Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция специалиста по кадрам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.
Использование профстандартов на практике
Для грамотного применения работодателем профстандартов рекомендуется использовать следующие шаги:
- Создать регламент, в котором описать вопросы их внедрения в кадровую документацию: сроки, этапы, ответственных менеджеров.
- Провести исследование деятельности персонала: выполняемых обязанностей, требований к квалификации, параметров оценки результативности.
- Обновить кадровую документацию с помощью подходящих профстандартов. Прежде всего это касается параметров трудовых договоров, штатного расписания, должностных инструкций.
- Создание системы требований, которым должны будут соответствовать как работники, так и кандидаты на трудоустройство.
В результате данных преобразований компания получит возможности:
- корректно отсеивать претендентов на позиции;
- провести оценку персонала и его последующую переаттестацию;
- провести организационные перемены в системе управления персоналом;
- отправить сотрудников на соответствующее переобучение.
Так, если выяснится, что инспектор по кадрам не подходит под критерии своего профстандарта, то от него можно потребовать пройти новое профильное обучение.
Востребованность и зарплаты специалистов по кадровому делопроизводству
На сайте поиска работы в данный момент открыто 3 659 вакансий, с каждым месяцем спрос на специалистов по кадровому делопроизводству растет.
Количество вакансий с указанной зарплатой специалиста по кадровому делопроизводству по всей России:
- от 30 000 руб. 2 494
- от 50 000 руб. 1 333
- от 75 000 руб. 463
- от 95 000 руб. 161
- от 120 000 руб. 68
Вакансий с указанным уровнем дохода по Москве:
- от 45 000 руб. 477
- от 65 000 руб. 347
- от 85 000 руб. 130
- от 105 000 руб. 40
- от 125 000 руб. 19
Вакансий с указанным уровнем дохода по Санкт-Петербургу:
- от 45 000 руб. 184
- от 55 000 руб. 129
- от 65 000 руб. 86
- от 80 000 руб. 29
- от 90 000 руб. 17
Профстандарты для кадровиков с 2021 года
Статья 195.1, посвященная профстандартам работников, в Трудовом кодексе существует достаточно давно — с 2012 года.
Поначалу она давала лишь общее понятие квалификации работника, но в 2015 году эта норма была немного изменена, кроме того, ТК был дополнен еще двумя статьями — 195.2 и 195.
3, регламентирующими разработку и применение профессиональных стандартов. Датой вступления в силу указанных корректив определили 1 июля 2016 года.
С учетом внесенных изменений квалификацией работника признается объем знаний, умений, профнавыков и компетенций. Профессиональный же Стандарт определяется как описание совокупности этих характеристик, необходимых работнику для ведения трудовой деятельности в профессии определенного вида.
Законодательные изменения
Начиная с 2018 года, краткий перечень кадровых нововведений, находящихся в компетенции кадровика, представлен в таблице:
| Нормативный акт | Существо дополнений и изменений | Дата вступления |
| Постановление Правительства РФ №1080 | Утверждение проверочных листов, используемых при проверках инспекцией труда, представляющих перечень вопросов по соблюдению трудового законодательства, что должен знать работник отдела кадров. На основании листов выводы о наличии или отсутствии нарушений инспектор будет делать самостоятельно | 01.01.2018 |
| Статья 40 ТК РФ | Заключение коллективного договора не только предприятиями в случае инициативы любой из сторон, но и индивидуальными предпринимателями (ИП) |
01.10.2018 |
| Статья 58 ТК РФ | Снятие при заключении трудовых договоров, что делает кадровик, условия о сроках действия | |
| Статья 84 ТК РФ | Установление чёткости в правила внесения причин увольнения в трудовую книжку с указаниями статей | |
| Статья 63 ТК РФ | Режим рабочего дня для несовершеннолетних подростков не может превышать четырёх часов в день. Контроль входит в обязанности инспектора по кадрам | |
| Статья 140 ТК РФ | Изменение сроков расчёта по причитающимся выплатам, которые должны быть произведены в день увольнения с оформлением кадровых документов | |
| Постановление Госкомстата №1 | Утверждение унифицированных учётных форм по труду, что должен делать кадровик | 01.07.2018 |
| Федеральный закон № 360-ФЗ от 11.10.2018,
статья 262.2 ТК РФ |
Предоставление отпуска обоим родителям, имеющим троих детей в возрасте до 12-ти лет независимо от графика, а по желанию в любое удобное время. Обязанности кадрового отдела – внести изменения в составленный график при волеизъявлении работника |
01.01.2019 |
| Письмо Минтруда РФ № 14-2/ООГ-9754 от 07.12.2018,
статьи 124 – 126 ТК РФ |
Уточнение отпускного периода, запрет на предоставление отпуска только в выходные дни, что должен знать кадровый отдел |
Задачи специалиста по кадрам
Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.
