Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовый аппарат в 2023 году: кому нужен, а кто освобожден по закону». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Получение наличных в кассу
Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.
Алгоритм действий кассира следующий:
- Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
- Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
- Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
- Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
- Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
- Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
- Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
- Передать кассовые документы бухгалтеру.
Кто переходит на онлайн‑кассы в 2022 г.
В 2022 многие, кто до этого не использовал онлайн-кассу, обязаны будут ее применять. Так в первом чтении Государственной думой был одобрен законопроект №33099-8, который вносит изменения и поправки в 54-ФЗ, действующий с 2017 г.
Речь идет о применении онлайн-касс на рынках, ярмарках и в выставочных комплексах. Если законопроект вступит в силу, то не использовать ККТ смогут только предприниматели на ЕСХН, общая торговая площадь которых, включая складские помещения, занимает менее 15 квадратных метров.
Работать без кассового аппарата также смогут потребительские и сельскохозяйственные кооперативы. При этом торговать разрешается только продовольственными товарами. Планируется, что контролировать применение ККТ будут управляющие рынками организации. Им будет разрешено получать сведения о зарегистрированной кассовой технике и применяемой системой налогообложения на сайте ФНС.
Управляющие компании должны будут ежемесячно проверять предпринимателей, арендующих торговую точку, на предмет наличия касс. В случае выявления нарушений, продавец получит предупреждение о необходимости установки кассы. Если он не согласится, управляющая организация будет обязана отказать ему в предоставлении торгового места.
Пока использовать ККТ на рынке должны те продавцы, которые занимаются торговлей в помещениях, обеспечивающих хранение и показ товаров, т.е. оборудованных витринами, холодильниками и пр. Также онлайн-касса используется на рынках при торговле на открытых прилавках внутри крытых павильонов. При этом внутри крытого рынка можно свободно торговать зеленью, мясом, рыбой и другими продуктами питания.
Штрафы за отсутствие онлайн-кассы
Несоблюдение норм и правил, прописанных в 54 Федеральном законе в части применения ККТ, приведет к наложению административной ответственности в виде штрафов, а в особых случаях и уголовной ответственности.
Для ИП штраф при работе без кассового устройства составит до половины суммы выручки, полученной без применения ККТ, но не меньше 10 тысяч рублей. За повторное нарушение грозит приостановка деятельности на срок до 3 месяцев.
Также штраф можно получить, если оборудование не соответствует законодательству или зарегистрировано не корректно. В таком случае это приравнивается к работе без кассы. Штраф бизнесмен получит и за не выданный чек или его неправильное оформление.
Электронный документооборот
Уже сейчас ФНС рекомендует тем, кому нужно купить онлайн кассу, активно внедрять электронный документооборот. В частности, передачу УПД, подачу заявлений на регистрацию, перерегистрацию и снятие с учета ККМ рекомендуется производить в электронной форме (через личный кабинет налогоплательщика).
Представители ведомства заявляют, что в 2023 году планируется полностью отказаться от оформления бумажных документов. При этом даже во время проверок налоговые инспекторы будут заполнять электронные формы.
Для того, чтобы заранее подготовиться к внедрению электронного документооборота, тем, кому нужно купить онлайн кассу, рекомендуется уже сейчас детально изучить данный вопрос и заключить договор с оператором ЭДО заблаговременно.
Штрафы за отсутствие и неприменение онлайн-касс в 2023 году
Наиболее распространенные нарушения при работе с кассовыми аппаратами связаны с неиспользованием ККТ и не выдачей кассового чека.
Согласно действующему законодательству, в 2023 году размеры штрафов за непробитые чеки установлены частью 2 статьи 14.5 КоАП:
- для юрлиц – от 3/4 до 1 размера от суммы сделки без чека, но не менее 30 000 руб.;
- для ИП – от 1/4 до 1/2 от суммы сделки без чека, но не менее 10 000 руб.;
- для должностных лиц ООО – от 1/4 до 1/2 от суммы сделки без чека, но не менее 10 000 руб.
При этом для отдельных категорий предпринимателей, кому нужно купить онлайн кассу, предусмотрены пониженные штрафы. К данной категории относятся, например, социально ориентированные НКО или малые предприятия. В данном случае штраф составит от 3/8 до 1/2 от суммы сделки без ККМ, но не менее 15 000 руб. Также административная ответственность может быть заменена на предупреждение. Однако только в том случае, если организация, кому нужно купить онлайн кассу, нарушила действующее законодательство впервые и своевременно устранила все нарушения.
Если же нарушение совершено не впервые, а сумма расчета без ККМ превышает 1 млн рублей, тех, кому нужно купить онлайн кассу ждет повышенный штраф:
- для должностных лиц – дисквалификация на срок от одного года до двух лет;
- для юридических лиц и ИП – приостановка коммерческой деятельности на срок до 90 суток (ч. 3 ст. 14.5 КоАП).
Избежать штрафных санкций в 2023 году можно в том случае, если тот, кому нужно купить онлайн кассу, самостоятельно оформит и вовремя направит в налоговую службу чек коррекции. При этом документ должен содержать полную информацию о том, при каких расчетах, когда и за что не был оформлен кассовый чек (письмо ФНС от 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@). Кроме того, согласно письму ФНС Рот 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@ чек коррекции должен помимо основных обязательных реквизитов содержать реквизиты расчета, осуществленного без кассового аппарата. Рекомендуется также направить в ФНС вместе с чеком коррекции объяснительное письмо.
