Сколько времени и при каких условиях действительна копия трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько времени и при каких условиях действительна копия трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Несмотря на то, что справки 2-НДФЛ и по форме банка действительны на протяжении довольно длительного времени (от 12 до 45 дней), иногда люди, занятые сбором документов и мероприятиями по поиску объекта недвижимости, упускают эти сроки. Примет ли банк такие справки? Очень редко кредиторы идут на уступки, обычно просроченную справку не принимают, она будет просто недействительна. Особенно справку по форме банка. И незадачливому клиенту придется идти и делать справку заново.

• Информация о трудовой деятельности заемщика-физлица позволяет банку судить о надежности его как плательщика. Поэтому в комплект документов на ипотеку кредитные учреждения включают копию трудовой книжки или выписку из нее.
• Копию трудовой книжки работодатель должен выдать работнику по его заявлению в течение 3 рабочих дней, заверив ее подписью ответственного лица и печатью. Срок действия для такого документа законодательно не установлен, поэтому банки определяют его самостоятельно. У каждого из банков в этом отношении могут быть свои требования.
• С 2020 года копия трудовой книжки перестает быть единственным документом, подтверждающим трудовую занятость. Связано это с появлением электронного способа накопления данных о ней, допускающего при этом продолжение ведения бумажной трудовой книжки. Для тех, кто отказывается от ведения бумажной трудовой книжки, информация о трудовой занятости после 2019 года формируется в виде документа со сведениями о трудовой деятельности. Получить такой документ можно в нескольких местах (у работодателя — за период работы у него, в МФЦ, в ПФР, на портале Госуслуг), выбрав при этом варианты оформления (на бумаге или в виде электронного файла).

Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году

Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:

• для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
• чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
• если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
• для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
• при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
• при судебных разбирательствах;
• при оформлении наследства, социальных выплат;
• при создании ИП;
• для ускорения процедуры усыновления ребенка.

Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.

Когда работодатель обязан выдать копию трудовой книжки

Правила выдачи документов, связанных с работой, и их копий определены в ст. 62 ТК РФ. Работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в случае соблюдения одновременно 2 условий:

• если от работника поступило письменное заявление с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки и
• работодатель ведет его трудовую книжку в бумажном виде.

Напомним, трудовая книжка может находиться на руках у работника. В частности, когда он получил ее в связи с переходом на получение сведений о трудовой деятельности ¹ в электронном виде (в разговорной речи это называется переходом на электронную трудовую книжку) или не передавал ее работодателю при трудоустройстве на дистанционную работу ² и по-прежнему не хочет отдавать ее для ведения. В этом случае работодатель не обязан изготавливать и заверять ее копию, даже когда работник принесет оригинал.

ТК РФ также установлены:

• срок реагирования на просьбу работника (не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления) и
• требование о заверении копии трудовой надлежащим образом. Однако какой способ заверения является надлежащим, ТК РФ не уточняет.

Копия трудовой книжки — цели получения, виды, срок действия и образец

Трудовая книжка — прежде всего, это бланк строгой отчётности. Поэтому организация работы по её ведению, хранению и учёту определяется отдельным распоряжением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, которое устанавливает основные требования по этому вопросу. И один из основных моментов, который вытекает из положений этого нормативного акта, — за сохранность трудового регистра несёт полную ответственность работодатель. При его утрате или порче, вне зависимости от того, кто стал виновником этого факта, для компании предусмотрен целый ряд шагов по восстановлению всех записей в трудовой. Поэтому, несмотря на тот факт, что ни в этом, ни в одном другом нормативном акте не указано, что работодатель не имеет права выдавать трудовой регистр на руки работнику по его просьбе, выдача документа не рекомендуется. На эту тему есть отдельное сообщение Роструда за номером 656–6-0.

Есть единственный вариант, когда наниматель обязан выдать трудовой документ сотруднику, — его увольнение. И только эта причина является уважительной, чтобы отдавать трудовой регистр на руки даже его владельцу.

Целей, по которым работнику может понадобиться трудовая книжка, несколько. И, конечно, все они серьёзные. Так, учреждением, которое требует копию этого документа, может стать:

