Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец и бланк табеля учета рабочего времени в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.
В каких случаях ставят код НН
Формы и порядок заполнения
В 2023 году, как и ранее, допускается ведение документа в произвольной или утвержденной унифицированной форме:
- Т-12. Считается универсальным табелем, в котором работодатель отражает учет рабочего времени, а также проводит расчеты по оплате труда персонала (соответственно раздел 1 и 2).
В случае, когда на предприятии расчет заработной платы осуществляется отдельно, заполнение второго раздела не требуется.
- Т-13. Предназначена только для автоматизированного учета времени работы без расчета заработка сотрудников. Применяется в организациях, на входе в которые установлены специальные турникеты, считывающие информацию о приходе/уходе трудящихся.
- ОКУД 0504421. Эта форма, утвержденная Министерством финансов РФ в 2015 году, используется для учета времени работы сотрудников органов государственной власти, казенных предприятий и муниципальных учреждений.
Табель ведется уполномоченным лицом в одном экземпляре в электронном и бумажном виде. Его подписывает ответственный сотрудник, руководитель подразделения и кадровик. Далее форму необходимо направить в бухгалтерию для расчета заработной платы отдельно по каждому трудящемуся.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.
Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.
В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.
В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Заведующий отделом |
6 |
6 |
12 ч |
|||||||||||||
|
Г |
Г |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||||
|
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
92 ч |
||||||
|
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
В |
В |
О |
О |
О |
О |
О |
14 дн. |
||
|
Заведующий отделом |
2 |
2 ч |
||||||||||||||
|
А |
В |
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
||||||||||
|
2 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
1 дн. |
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей
Поскольку от сведений, внесенных в табель учета рабочего времени напрямую зависит начисление заработной платы сотрудникам, правильность его заполнения и соответствия установленным требованиям проверяет как налоговая служба, так и специалисты ФСС и ГИТ.
Важно правильно обозначать в табеле время работы сотрудников, для которого предусмотрено сразу несколько обозначений:
-
«Я» или «01» означает работу в обычное дневное рабочее время;
-
«Н» или «02» — работа в ночное время;
-
«РВ» или «03» — выход на работу в выходные и праздники;
-
«С» или «04» — сверхурочные часы работы;
-
«ВМ» или «05» — вахтовая работа.
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)
| Наименование | Буквенное обозначение | Цифровое обозначение | |
| 1 | Дневное и вечернее время работы | Я | 01 |
| 2 | Ночное время работы | Н | 02 |
| 3 | Работа по выходным и праздникам | РП | 03 |
| 4 | Сверхурочная работа | с | 05 |
| 5 | Командировка | К | 10 |
| 6 | Основной отпуск | от | 14 |
| 7 | Дополнительный отпуск | од | 15 |
| 8 | Учебный отпуск | У | 16 |
| 9 | Сокращенное время работы для учащихся | УВ | 17 |
| 10 | Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда | УД | 18 |
| 11 | Отпуск по беременности и родам | р | 19 |
| 12 | Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой) | оч | 20 |
| 13 | Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый) | ож | 21 |
| 14 | Неоплачиваемый отпуск | до | 22 |
| 15 | Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом | ОЗ | 24 |
| 16 | Больничный | Б | 25 |
| 17 | Неоплачиваемая нетрудоспособность | т | 26 |
| 18 | Часы сокращения работы | лч | 27 |
| 19 | Простои (по причинам, не связанным с работником) | вп | 28 |
| 20 | Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда) | г | 29 |
| 21 | Прогулы без уважительной причины | ПР | 31 |
| 22 | Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день) | НС | 32 |
| 23 | Выходные дни | в | 33 |
| 24 | Забастовки | ЗБ | 34 |
| 25 | Неявки по неясным причинам | НН | 35 |
Основные правила заполнения кодов в табеле учета рабочего времени
Коды и обозначения в табель учета рабочего времени вносятся сотрудником (табельщиком), ответственным за ведение этого первичного документа. Небольшие фирмы могут возложить обязанность по заполнению табеля на кадровика или руководителя подразделения.
Организация может разработать и использовать собственные коды, утвердив их приказом.
Если допущена ошибка, неправильные данные зачеркивают одной чертой, а сверху пишут верные сведения с указанием даты исправления.
Каждым структурным подразделением заполняется отдельный табель учета рабочего времени. После того как табель полностью заполнен, его подписывают ответственный сотрудник и руководитель структурного подразделения.
Каждый месяц не позднее 1 и 15 числа документ передают в бухгалтерию для своевременного расчета зарплаты.
Как выглядит документ
Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.
Бюджетные же учреждения должны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России от 30.03.2015 N52н).
А сейчас нас интересует расшифровка табеля учета рабочего времени 2020. Как видим, в ячейке, соответствующей каждому дню месяца, проставляют буквы. Выясним, что они значат, ведь обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 — это код, объясняющий, находился ли работник на месте или отсутствовал и по какой причине.
ВАЖНО! Следует учесть, что условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. Это значит, что коды для Т-12 и Т-13 различаются.
Отдельные случаи табелирования
В таблице рассмотрены отдельный случаи:
| Случай | Решение |
| Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми) | Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней |
| Сотрудник был уволен в середине месяца | Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года |
| Известно, почему служащего нет на месте | Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы |
| Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы | Ставится «НН(30)» (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю |
Расшифровка обозначений разновидностей отпуска
В буквах и цифрах закодированы все варианты отпусков. Они прячутся за цифрами от 09 до 17.
