В каких случаях составляется лист согласования договора

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В каких случаях составляется лист согласования договора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Контроль согласования

2. Зачем нужен регламент договорной работы

3. Этапы работы с документом в ЭДО

4. Роли и зоны ответственности при согласовании внутренних документов в организациях

5. Контроль согласования документов в организации

6. Создаем регламент договорной работы

7. Составляем лист согласования

8. Зоны ответственности подразделений

9. Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Зачем нужен регламент договорной работы

Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет:

Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.
Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.
Улучшит качество подготовки договоров.
Снизит правовые риски.
Организует защиту интересов.
Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.

Регламент – это «общественный договор» работников организации. Он возникает там и тогда, где и когда появляется осознанная необходимость в рациональном разделении областей ответственности, гармонизации усилий для достижения общего результата.

Для успешной регламентации процесса необходимо стремление участников процесса и потребителей его результатов к достижению взаимовыгодного позиционирования себя в этом процессе. Поэтому психологической предпосылкой регламентации будет либо наличие «критической массы» работников, желающих навести порядок в процессе, либо твердая воля руководства. В обоих случаях правильное решение родится не сразу и потребует время на приобретение сторонников.

Об организации разработки регламентирующей документации подробно рассказано в специальной литературе [3], [18], [21], [39], поэтому ограничимся несколькими важными на наш взгляд замечаниями.

Потребитель результатов процесса должен четко сформулировать требования к этим результатам.
Цель процесса должна формулироваться извне процесса.
Рабочая группа разработчиков регламента (или комплекса нормативных документов) должна правильно определить объекты, участвующие в процессах, и границы процессов. На этом этапе полезно рисование разнообразных схем, диаграмм и таблиц. Наиболее удачные из них – те, которые отражают суть и особенности описываемого процесса – следует включить в приложения к регламенту.
Классификаторы и справочники, связанные с процессом, должны быть тщательно проработаны.
Формы неунифицированных документов должны быть спроектированы с большой аккуратностью.

Рабочая группа разработчиков регламента должна включать специалистов, непосредственно занятых в процессе, а также потребителей результатов процесса. Если до регламентации при исполнении процесса имели место конфликты, то представители конфликтующих сторон должны войти в состав рабочей группы или, по крайней мере, должны приглашаться на ее рабочие заседания. Общее методическое руководство разработкой регламента может осуществлять специализированный отдел организации (обычно называемый отделом организационного развития, отделом корпоративных технологий, отделом интегрированного менеджмента качества и т.п.).

Поможет ли работе над регламентом использование специализированного программного обеспечения для описания процессов? Такое программное обеспечение позволит грамотно изложить уже принятое решение об организации процесса, но вряд ли поможет его найти. Исключение составляют случаи, где для поиска оптимального решения нужны многочисленные расчеты – здесь уже не избежать моделирования процесса в специальных программных средах. Несомненная польза от специализированного программного обеспечения для описания процессов состоит в автоматическом контроле ссылочной целостности описания.

Начав «с места в карьер» разрабатывать процесс в специальной среде и выбрав определенный формальный язык для представления процесса, можно столкнуться с тем, что выразительных возможностей этого языка не хватит для отражения особенностей процесса. Поэтому рекомендуется в начале работы использовать самые простые языки описаний и по мере раскрытия особенностей процесса детализировать описания. Наилучшая «проекция» процесса и наилучший язык (или несколько языков) описания выявятся в конце работы. Именно эти «проекции» и языки и следует использовать.

После достижения ясности относительно перечисленных компонент регламента можно подготовить черновой вариант текста и перейти к его согласованию. Нужно быть готовым к тому, что представления об описываемом процессе и текст регламента могут подвергнуться самым радикальным изменениям.

Получив согласие всех заинтересованных сторон, следует подготовить план мероприятий по внедрению регламента. Этот план может быть отражен в приказе об утверждении регламента (или стать приложением к приказу). Среди мероприятий могут быть:

признание утратившими силу локальных нормативных актов, ранее регламентировавших процесс, описанный в новом регламенте;
внесение дополнений и изменений в локальные нормативные акты в связи с утверждением нового регламента;
разработка новых локальных нормативных актов, необходимых для работы по новому регламенту;
доработка или внедрение новых модулей автоматизированных информационных систем;
изготовление бланков неунифицированных документов, используемых в соответствии с новым регламентом;
изменения и/или дополнения к штатному расписанию;
поиск кандидатов на новые должности; назначение или перевод работников на новые должности;
обучение исполнителей процесса новым правилам работы;
разъяснительная работа среди исполнителей процесса;
сопровождение членами рабочей группы (разработчиками регламента) работы исполнителей в рамках нового процесса (так сказать, «опытно-промышленная эксплуатация» нового регламента);
корректировка текста регламента по итогам «опытно-промышленной эксплуатации»;
введение в действие скорректированной версии регламента;
определение процедур контроля качества регламента.