1. Кредитная организация, когда человек обращается за займом. Банку необходимо удостовериться в благонадёжности своего будущего заёмщика. А с помощью выкопировки из трудовой книжки о человеке можно узнать довольно много, а именно трудовой регистр является:
   • Подтверждением факта, что у потенциального заёмщика существует источник постоянного дохода.
   • Свидетельством информации, которую заёмщик указал в анкете на получение кредита.
   • Немаловажный момент — сколько лет человек работает на одном месте. Клиенты, которые не бегают с места на место, вызывают больше доверия у кредитных учреждений.
   • По трудовому регистру служба безопасности банка может быстро просмотреть причины увольнения с предыдущих мест работы. И есть увольнения «по статье» должным образом определить степень надёжности клиента. Согласитесь, что справка 2-НДФЛ не даст таких сведений о человеке.
   • А главное — при просрочке платежей банк сможет по определению суда взыскивать недоимку из зарплаты напрямую через организацию, где трудоустроен заёмщик.
2. Следующим по убыванию количества запросов на предоставление копии трудовой считается отдел УФМС. Когда человек обращается за оформлением загранпаспорта. Заметим, что законодательно такое требование уже неправомочно, но есть некоторые подразделения, которые до сих пор запрашивают копию трудового регистра, чтобы проверить десятилетний период трудового стажа заявителя до получения им паспорта. Если человек не захочет предоставлять копию, можно начать оспаривать это действие учреждения в суде, но на это уйдёт определённое время.
3. Бывают вопросы из посольств некоторых государств при оформлении визы.
4. Случается, что выкопировку из трудовой просит будущий работодатель в тот момент, пока работник ещё не ушёл с существующего места работы. С помощью трудового регистра перспективный наниматель быстро компании, где работал соискатель, должности, которые он занимал, а также насколько часто он менял места трудоустройства и по какой (пусть формальной) причине уходил.
5. Судебные приставы (ФССП) имеют право запросить копию при возложении на работника алиментных платежей.
6. Копию могут запросить службы соц.защиты при оформлении пособий и льгот.
7. В некоторых случаях возникает необходимость подготовить копию для использования в компании-работодателе.
8. Максимально важная причина для получения копии трудовой и к тому же имеющая одну особенность — требование ПФР подтвердить трудовой стаж человека перед уходом на пенсию. Отметим, что служащие фонда также могут обойтись копией документа, но документ для них будет иметь юридическую силу только в случае, если он будет заверен нотариально. Заверенной работодателем копии будет недостаточно. Этот момент уточнён в комментариях ПФР №25–19/14554 от 29.12.2005, где фонд комментирует, что для того, чтобы сделать свою копию, им нужен либо оригинал трудового регистра, либо копия, но заверенная у нотариуса. И так как работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче копии трудовой, кадровику здесь нужно выбирать из двух вариантов:
   • Либо самостоятельно регистрировать документ через нотариальную контору и выдавать нужную для ПФР копию.
   • Либо отдать человеку оригинал книжки на определённое время, чтобы уже работники фонда сами делали выкопировку и заверили её на месте.

Естественно, что нотариально заверенная копия стоит денег, поэтому наниматели, как правило, идут по второму пути, всеми доступными способами объясняя сотруднику, что вся ответственность лежит на плечах работодателя. А при утере книжки и вынужденном оформлении дубликата её восстановление займёт массу времени и сил.

Если рассматривать вопрос о сроках действия заверенной копии, то нужно отметить, что здесь есть 2 варианта:

1. Когда выкопировка трудовой заверена нанимателем, по стандартным правилам она считается действительной в течение месяца. Но при внесении в этот период каких-либо записей в книжку, она становится нелегитимной.
2. Если же копия заверена у нотариуса, она обладает неограниченным сроком действия. Хотя аналогично предыдущему варианту, при внесении в неё новых записей она утрачивает свою силу.

Дело в том, что выдавать оригинал трудовой книжки на руки работнику, пока он оформлен и работает на этом предприятии, сотрудник отдела кадров не имеет права. Но если работнику требуется предоставить сведения о его трудовой деятельности, он может попросить работодателя сделать выписку из трудовой или сделать ее заверенную копию.

Для получения документа необходимо посетить отдел кадров и оставить там заявление с просьбой предоставить копию документа. В трехдневный срок работодатель обязан выдать ее. По просьбе работника работодатель может оформить один из двух видов документа – выписка или копия.

Выписка – это копия части страниц трудовой книжки. Такой документ может потребоваться для оформления загранпаспорта, там требуется указание мест работы за последние 10 лет. В общем случае, выписка требуется, если необходимо предоставить информацию за отдельный период, а деятельность в остальное время не имеет значения для учреждения.

Если человек не работает официально в настоящий момент, и его трудовая находится у него на хранении, то он может сделать копию у нотариуса, это услуга будет платной, так как потребуется его заверение документа.

Предоставление трудовой книжки в пенсионный фонд

Ответ: Пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Кроме того, в п. 7 Правил определено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан в срок не позднее трех дней со дня подачи заявления безвозмездно выдать работнику копии документов, связанных с работой, или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении лишь в последний день работы (п. 35 Правил).