За не выданный чек, согласно части 6 статьи 14.5 КоАП установлены следующие виды ответственности:
- Для юрлиц – 10 000 руб.;
- Для должностных лиц (руководителя, его заместителя) – 2000 руб.
Следует отметить, что при выявлении нарушений со стороны юридического лица, кому нужно купить онлайн кассу, наказанию могут подвергнуться несколько должностных лиц. Об этом говорится в письме Минфина от 30.03.2005 № 03-02-07/1-83, а также подтверждается судебной практикой (например, постановления ФАС Московского округа от 14.07.2005 № КА-А40/6231-05, Дальневосточного округа от 17.05.2005 № Ф03-А16/05-2/984 и пр.).
Поводом для проведения проверки может стать обращение со стороны потребителя. Однако в качестве основания для вынесения штрафа тем, кому нужно купить онлайн кассу, его недостаточно. Согласно законодательству, потребуется доказать, что оформление сделки с клиентом проходило без использования ККМ. Об этом говорится в письме ФНС от 11.10.2019 № ЕД-3-20/8924.
Для каких видов деятельности обязательно использовать онлайн-кассы
Все организации, которые связаны с розничной торговлей и оказанием услуг, будут обязаны установить онлайн кассы в 2019 году. Этот год должен стать завершающим в кассовой реформе, которая началась еще в 2016 году. Закон определяет, для каких видов деятельности нужна онлайн-касса. К ним относятся ИП и ООО на любых системах обложения из следующих категорий:
- Компании в сфере розничной торговле и общественного питания
- Компании, продающие подакцизные (алкоголь, табак и другие) и маркированные (духи, фотоаппараты, обувь и другие) товары
- ИП и ООО на ЕНВД и патенте в сфере услуг
- Интернет-магазины
- Торговые автоматы и устройства самообслуживания, платежные терминалы
Ответственность за отказ в применении онлайн-кассы
За несоблюдение законодательства и отсутствие онлайн-кассы предусмотрены значительные штрафы как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей:
| Лицо, нарушившее законодательство | Размер административного штрафа (руб.) |
| Отсутствие или неиспользование онлайн-кассы | |
| Должностное лицо | 25-50% суммы, вырученной без использования онлайн-кассы (минимум 10 000 рублей) |
| Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель | 75-100% суммы, вырученной без использования онлайн-кассы (минимум 30 000 рублей) |
| Повторное неиспользование онлайн-кассы (вырученная сумма превышает 1 000 000 рублей) | |
| Должностное лицо | Отстранение от занимаемой должности сроком до 1 года |
| Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель | Приостановка деятельности компании сроком до 90 суток |
| Использование онлайн-кассы, не отвечающей требованиям к онлайн-кассам | |
| Должностное лицо |
|
| Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель |
|
| Нарушение правил работы с онлайн-кассой (сроки регистрации, условия регистрации и т.д.) | |
| Должностное лицо |
|
| Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель |
|
Привлечение к ответственности за мнимые и притворные расчёты
Бывают ситуации, когда продавец создаёт искусственный возврат денег – формирует чек возврата с помощью кассы, но фактически операцию не проводят.
Например, сотрудник магазина электронной техники продал смартфон за 50 000 рублей – владелец бизнеса должен заплатить налог с этой продажи. Продавец может провести на кассе возврат, тогда эта выручка не будет зафиксирована. Следовательно, платить налог будет не с чего. Покупатель, конечно же, никакой возврат не получит и даже не узнает об этой махинации со стороны магазина.
Таким образом, мнимые расчёты – это несуществующие кассовые операции, по которым фиксацию провели «для вида». Притворные расчёты – это операции, когда вместо одного расчёта производят другой с целью прикрытия первого.
Кассовый аппарат или программная касса
Несмотря на широкое и быстрое распространение программных касс, немало предпринимателей остаются верны традиционному «железу», причем даже не всегда новому. Суммирующие кассовые аппараты дешевле и на первый взгляд проще в использовании, с ними не нужно специально учиться работать. Но все остальные моменты, в том числе организационные, ложатся на владельца точки. В том числе и форс-мажор: если случится авария на подстанции или начнет сбоить сам аппарат, работа встанет. С программными кассами такого не бывает, их можно налаживать и настраивать удаленно. То же относится к открытию или закрытию смены.
Такие не просто фиксируют поступление-выход денег, но и помогают навести порядок, с ними просто не останется неучтенных или забытых пунктов. Одна касса выполняет обязанности по:
- финансовой аналитике;
- учету товаров;
- CRM и ERP.
Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию Банка России от 11.03.2014 №3210-У, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег. Прямых исключений для НКО нет.
Согласно Указанию Банка России о порядке ведения кассовых операций лимит кассы определяется исходя из поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Некоммерческие организации, не ведущие коммерческую деятельность, не имеют возможности определить лимит остатка наличности в кассе по выручке. Поэтому следует определить лимит кассы по расходам наличных, учитывая объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо — ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.
Если необходимых для расчета расходов нет, придется сдавать все деньги на конец дня в банк. Контролирующие органы могут оштрафовать организацию и ее руководителя за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Но есть исключения для субъектов малого предпринимательства, которые лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.
Остались вопросы?
Пишите в комментарии!
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |