Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка сотрудника — можно ли не оформлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Карточки должны вести на своих работников организации любых форм собственности и любой численности, а также ИП с работниками. Даже если у работодателя всего 1-2 сотрудника, непременно нужно завести на них личные карточки.
Несмотря на то, что личная карточка работника стала необязательной, многие не хотят от неё отказываться, и вот почему:
1. По этой форме удобно учитывать отпуска.
В карточке есть специальный раздел «Отпуск». В нём кадровикам удобно фиксировать отпуска, особенно, если есть не только основные, но и дополнительные — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера.
2. Вся информация о сотруднике в одном документе.
Действительно, для каких-то организаций это очень удобно. В карточках Т-2 есть, например, раздел о составе семьи, где может быть внесена информация о детях. Эту информацию можно использовать для расчёта ориентировочного бюджета на новогодние подарки детям или дополнительные социальные выплаты сотрудникам с детьми.
3. Форма Т-2 с подписью работника является дополнительным доказательством в суде.
В судебной практике были случаи, когда этот документ помогал работодателю защититься. Известен такой спор: сотрудник по своему желанию много лет не брал положенный отпуск. У него накопилось более 300 неиспользованных дней отпуска, и он подал иск на работодателя с требованием оплатить проценты за просрочку выплат и моральный вред. Работодатель же предоставил суду приказы о предоставлении отпуска за некоторые годы и дополнительный документ — карточку Т-2, в которой были отмечены отпуска. На основании этого суд посчитал, что работодатель выполнял свою обязанность по предоставлению отпусков. А если сотрудник по своему желанию не уходил в отпуск, то это не является основанием для назначения процентов и компенсации морального вреда.
Воинский учет в организациях в форме Т-2
Кроме кадрового документа, дублирующего во многом информацию из трудовой книжки, форма Т-2 играет важную роль в воинском учете. Ее заполнение предусмотрено п. 23 методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017, которые, по состоянию на 01.09.2021, никто не отменял.
Возникает правовая коллизия, когда нормы приказа Минтруда, которые являются обязательными для всех работодателей, вступают в противоречие с методичкой по воинскому учету, которая является рекомендованной. Конечно, руководитель каждой организации самостоятельно решает, в каком объеме вести кадровый учет в соответствии с требованиями законодательства. За отсутствие карточки Т-2 с 01.09.2021 никто не накажет. Но ее ведение поможет в составлении отчетности, в том числе по воинскому учету. Тем более, что в большинстве учетных программ сведения в форму Т-2 вносятся автоматически, в момент приема на работу сотрудника, там же аккумулируются данные обо всех движениях и изменениях.
Хотя раздел о воинском учете в Т-2 совсем небольшой, в нем собрана вся самая важная информация. Если отказаться от ведения формы № Т-2 в целом, необходимо сохранить этот раздел в качестве самостоятельного документа.
Документы для заполнения личной карточки
Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:
-
приказа (распоряжения) о приеме на работу;
-
паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
-
трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
-
страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
-
документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
-
документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Наличие и порядок заполнения личных карточек может проверить трудовая инспекция. Обнаружив ошибки и неточности, скорее всего, поверяющие предложат их исправить и не будут за них штрафовать. Особое внимание инспекторы при проверке уделяют информации о приеме, переводах и отпусках. Также трудовая инспекция проверяет наличие подписи работника в соответствующих строках личной карточки.
А вот если личных карточек на предприятии нет, работодателя могу привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП.
- для должностных лиц и ИП — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- для юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Личная карточка по унифицированной форме
Личная карта оформляется при приеме работника на основании тех документов, которые предоставляет работник. В дальнейшем записи делаются на основании Приказов руководителя (Например приказа на отпуск или перевод работнику в другое подразделение). При приеме на работу сотрудник, отвечающий за оформление карточки ставит свою подпись под внесенными сведениями, а также дает расписаться новому работнику в достоверности записанных в карточку сведений. Личная карточка содержит следующие разделы:
| Раздел | Что включает в себя |
| Общие сведения | ФИО, дата и место рождение, образование, стаж, место жительства, состояние в браке, паспортные данные, профессия |
| Сведения о воинском учете | Звание, категория годности, военкомат по месту жительства |
| Прием на работу и переводы | Дата, должность, подразделение |
| Аттестация | Дата, основание |
| Повышение квалификации | Наименование учебного учреждения, даты |
| Переподготовка | Специальность, диплом, дата |
| Награды | Наименование поощрения, дата, документ |
| Отпуск | Основание, вид отпуска, период |
| Социальные льготы | Основание, наименование льготы |
| Доп.сведения | – |
| Прекращение трудового договора | Дата увольнения, номер приказа, подписи |
Начало формы и раздел лОбщие сведения»
Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.
Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Уровни образования (образовательные цензы)
| Уровень образования | Что он означает | Код по ОКИН |
| Начальное (общее) образование | Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) | 02 |
| Основное общее образование | Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство | 03 |
| Среднее (полное) общее образование | Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство | 07 |
| Начальное профессиональное образование | Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство | 10 |
| Среднее профессиональное образование | Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом | 11 |
| Неполное высшее образование | Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение | 15 |
| Высшее образование | Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом | 18 |
| Послевузовское образование | Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом | 19 |
Формулировки записей о состоянии в браке
| Брачный статус | Код по ОКИН |
| Никогда не состоял (не состояла) в браке | 1 |
| Состоит в зарегистрированном браке | 2 |
| Состоит в незарегистрированном браке | 3 |
| Вдовец (вдова) | 4 |
| Разведен (разведена) | 5 |
| Разошелся (разошлась) | 6 |
Что такое многотарифный счетчик «День-ночь»
Счетчик электрической энергии «День и ночь» – это прибор, позволяющий учитывать расход использования электричества. Его особенность заключается том, что оплата за энергоресурс осуществляется с помощью нескольких тарифов. Причем ночной гораздо дешевле дневного, что позволяет экономить финансовые средства.
Чтобы учитывать потребление электричества с помощью такого прибора, нужно регулярно через определенные промежутки времени, снимать показания и считать сумму платежа, учитывая тарифы дня и ночи.
Электросчетчик «День-ночь» выгодно ставить тем:
- У кого система обогрева запитана от электричества (например, теплые полы);
- У кого много приборов, работающих круглые сутки;
- Кто любит работать или смотреть телевизор ночью.
Многотарифный счетчик «День-ночь» можно приобрести в специализированном магазине, при покупке стоит попросить сертификат, подтверждающий его качество Устанавливать многотарифные приборы учета электроэнергии можно как в частном доме, так и в квартире. Внешне они выглядят привлекательнее и аккуратнее обычных черных счетчиков. Устройства «День-ночь» легко устанавливаются и просты в использовании.
Сегодня можно увидеть приборы с встроенной памятью, позволяющей вести почасовой контроль, а также с возможностью подключиться к компьютеру. Все электросчетчики можно разделить на одно – и трехфазные с механическим или электронным управлением. Более удобными считаются именно последние, из-за автоматической фиксации показаний.
Кстати, если вы захотите сменить свой старый счетчик на новый, то вначале нужно узнать, к какому количеству фаз он будет подключен. Сделать это проще всего, если посмотреть на табло своего прибора. Там указано его напряжение. Если цифра только одна (220 Вольт), то и фаза у вас одна. А если указано 220/380 – это три фазы.
Вести учет по нормам день/ночь помогает многотарифный прибор.
Суть работы этого прибора состоит в том, что он ведет учет потребляемой электроэнергии не одним показателем, а несколькими.
В этом случае присутствует четкое распределение по оплате.
Это такие виды:
- оплата в час пик (это утренние часы с 7 до 10, и вечерние часы с 17 до 21 часа);
- оплата в период полу-пик;
- и самая низкая стоимость отличает ночной тариф.
Многотарифные механизмы в отечественных домах и квартирах стали устанавливать совсем недавно. Но специалисты в один голос заверяют, что эти механизмы очень полезные.
Многие люди не хотят ставить такой вид учета, потому, что уверены в высокой сложности процесса снятия показаний и расчета суммы оплаты за потребляемую электроэнергию. Но, все обстоит не так сложно, как кажется.
Для подсчетов необходимо подготовить:
- квитанцию;
- ручку.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, приведенным в Постановлении N 1, личные карточки заполняются сотрудником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Остальные сведения для заполнения карточки при оформлении трудоустройства работник сообщает самостоятельно.
Вопрос о том, в каком виде — бумажном или электронном — вести карточку, также встает перед работодателями, однако Указания не дают на него ответа. Считаем, что заполнение личной карточки в бумажном виде неизбежно, так как с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под подпись.
Раздел II «Сведения о воинском учете»
Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) и удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Если гражданин пребывает в запасе, то:
— пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
— пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
— в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
— пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
— в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
— пункты 1 «Категория запаса», 3 «Состав (профиль)», 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
— в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;
— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе) — на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
В пункте 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.
Этот раздел предусмотрен для учета всех отпусков, предоставляемых работнику в течение трудовой деятельности в конкретном учреждении. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
Подчеркнем особенность заполнения данного раздела: на основании приказа вписывается только дата начала отпуска, а дата окончания вносится после того, как работник фактически вернулся из отпуска. Связано это с тем, что в случае отзыва сотрудника из отпуска или его продления дата окончания может оказаться иной, нежели указанная в приказе о предоставлении отпуска.
Не забывайте учитывать здесь и отпуска без оплаты, так как их продолжительность влияет на подсчет стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).
Документы, необходимые для заполнения
Специалист отдела кадров не может заполнять учётную карточку только со слов нового сотрудника. Желательно, чтобы вся вносимая в карточку информация подтверждалась оригиналами документов или справками. Здесь могут понадобиться:
- внутренний паспорт;
- диплом об образовании, наличии степени (магистр, бакалавр, специалист и др.);
- документы, подтверждающие дополнительные знания (например, сертификаты квалификации для бухгалтеров, сертификаты, подтверждающие знания языков и др.), если они необходимы в должности;
- документы воинского учёта (для мужчин);
- приказ о приёме на работу с номером и датой;
- свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- трудовая книжка или документальное подтверждение стажа.