Счёт на оплату: подробности его заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счёт на оплату: подробности его заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Иногда сделка происходит без заключения классического многостраничного соглашения. Статья 434 Гражданского кодекса даёт сторонам право заключать договор в любом виде. Исключение — отдельные его разновидности, которые по закону должны быть заключены в определённой форме. Это относится, например, к договору займа между гражданами на сумму более 10 тыс. рублей, договору добровольного страхования и другим.

Если же в законе такое условие не оговорено, договор можно заключить в любой удобной форме. В таком случае соглашение можно заменить счётом. Но важно, чтобы в нём указывалась вся существенная для договора информация. Например, если стороны договорились о поставке товара, счёт должен содержать его наименование, цену и количество, порядок и срок проведения расчётов. Такой счёт считается офертой, то есть предложением поставщика заключить договор. Оплата счёта покупателем признаётся акцептом оферты. После её проведения будет считаться, что договор между сторонами заключён на тех условиях, которые были указаны в счёте.

Вместо полноценного «бумажного» соглашения можно составить документ, который объединяет в себе информацию из счёта и основные условия договора. Этот документ так и называется — договор-счёт. Он выглядит практически так же, как и счёт на оплату, бланк лишь дополняется основными условиями сотрудничества. Прописать их можно между табличной частью и подписью. В договор-счёт можно включить любые положения, которые стороны посчитают важными.

Итак, мы разобрались, как выставить счёт на оплату от ИП, а также рассмотрели, когда он выписывается и что в него необходимо включить. Поскольку этот документ не является бухгалтерским, то и правила его составления не регламентируются. Однако практика делового оборота сложилась так, что счёт используется практически во всех сделках. Чтобы избежать лишних сложностей, рекомендуют придерживаться традиционной формы этого документа.

Как заполнить счёт-фактуру

Продавец должен выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, услуг, или получения предоплаты. Счёт-фактуру делают в 2 экземплярах, один — для покупателя, другой для продавца.

• заполнение начинается с номера документа и его даты (номер должен быть последовательным, по возрастанию);
• указываются реквизиты продавца (полное наименование, адрес, ИНН и КПП);
• пишутся данные о грузоотправителе и грузополучателе. Нужно заполнять только при продаже товаров. При оказании услуг и выполнении работ ставятся прочерки;
• ставим ссылку на платёжно-расчётный документ (платёжное поручение), его номер и дата;
• заполняем наименование валюты и её код по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль 643);

Переходим к заполнению таблицы:

• столбец 1 — название объекта договора (как прописано в самом договоре);
• столбцы 2 и 2а: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения и её условное обозначение. Например, 796 штука;
• столбец 3 — количество или объём;
• столбец 4 — цена за единицу измерения;
• столбец 5 — стоимость товара (работ, услуг) без налога;
• столбец 6 — в том числе стоимость акциза (если нет, пишем «без акциза»);
• столбец 7 — налоговая ставка НДС (может быть 0%, 10%, 20%);
• столбец 8 — сумма налога (НДС) предъявляемого покупателю;
• столбец 9 — стоимость товара (работ, услуг) с налогом (НДС);
• столбцы 10 и 11 относятся к импортным товарам. 10 — код страны происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира, 10а — её краткое наименование. Например, 156 Китай. 11 столбец — номер таможенной декларации.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

• Кто и кому выставляет счет.
• За что требуется оплата.
• Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
• Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
• Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.

Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:

• номер по порядку и дату формирования счета;
• наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
• организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
• сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
• наличие (отсутствие) НДС;
• при необходимости — последний срок оплаты;
• ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
• для бумажного документа (при наличии) — печать.

Обязательные реквизиты документа

Обязательно укажите реквизиты продавца и покупателя.

Сведения о продавце:

• полное наименование компании или Ф. И. О. (для ИП);
• полный адрес;
• ИНН;
• КПП;
• номер расчетного счета;
• номер корреспондентского счета;
• БИК;
• контактные данные — номер телефона, адрес электронной почты.

Сведения о покупателе:

• для организаций — наименование, адрес регистрации, ИНН, КПП, банковские реквизиты;
• для ИП — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации, ИНН, банковские реквизиты;
• для физических лиц — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации.

Чего в счёте быть точно не должно

Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:

1. Реквизиты плательщика помимо его наименования.

2. Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.

3. Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.

4. Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Выставляем счет на английском языке

Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).

Согласно рекомендациям специалистов, любая счет-фактура, выставленная на английском языке, должна включать такие сведения:

• исходящий и входящий собственный номер;
• имя, контактные данные продавца;
• сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
• дату выписки;
• данные о компании и налогообложении;
• дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
• номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
• итоговая сумма;
• платежные условия;
• и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.

Выставление счета физлицу

Зачем может потребоваться выставление счета физическому лицу? В наше время физические лица — не предприниматели все чаще используют безналичную форму оплаты. Потому что не всегда есть возможность, например, оплатить покупку на сайте по банковской карте. А через специальное банковское приложение можно оплатить счет, не приезжая в офис продавца или магазин. В этом случае счет ничем не будет отличаться от обычного счета, используемого компанией в работе.