Расшифровать обозначения ежегодных отпусков – основного и дополнительного, – проще всего, поскольку они обозначены как ОТ (09) и ОД (10). Прочие виды отпусков имеют такие коды:
| Вид отпуска | Зашифрованное обозначение | |
| буквами | цифрами | |
| Учебный оплачиваемый, для тех, кто совмещает работу и обучение. Логично, что он обозначается такой буквой (У).
Он относится к дополнительным отпускам |
У | 11 |
| Учебный неоплачиваемый – также отпуск дополнительный. Чтобы отличить его от предыдущего, в код кроме буквы У вставлена Д | УД | 13 |
| За свой счет: | ||
| — полученный по согласованию с нанимателем | ДО | 16 |
| — предоставленный в предусмотренных законом случаях (недаром код содержит букву З – от слова «закон») |
ОЗ |
17 |
Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений
Например, для обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — отпуск по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков можно ввести код «ДО» в табеле учета рабочего времени, что будет отражать отпуск без сохранения заработной платы. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка. При введение дополнительных кодов, необходимо закрепить перечень новых буквенных обозначений в локальном документе.
Коды в документе по учету продолжительности труда сотрудников необходимы для корректного заполнения бумаги. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в методических рекомендациях к Приказу Минфина России от № 52н. Например, для планового отпуска в табеле обозначение — «О».
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году
Для внесения информации о трудовой активности, явках и отсутствии сотрудника применяются сокращенные условные обозначения, к примеру:
- Я — явка с указанием количества отработанных часов;
- В — выходной;
- К — командировка;
- ОТ — отпуск.
К табелю учета рабочего времени может прикрепляться дополнительный лист, оформляемый при увольнении работника. Предлагается рассмотреть несколько нюансов внесения информации в табель.
- Неявка сотрудника на работу.
Если сотрудник не явился на рабочее место по неустановленной причине, то в графе 4 ставится код «НН» или «30», что означает «Неявка по невыясненным причинам». После предоставления работником документальной информации о причинах отсутствия на работе в табель вносятся соответствующие изменения.
- Болезнь в период отпуска.
Нередко случается так, что сотрудник, находясь в отпуске, заболевает, получает травму, либо возникают иные обстоятельства, дающие основания для оформления больничного листа. Если по факту выхода на работу предоставляется больничный, то в табеле учета рабочего времени в ячейках для проставления дней отпуска (ОТ) указывается код (Б) — больничный.
Отпуск продлевается на время болезни сотрудника.
- Праздник в течение отпуска.
В случае, когда на период нахождения в отпуске выпадают праздничные дни, то они отмечаются в табеле с кодом «В», а остальным дням отпуска присваивается код «ОТ».
Такие дни отражаются в соответствии с утвержденным производственным календарем, учитываемым все установленные праздничные периоды освобождения от работы и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства РФ.
Выходные дни для различных категорий работников варьируются в зависимости от установленного для конкретного сотрудника графика. Код учета выходных дней в табеле может быть разным и зависит от способа их оплаты и оснований для предоставления.
Стандартный выходной обозначается буквенным «В» или цифровым «26» кодом. При предоставлении компанией вынужденного дополнительного выходного, она оплачивается в размере среднедневного заработка. В табеле такой день отображается под кодом «ОВ» или (27).
Предлагается ознакомиться с буквенными обозначениями, применяемых в табеле учета рабочего времени.
| Нахождение на работе | |
| Я | Явка на дневную смену |
| Н | Работа в ночную смену |
| РВ | Работа в выходной или праздничный день |
| С | Сверхурочная работа |
| ВМ | Работа вахтовым методом |
| Нахождение в командировке или на курсах повышения квалификации | |
| К | Служебная командировка |
| ПК | Повышение квалификации с отрывом от производства |
| ПМ | Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
| Отсутствие на рабочем месте | |
| Б | Нахождение на больничном с выплатой пособия |
| Т | Временная утрата трудоспособности без выплат |
| ЛЧ | Сокращенный рабочий день |
| ПВ | Вынужденный прогул при необоснованном отстранении или увольнении по инициативе работодателя |
| Г | Неявка по причине исполнения государственных или общественных обязанностей |
| ПР | Прогул без уважительной причины |
| НС | Неполное рабочее время |
| В | Выходной или праздничный день |
| ОВ | Дополнительный выходной с оплатой |
| НВ | Неоплачиваемый дополнительный выходной |
| ЗБ | Забастовка |
| НН | Неизвестная причина неявки |
| РП | Простой по вине работодателя |
| НП | Простой по причине форс-мажора |
| ВП | Простой по вине работника |
| НО | Отстранение от работы с оплатой труда |
| НЗ | Приостановка работы при задержке выплаты заработной платы |
Табель учета рабочего времени является одним из обязательных документов унифицированной формы, который каждый работодатель должен вести в строгом соответствии с действующим законодательством.
В работе применяется типовой бланк либо специально разработанный собственными силами. Документ отображает трудовую активность сотрудника, а также периоды его отсутствия на рабочем месте, что в последующем позволяет рассчитать заработную плату, социальные выплаты и пособия, а также правильно делать налоговые отчисления.
Нарушения действующего законодательства неизбежно приведут к привлечению к административной ответственности, как работодателя, так и должностное лицо, уполномоченное на ведение ТУРВ.
Коды для Табеля учета рабочего времени
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
- Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
- Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
- В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.