Вопрос: Как часто у сотрудников отдела кадров работники запрашивают трудовые книжки? Ко мне, например, много раз обращались, но я делала копии и заверяла. Но потом мне звонили из ПФР и требовали оригинал. Я ссылалась на Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, на что мне ответили, что это вымысел. Я знаю, что требование ПФР подкрепляется каким-то внутренним актом Пенсионного фонда. Расскажите, на что еще можно сослаться, чтобы доказать свою правоту.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Сколько дней действительна копия трудовой книжки для отдела управления Федеральной миграционной службы.

В управлении Федеральной миграционной службы граждане России могут оформить загранпаспорт. Для совершения данной процедуры отдел дает определенный перечень документации, которую нужно предоставить. Сюда входит копия рабочей книжки. Это относится только к работающему населению. Если гражданин не имеет места работы, то ему нужно принести саму трудовую книжку, в которой зафиксирована информация о прежнем месте работы.

Действительна такая утвержденная копия месяц. Если срок ее подошел к концу, то организация УФМС позволяет продлить документ. Для этого следует заново заверить его работодателем или уполномоченным на это специалистом при помощи еще одной печати и подписи. Подлинность данной ксерокопии не должна вызывать сомнений. Каждые знак, буква и цифра должны быть разборчивы.

Копия трудовой книжки для банка

Согласно трудовому законодательству трудовая книжка хранится у работодателя и выдается в строго оговоренных в законе случаях. Предоставление в банк для получения кредита к ним не относится.

Если гражданину необходимо предоставить в банк информацию о своей трудовой деятельности, понадобится копия трудовой книжки.

Работник имеет право обратиться за ее выдачей к работодателю путем представления письменного заявления об этом, и тот обязан выдать заверенную надлежащим образом копию безвозмездно в течение трех дней с момента обращения (ст. 62 ТК РФ).

В копии трудовой книжки для банка обычно заверяются все страницы (на листе может быть как один, так и два разворота трудовой книжки). После последней записи о приеме на работу должна быть проставлена надпись синей ручкой: «Продолжает работать по настоящее время в должности такой-то. Номер записи, текущая дата». Эта надпись должна быть заверена подписью должностного лица (с указанием должности).

Дело в том, что выдавать оригинал трудовой книжки на руки работнику, пока он оформлен и работает на этом предприятии, сотрудник отдела кадров не имеет права. Но если работнику требуется предоставить сведения о его трудовой деятельности, он может попросить работодателя сделать выписку из трудовой или сделать ее заверенную копию.

Мнение эксперта

Новиков Олег Тарасович

Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

Для получения документа необходимо посетить отдел кадров и оставить там заявление с просьбой предоставить копию документа. В трехдневный срок работодатель обязан выдать ее. По просьбе работника работодатель может оформить один из двух видов документа – выписка или копия.

Выписка – это копия части страниц трудовой книжки. Такой документ может потребоваться для оформления загранпаспорта, там требуется указание мест работы за последние 10 лет. В общем случае, выписка требуется, если необходимо предоставить информацию за отдельный период, а деятельность в остальное время не имеет значения для учреждения.

Алгоритм заверения и регулирующие документы

С документа делается четкая копия, и на каждой странице нужно проставить штамп «копия верна». Далее проставляется подпись руководителя и печать организации. Все штампы должны захватывать текст.

На завершающей странице указывают, работает гражданин на данный момент в организации или нет. В случае, когда лицо не работает и оригинал документа на руках, его нужно заверять в нотариальной конторе.

Сколько действительна копия трудовой книжки, было рассмотрено ранее, обратимся к тем документам, которые регламентируют порядок обращения с трудовыми книжками.

К таким регулирующим документам относят:

1. Трудовой кодекс РФ. Как кадровому документу трудовой книжке посвящена целая статья в ТК РФ – ст. 66.
2. Постановление правительства № 225 от 16.04.2003. Этот документ учитывает порядок учета бланков, их хранения и заполнение.

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.

Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.

Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Порядок утверждения копии

Основной причиной выдачи копий книжек является то, что работодатель несет за них ответственность. Они должны храниться в организации до тех пор, пока сотрудник в ней трудоустроен. Единственным случаем, когда оригинал книжки может выдаваться сотруднику на руки, это когда он требуется в Соцстрах. Во всех остальных ситуациях по запросу выдается только копия оригинала книжки.