Согласно своим должностным обязанностям, инспектор по кадрам выполняет на предприятии следующие задачи:
-
Осуществляет подбор персонала;
-
Оформляет документацию при приеме или увольнении специалистов предприятия, переводе их на другие штатные единицы в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и приказом руководителей;
-
Оформляет трудовые книжки и трудовые договоры;
-
Ведет учет трудовых книжек;
-
Управляет механизмом поощрения и наказания;
-
Собирает данные для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации;
-
Ведет личные дела сотрудников, осуществляет сбор персональной информации;
-
Оформляет графики отпусков;
-
Выдает справки, касающиеся трудовой деятельности работников предприятия;
-
Осуществляет контроль за тем, как соблюдается трудовая дисциплина и правила трудового распорядка сотрудниками предприятия;
-
Ведет документацию для архива.
Что делают специалисты по управлению персоналом и чем занимаются?
Обязанности на примере одной из вакансий:
- Ведение кадровой документации;
- оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, ГПХ;
- подготовка проектов приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод, командировки, все виды отпусков);
- ведение личных дел работников;
- ведение учета рабочего времени (ТУРВ);
- формирование и контроль графика отпусков;
- оформление б/л;
- оформление копий документов и справок по запросу сотрудников;
- воинский учет;
- ЕСУТД;
- обработка кадровых документов, формирование личных дел, архивирование;
- выполнение поручений руководителя.
- Анкетирование, проведение собеседований, проверка на соответствие квалификации предоставленных документов;
- Сопровождение кандидатов до момента выхода на работу и в период адаптации;
- Формирование кадрового резерва компании;
- Взаимодействие с руководителями структурных подразделений по вопросам подбора персонала;
- Контроль выхода новых сотрудников на работу в согласованные сроки;
- Поддержание корпоративной культуры, участие в организации корпоративных мероприятий;
Как изменились квалификационные требования к кадровику?
Изменения заметны только в требованиях к квалификации делопроизводителей, которые подготавливают отчётность, оформляют внутренние положения и инструкции, трудовые договоры и приказы и выполняют иные задачи делопроизводства. То есть к специалистам с уровнем квалификации 6, с обобщённой трудовой функцией «Документационное обеспечение работы с персоналом».
Если раньше для принятия такого специалиста на должность нужно было наличие среднего профессионального образования и профпереподготовки или повышения квалификации, то теперь должен быть один из вариантов:
-
Среднее специальное образование, профильная переподготовка и стаж работы не менее 3 лет.
-
Высшее профильное образование (бакалавриат).
-
Высшее непрофильное образование (бакалавриат) и профильная переподготовка.
II. Должностные обязанности
1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
3. Проводит изучение и анализ:
3.1. Должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений.
3.2. Установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.
3.3. Результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.
5. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.
6. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок.
7. Принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.
8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
9. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
10. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
11.1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников.
11.2. Выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности.
11.3. Соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек.
11.4. Подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам.
11.5. Внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.
12. Составляет установленную отчетность.
13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций инспектор по кадрам обязан:
3.1. Вести учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
3.2. Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
3.3. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
3.4. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
3.5. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
3.6. Производить записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
3.7. Вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следить за его своевременным обновлением и пополнением.
3.8. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
3.9. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
3.10. Изучать причины текучести кадров, участвовать в разработке мероприятий по ее снижению.
3.11. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
3.12. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, составлять установленную отчетность.
Изменения в работе кадровика в 2022 году: обзор 115 10 минут
Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.
Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров.
Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.
Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).
Положение об отделе предприятия или организации — это документ, которые описывает круг решаемых задач, особенности деятельности, взаимосвязи с другими структурными подразделениями работников этого отдела. Отдел кадров — не исключение. Отдел кадров — звено, с которого начинается работа любого сотрудника в компании, куда регулярно обращается каждый работник.
Пригодится устав организации, а также информация о том, каким образом образуются и ликвидируются в ней структурные подразделения. Скорее всего, приказом генерального директора. Затем нужно узнать, как точно называется должность руководителя отдела кадров и кому он подчиняется непосредственно. Придется составить список должностей работников отдела, позаботившись о том, чтобы они были указаны правильно.