В случае если физическое лицо будет выступать продавцом товара, работ или услуг, то для оплаты покупатель — юрлицо или ИП — может потребовать счет. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда компания арендует квартиру для своих работников у физлица или, например, покупается предмет интерьера у частного мастера. Чаще всего с физлицом составляется договор, в котором прописываются все обязательные реквизиты, в том числе данные для оплаты. Но если покупатель просит счет, то можно также воспользоваться нашим образцом, вставив свои реквизиты и данные покупателя.

***

В нашей статье мы рассмотрели обязательные и дополнительные реквизиты счета. Предложенный образец поможет бухгалтеру в работе при оформлении этого документа. Попутно мы поговорили о счете физлицу. А наши размышления о том, является ли счет первичным или вторичным документом, расставили все точки над «и» в обсуждении этого документа.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Документы».

Что такое счет на оплату

Счет на оплату является документом, который повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты и др.) и сумма платежа. То выставлять расчетную накладную не обязательно. Однако часто в договоры включают условие об оплате на основании выставленных документов по расчета.

Иногда выставленный коносамент является договором. Это бывает, когда одна из сторон направляет другой стороне документ. Который содержит все существенные условия договора и представляет собой оферту. Уплата по документы другой стороной в установленный срок является акцептом. И договор считается заключенным в простой письменной форме. (подпункт 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ). коносамент может быть акцептован и другими способами.

Какие данные содержатся в счете?

Счет – это документ, в который вносятся определенные, четко установленные данные продавцом или же представителем услуг. Фактически, документ отражает в себе часть сделки, которая касается финансового аспекта. Покупатель или же клиент на основании данного документа проводит оплату услуг. При этом, оплата может быть безналичной, то есть перечисление средств на счет продавца/предприятия с учетом перечисления со счетов покупателя/клиента. Можно также осуществлять наличную оплату. Она производится на расчетный счет, который указывается в предоставленном счете на оплату.

В счете должна быть обязательно указана такая информация:

• Предоставляются точные данные о том человеке, кто составил данный счет. При этом, учитывайте также то, что должно быть указано наименование предприятия, магазина или же организации. После, указываются данные ответственного лица, которое составляет документ;
• Обязательно нужно указать все данные, которые касаются продавца. При этом, также формируется необходимость указания персональных данных, а также наименования организации, если речь идет о том, что счет предоставляется юридическому лицу или же предпринимателю;
• Указывается полный список товаров, которые выбрал и приобретает покупатель. Если речь идет о предоставлении услуг, то формируется перечисление всех услуг, которые выбрал и собирается оплатить клиент. То есть, фактически, нужно сформировать указание того, за что именно собирается платить клиент или же покупатель;
• Следует четко указать цены на предоставляемые товары и услуги. В данной ситуации происходит четкое распределение каждой услуги или же товара, количества, а также формируется общая, окончательная сумма, которая должна быть оплачена клиентом или же покупателем;
• В конце документа указываются все реквизиты по счету расчетного типа. В принципе, именно на такой счет проводится процесс перечисление денежных средств, поэтому, нужно четко указать все необходимые данные, проверить их, чтобы средства поступили на нужный счет. Если вы допустите ошибку в указании счета и покупатель отправит деньги не туда, то будет считаться, что покупатель свою часть обязанностей выполнил, и вам придется самостоятельно заниматься вопросом возврата денежных средств.

Когда нужно выставить счет?

Счет выставляется в разных случаях. Как мы уже говорили, в случае, если договор подписан, тем не менее, в нем нет указания конкретных сумм, которые следует оплатить за предоставленные товары или же услуги, не указывается объем предоставленных услуг или же определенных товаров/исполнений, то в данной ситуации, основным документом, который будет определять необходимость оплаты, будет именно счет. Все дело в том, что чаще всего договора содержат в себе общие параметры и положения договорных отношений. По мере необходимости, при составлении такого документа, покупатель или же клиент отправляет запрос продавцу, продавец в свою очередь составляет счета, на основании конкретного запроса.

Также оформление счетов является основой проведения однократных покупок, при которых не составляется договор. Чтобы получить товары или же определенные услуги, потенциальный клиент должен произвести их оплату. Как вы понимаете, однократная покупка не сочетается с оформлением договора, так как составление данного документа в данной ситуации просто не имеет смысла.

Бывает и так, что клиенту крайне срочно нужны материалы, услуги или же товары. В данной ситуации, просто нет времени, чтобы оформить договор. Тогда, проводится оплата на основании счетов, продавец осуществляет нужную поставку, а договор о взаимоотношениях составляется позже.

Теперь становится понятно, что данный документ отражает в себе специализированный акт, который по сути включает в себя основание для проведения оплаты четко определенному продавцу от четко установленного покупателя. Обязанность продавца предоставить данный счет, и после его оплаты – товар или же услуги. Обязанность покупателя или же клиента, сделать оплату средств на основании предоставленного счета. Чтобы произвести все соответствующие действия, продавец должен иметь на руках не только образец платежного документа, но еще и расчетный счет, на который будут перечисляться средства.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Похожие записи:

• Условия признания расходов при УСН (доходы минус расходы)
• Как забрать машину со штрафстоянки, если произошло задержание (эвакуация) ТС?
• Срок сдачи среднесписочной численности в 2023 году