Этапы работы с документом в ЭДО

Подготовка документа. На первом этапе создается документ – проект конкретного документа или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие документы этого типа, например, договор, акт и т.п. На этом этапе нужно указать тип документа, все исходные данные (компанию, имя, условия, суммы платежей и т.п.). Также должны быть определены ответственные за согласование и утверждение документа.
Согласование документа является ключевым этапом при автоматизации документооборота. Согласование всегда предшествует принятию решения, то есть подписанию или утверждению документа.
Согласование строится на трех китах: определении участников согласования, последовательности в движении документа и, опционно, сроках работы с документом. Задается маршрут движения документа – он может быть как типовым, так и уникальным. Именно этот этап, самый трудоемкий в документообороте, оптимизирует ЭДО, упрощая и ускоряя согласование, резко повышая эффективность этого процесса. Именно маршрутизация и прозрачная ответственность не позволяют множеству участников процесса электронного согласования превращать его в хаос.
Подписание ответственным лицом в компании (и контрагентом – при внешнем документообороте) завершает движение электронного документа, исключает риски ошибок или подмены документа. После этого он уходит на хранение, доступ к документу предоставляется строго определенным лицам.

Роли и зоны ответственности при согласовании внутренних документов в организациях

В процессе согласования любого документа или договора обычно можно выделить несколько ключевых ролей:

Инициатор процесса — один сотрудник или отдел, который самостоятельно инициирует рассмотрение документа или делает это по поручению руководства.

Участники — все отделы или сотрудники, которые включены инициатором в список согласующих.

Контролеры — обычно руководители отделов или внутренних служб организации, ответственные за проверку результатов согласования.

Обязательные участники согласования — системообразующие службы компании, такие как финансовый и юридические отделы, служба безопасности. Участвуют в согласовании всех документов в организации.

Рассмотрим функции служб обязательного согласования более подробно.

Бухгалтерия
Основные функции бухгалтерской службы: отражение операций в бухучете, контроль за движением средств по счетам, обеспечение требований законодательства при осуществлении хозяйственных операций. К вопросам бухгалтерии также относится анализ деятельности организации с точки зрения налоговых рисков.

Финансовая служба
Финансовый отдел занимается управлением денежных потоков, финансированием новых проектов, подготовкой корпоративной отчетности, бизнес-аналитикой. Также к функциям финансовой службы относится планирование и развитие деятельности компании.

Юридический отдел
Юридический отдел контролирует соблюдение требований действующего законодательства, проверяет правомочность должностных лиц, которые подписывают документы, дает оценку правовых рисков.

Служба делопроизводства
Служба делопроизводства контролирует выполнение требований к оформлению документов, указанных в инструкции по делопроизводству, если таковая есть в организации. Кроме этого может заниматься контролем сроков подписания документов, проверять наличие реквизитов в документах, грамматику и стилистику.

Служба информационной безопасности
В ее функции входит оценка, поддержка и обновление программного обеспечения, реализация решений с применением IT-технологий, контроль за использованием информационных систем.

Контроль согласования документов в организации

Если в организации есть служба делопроизводства, она может выполнять функции контроля согласования документов. В других случаях ответственность за процесс на всех этапах должен нести инициатор проекта.

Процедура контроля рассмотрения документов включает в себя:

отслеживание сроков согласования документов;
уведомление участников процесса о приближении даты согласования (можно автоматизировать при помощи программы для согласования документов);
обеспечение эффективного взаимодействия между отделами в процессе согласования;
оповещение руководства об анализе результатов и выполнении процедуры согласования.

Создаем регламент договорной работы

В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:

Порядок подготовки проектов договоров.
Процедуры проверки контрагентов.
Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.
Согласование договоров с контрагентами.
Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.
Организацию исполнения договоров.
Контроль за исполнением договоров.
Порядок претензионно-исковой работы.
Хранение и архивирование.

Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.
Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.
Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.
Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.
Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.
Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
Порядок внесения договоров в реестр договоров.

9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:

Заключение договора с проблемными контрагентами.
Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
Превышение полномочий лиц, подписавших договор.
Истечение срока полномочий.
Изъяны в доверенности.
Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.
Потеря документов в процессе согласования исполнения.
Затягивание сроков согласования договорных документов.
Нарушение сроков и этапов исполнения договора.

Форму регламента рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [10].

Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста регламента.

Подписи лиц, согласующих проект регламента, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

Составляем лист согласования

Лист согласования представляет собой обычную таблицу:

Из наименования граф вполне понятно, что в них содержится, останавливаться на этом не будем. Единственный вопрос, который может возникнуть: нужно ли вообще писать здесь вариант «не согласовано», если рано или поздно исполнитель устранит все ошибки и проект документа получит свое «добро»? По моему мнению, оставить нужно. Вот для чего: бывает так, что согласующее лицо принципиально против того, чтобы этот проект был подписан директором и превратился в полноценный документ. Поэтому он будет писать «н/с» всегда. Независимо от того, подпишет ли генеральный документ или нет, позиция СЛ будет задокументирована на листе согласования.

Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней — не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Схемы и маршруты согласования

Пример 5

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

● обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;

● обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;

● договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;

● пояснения к «схемам» договоров и сделок;

● материалы проведенных тендеров / конкурсов;

● выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Проекты документов на стадии их предварительной подготовки при необходимости согласовываются с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон

Согласование— это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Согласование может быть внешним (с подведомственными и неподведомственными органами) и внутренним (с различными подразделениями, службами и должностными лицами) (7).

Внешнее согласование может быть оформлено:

протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа;

листом согласования или справкой согласования.

Реквизит 23 «Гриф согласования документа»может быть оформлен двумя способами.

1) При согласовании документа с конкретным должностным лицом гриф включает: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласуется документ, включая наименование организации, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату согласования.

Председатель комитета финансов

Личная подпись И.С. Иванов

Несколько грифов согласования располагают двумя вертикальными рядами. Первый ряд печатают от границы левого поля документа, второй — через 40 печатных знаков от него.

Директор школы № 40 Директор школы № 128

Личная подпись И.В. Иванов Личная подпись Б.Н. Прохоров

2) Для ускорения процесса согласования копии проекта документа могут рассылаться заинтересованным сторонам. В этом случае согласование документа оформляется, как правило, письмом (протоколом, решением и др.), а название, дата и номер документа, которым осуществляется согласование, включаются в гриф согласования.

от 20.07.2008 № 11

Письмо Росархива РФ

от 15.07.2008 № 26

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без разрядки и без кавычек, после него не ставится двоеточие. Все элементы грифа печатаются от границы левого поля, каждый элемент с новой строки через 1-1,5 межстрочных интервала друг от друга.

Гриф согласования располагают на последнем листе первого экземпляра проекта документа и на копии отправляемого документа (например, письма) ниже реквизита «Подпись».

При большом числе инстанций допускается оформление отдельного листа согласования. Лист согласования оформляется на чистом листе бумаги (не на бланке). Он должен иметь название ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ или СПРАВКА О СОГЛАСОВАНИИ. В нем приводятся все справочные сведения о согласуемом документе (наименование вида и автора документа, его дата, регистрационный номер и заголовок к тексту) (8).

На месте расположения грифа согласования в согласуемом документе должна быть оформлена отметка о наличии листа согласования или справки о согласовании. Отметку о наличии листа согласования подписывает лицо, подготовившее проект документа.

Справка о согласовании прилагается

Личная подпись В.И. Кротов

Лист согласования прилагается

Личная подпись Н.Ф. Коротков

Реквизит24 «Визы согласования документа»используются для внутреннего согласования с теми подразделениями и должностными лицами, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В организации должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении.

Виза включает личную подпись, должность визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества перед фамилией) и дату визирования.

Руководитель технического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном листе. В этом случае на нем указывается, к какому документу этот лист относится. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

При наличии компьютерной сети визирование документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Отказываться от согласования (внешнего и внутреннего), а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний или дополнений лицо, визирующее документ, излагает их на отдельном листе. В этом случае виза на документе должна включать отметку о наличии замечаний и дополнений.

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

верхнюю часть с реквизитами организации;
поле с исходящим номером и датой;
блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
поле для текста письма и приложений;
контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.