Следующий шаг — собрать нормативную базу. Нет нужды перечислять последовательно абсолютно все положения и инструкции, которыми отдел руководствуется в работе: их, как известно, может быть много. Выделите из этого списка лишь ТК РФ, а все остальные документы поместите в формулировку «нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права». Кроме того, не забудем об архивном законодательстве и о локальных нормативных актах компании.
Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.
Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.
Кто должен разрабатывать документ
Кадровая политика — широкое понятие, охватывающее разные направления деятельности. Сюда входит и выбор методов работы с персоналом, и разработка правил подбора и расстановки сотрудников, и постановка целей и задач в кадровой работе на разных этапах развития компании.
Кадровая политика может быть открытой или закрытой.
Открытый тип политики. Свойственна компаниям, переживающим период бурного роста и развития.
У такой политики много преимуществ. Например, она позволяет эффективно находить сотрудников на любые должности, используя внешние источники. Или повышает динамику кадровых процессов и воспитывает в сотрудниках готовность к нововведениям.
Но есть и недостатки: постоянный риск потери работы и сложность в продвижении по карьерной лестнице негативно влияет на моральный дух коллектива и демотивирует персонал.
Закрытый тип политики. Свойственна зрелым крупным организациям со строгой внутренней иерархией.
Преимущества: позволяет выращивать лояльных специалистов среднего и высшего звена внутри компании. Помимо экономии средств, такой подход дает возможность по-настоящему сплотить коллектив и привить сотрудникам корпоративные ценности.
Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии
Если провести анализ вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста отдела кадров, то полученный результат станет для многих читателей настоящим открытием. Много десятилетий назад, еще в стране, которой нет на карте мира с 1991 года, сформировался стереотип, что «кадровик» — это довольно престижная должность, которую занимали близкие родственники или хорошие друзья начальства предприятий, заводов и фабрик.
Стабильное трудовое законодательство и отлаженный механизм приема и увольнения советских граждан на работу гарантировали «кадровикам» спокойную жизнь и минимальное количество выполняемых обязанностей. Одним словом, отдел кадров на крупном советском предприятии всегда считался небольшим «райским» уголком для его работников, а многие представители старшего поколения сохранили подобное отношение к сотрудникам кадровых отделов и в современных экономических условиях.
Но, насколько данный стереотип соответствует реальному положению вещей, что изменилось в перечне обязанностей специалистов-кадровиков в течение последних десятилетий, а также является ли данная профессия престижной и востребованной на современном рынке труда, – именно эти вопросы можно считать главной темой представленной статьи.
Читатели узнают много новой и полезной информации, которая не только повысит их общий уровень эрудиции, но и принесет практическую пользу безработным, студентам и будущим абитуриентам.
До 01.01.2015 года финансовые санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были чисто символическими, что отражалось на должностных обязанностях кадровика. Руководство опасалось восстановления «обиженного» работника по решению суда и связанных компенсационных выплат за вынужденный прогул и причинённый моральный ущерб, а не штрафов трудовой инспекции.
С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:
- отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
- оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
- заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.
Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года.
Основные знания специалиста по кадрам
Вот что должен знать специалист по кадрам:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
- трудовое законодательство;
- структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;
- порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
- источники обеспечения предприятия кадрами;
- методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
- положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний;
- порядок избрания (назначения) на должность;
- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
- порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
- порядок составления отчетности по кадрам;
- основы психологии и социологии труда;
- основы экономики, организации труда и управления;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- правила и нормы охраны труда.
Должностная инструкция инспектора по кадрам: общие положения
Инспектор отдела кадров (инспектор по кадрам) является специалистом, который организует ведение и учет кадровой документации в организации. В штатном расписании может и не быть должности инспектора по кадрам, однако такие работники, как специалист по персоналу, специалист по документационному обеспечению персонала и др., могут осуществлять его функции и фактически являться инспекторами.
Предусмотреть все должностные обязанности инспектора отдела кадров в трудовом договоре довольно затруднительно. Для этого работодателями оформляется отдельный локальный документ — должностная инструкция (далее — ДИ) инспектора по кадрам.
Важно! Прямой обязанности работодателя разработать ДИ инспектора отдела кадров в законодательстве не предусмотрено, нет и порядка ее оформления. Руководитель организации самостоятельно определяет, нужно ли составить инструкцию и что в нее включить.
Вместе с тем наличие в организации ДИ инспектора по кадрам способствует:
- пропорциональному разделению функций работников;
- фиксированию пределов служебных полномочий;
- повышению личной ответственности работника за итоги его служебной деятельности;
- упрощению привлечения к ответственности в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения работником своих обязанностей;
- возможности работодателя отказать в приеме на работу при отсутствии у кандидата необходимых квалификационных требований.