Сделать самостоятельно копию документа работник не может, так как она должна быть заверена в установленном порядке:

1. Копируются все листы книжки, на которых есть записи. Нужно проверить не только листы с местом работы, но и страницы с указанием награждений человека. Также важно не забыть отксерокопировать первый лист, где прописана информация о собственнике документа.
2. Ставится запись о том, что копия верна. Она может быть проставлена специальным штампом или просто прописана текстом.
3. Ставится печать организации, подпись и должность сотрудника, заверившего данный документ. Если компания не работает с печатью, необходимо сделать запись «Верить без печати». Заверять обязан только тот сотрудник, который имеет на это полномочия. Ими обычно наделены сотрудники бухгалтерии, отдела кадров, руководители и сами предприниматели.
4. Обязательно указывается дата заверения. Именно с нее будет осуществляться отсчет срока действия выданной копии.
5. Прописывается информация о том, что сотрудник до сих пор работает в компании. Это говорит о том, что он не уволен ранее или в последний день и по указанную дату состоит в штате.
6. С июля этого года стало обязательным указание дополнительной записи о том, где хранится оригинал книжки. Здесь вы можете указать сейф или личное дело сотрудника, а также отдел, где непосредственно находится данный документ.

Если копия будет оформлена неправильно, ее не примут по месту назначения. Поэтому каждый сотрудник, имеющий полномочия на оформление копий обязан знать, какие требования установлены к процедуре заверения. Также и сами сотрудники при получении документа должны проверять правильность его оформления, чтобы не потребовалось повторно обращаться за его получением.

Копия должна быть выдана на основании заявления сотрудника не позднее 3 дней. Но в небольших компаниях запросить такой документ можно и устно. Строгих требований по оформлению такого заявления не предъявляется.

Дополнительные документы для физических лиц

Четвертый способ – это посещение отделения Сбербанка. Для подачи заявки через ближайший офис необходимо при себе иметь документ, который удостоверяет личность, справки, подтверждающие доход (если вы не являетесь зарплатным клиентом), и на всякий случай дополнительный документ, СНИЛС либо водительское удостоверение.

Если оформление кредита прошло успешно, то для исключения просрочек рекомендуется подключать автоплатёж. Данная услуга абсолютно бесплатная и отключить ее можно в любое время.

Кредитование стало одной из самых востребованных услуг за последнее время. Потребительское кредитование, ипотечное, автокредитование, кредитные карты, рефинансирование, кредиты для военных, а также для пенсионеров – все эти виды займов предоставляет Сбербанк.

Если анкета заполняется для военнослужащего, то в графе, где указывается прописка, должна быть обязательно указана постоянная прописка, а также временная, по месту прохождения службы.

Как попросить копию трудовой книжки?

По новому ГОСТу на копии, которую компания делает для себя, надо поставить отметку «Верно» («Копия верна»). Рядом должны быть должность работника, который отвечает за заверение документов, его личная подпись и расшифровка, дата заверения копии, печать организации или отдела кадров.

1. Заверять копию трудовой книжки может начальник отдела кадров или непосредственно ваш руководитель; 2.
…
На всех страницах (кроме последней) должно быть:

Ответить на вопрос, для чего нужна копия трудовой книжки, можно очень по-разному. Эта копия – подтверждение занятости гражданина (официальное трудоустройство) на протяжении определенного времени или текущий момент. Такие копии запрашивают банки, кредитные системы, пенсионные структуры и многие другие организации.

Срок действия для такой копии законодательно не установлен. Поэтому в отношении такого срока нужно ориентироваться на требования, предъявляемые банком, помня о том, что у каждого конкретного банка эти требования могут быть своими.

Сама трудовая книжка в период работы хранится у текущего работодателя, обязанностью которого является ведение этого документа (ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Трудовая книжка относится к числу документов, связанных с работой, и копия с нее должна быть выдана работнику по его заявлению в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

2020 год ознаменовался появлением у всегда существовавшей лишь в бумажном варианте трудовой книжки ее электронного аналога (ст. 66.1 ТК РФ, закон О внесении изменений…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Какие требования у банка к доходу и занятости заемщика

Выписка – это копии необходимых отдельных страниц трудовой книжки. Этот документ выдается, если необходимо предоставить сведения, например, за отдельный период, а деятельность в остальное время не имеет значения для учреждения.

Существуют банки, которые выдвинули условие о минимальном размере срока действия копии рабочей книжки. Тогда временные рамки данного документа сводятся к трем дням.

Сбербанк больше не будет требовать копию трудовой книжки для оформления ипотеки, для подтверждения занятости клиенты банка могут получить онлайн-выписку из Пенсионного фонда России на сайте «ДомКлик».

Соответственно, если после заверки копии документа прошло больше четырнадцати дней, то она не будет иметь законного веса. Вследствие этого гражданину могут отказать в выдаче кредита.

Ранее для подтверждения занятости нужно было предоставлять заверенную работодателем копию трудовой книжки.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Похожие записи:

• В Абхазию на авто в январе 2023 года.
• Как правильно закрыть ИП, чтобы избежать вопросов от налоговой
• Расчет по страховым взносам