подписание акта с расхождениями.
Задача бухгалтера состоит в том, чтобы данные по оригиналам первичных документов не только сходились с данными по 1С: Бухгалтерия предприятия, но, и чтобы те же данные соответствовали зеркально данным у контрагента, расчеты с которым проверяются.
То есть, если бухгалтерская операция по оплате, отгрузке или поставке отражена в первичных документах в стоимостном выражении на 150 000 руб., то и в акте сверки взаиморасчетов такая же сумма должна и проходить по данным программы 1С: Бухгалтерия предприятия.
В акт сверки должны попадать только подтвержденные документами отгрузки, поставки и оплаты.
Как сделать акт сверки
Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.
Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.
Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.
Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.
С 2021 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет не действителен в суде.
Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.
Оформление акта сверки
Для начала в программе 1С Бухгалтерия 8.3 нужно установить флажок Выводить счета-фактуры на закладке Дополнительно в документе Акт сверки Пошаговая инструкция как можно оформить акт сверки расчетов с контрагентом в 1С 8.3:
Шаг № 1.
Для начала следует найти раздел в программе, где выполняется данная процедура. Исходя из того, с каким контрагентом вы работаете, следует выбрать «Покупки» или «Продажа».
Шаг № 2.
После необходимого выбора следует нажать на кнопку «Создать», чтобы сформировать новый Акт сверки в 1С.
Шаг № 3.
На данном этапе необходимо заполнить шапку с дальнейшим выбором продавца или покупателя, валюты, договора и периода, а также указанием названия организации (акт сверки можно формировать в контексте целой компании-контрагента, а не только конкретного документа).
Шаг № 4.
В заключение необходимо нажать кнопку «Заполнить».
Ниже подробно расскажем о том, как заполняется документ.
Расширение возможностей печати: Вывод произвольного нижнего и верхнего колонтитула
Расширяем функционал вывода нижнего / верхнего колонтитула. Стандартно 1С имеет достаточно ограничений по выводу и наполнению колонтитулов содержимым, взять хотя бы такие, как вывод только текста и отсутствие ограничения на номер конечной страницы. А при разработке кода сталкиваешься с тем, что свой блок с нижним колонтитулом нужно прижимать к низу страницы. Казалось бы быстро решаемый вопрос, но и в нем есть нюансы. Сейчас я расскажу о том, как решалась эта задача.
UPD 15.02.2018. Добавлен вывод верхнего колонтитула; Вывод колонтитулов на первой и последней странице управляется параметрами; Научился считать страницы: Добавлено заполнение переменных аналогичных стандартным из колонтитулов; Задаются форматы даты и времени.
Ограничения прежние: 1. Повторно сформировать табличный документ после смены параметров страницы интерактивно.; 2. Передавать данные для более плотной печати как можно более мелко нарезанными кусками.