Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как передавать дела при увольнении: основания и образцы документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы при передаче должны быть сшиты в папки. Комиссия принимает их по описи, сверяя наименование дел и документов с данными в ней. Проверяют фактическое наличие ценностей, которые числятся под ответственностью увольняемого лица, проводят их пересчет. Информацию о них тоже фиксируют в описи.
Как оформить акт приемки-передачи дел
По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:
- Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
- название переданных документов и их количество;
- наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
- если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
- при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
- в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.
Что должно быть в акте передачи документов
Теперь о конкретной форме акта приема-передачи документов между руководителями (старым и приемником либо лицом, временно вступающим в эти обязанности). Целесообразно чтобы такой документ имел следующие реквизиты:
| Название части | Описание |
| Информационная часть | Тут указывается наименование документа, место и дата его составления, полностью название должности уходящего руководителя, а также наименование должности приемника (временно замещающего лица). А также указываются присутствующие в качестве свидетелей лица. Их должности пишутся также полностью. Указываются развернутые Ф. И. О. всех участников процедуры. |
| Описательная часть процедуры | В этой части должно быть обозначено основания для составления акта, какие действия выполняются, на конкретный момент. Сами же документы, что подлежат передаче, должны обозначаться общим списком с указанием количества страниц (если оригинальный экземпляр содержит более чем 1 лист). В случае наличия текста на документе с двух сторон, об этом также целесообразно упомянуть. Оптимально, если перечень документов будет сведен в таблицу, где обозначается порядковый номер, наименование документа, количество листов, а также остается чистой графа для примечаний, которые могут возникнуть во время процедуры передачи (например, документ может быть в наличии, но иметь определенные физические повреждения). |
| Часть, где участники передачи оставляют свои подписи | Здесь целесообразно указывать полное наименование должности, а также Ф. И. О. (тут можно в сокращенном виде) подписантов. Напротив каждой фамилии проставляется подпись участника. |
В некоторых случаях акт приема-передачи может предоставляться на утверждение собственнику компании (собранию акционеров), которым подотчетны старый и новый руководители. Такой вариант зависит от желания самого собственника контролировать процесс. Стандартный образец акта можно подыскать в интернете.
В качестве третьих лиц, участвующих во время процедуры передачи документов, должны выступать компетентные специалисты, понимающие, что конкретно тут передается. Обычно это главный бухгалтер компании, ее финансовый директор либо заместитель, отвечающий за финансово-хозяйственную деятельность.
В процессе привлечения таких лиц нужно руководствоваться использованием ими таких документов (обычно у них находятся копии) для подготовки договоров, выполнения платежей, подтверждения определенных полномочий. Не нужно привлекать для этих действий неосведомленных лиц, которые в будущем попросту не смогут внятно рассказать, что же передавали руководители друг другу.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Акт приема — передачи дел: образец составления
- рабочий процесс не приостанавливался;
- трудовые права и обязательства отсутствующего работника исполнялись надлежащим образом;
- можно было реализовать оценку объема работы сотрудника, который принимает дела;
- можно было распределить зоны ответственности;
- регулировать возникновение следующих ситуаций: уход в отпуск, оформление командировки и командировочных, временная нетрудоспособность, увольнение и другие случаи, при которых работник вынужден будет отсутствовать на рабочем месте длительное время;
- принимать и обрабатывать поступающие сведения по различным каналам связи;
- осуществлять проверку документов на правильность доставки, целостность вложения;
- своевременно регистрировать поступающие документы в журнале учета, а также направление их на рассмотрение руководством учреждения и в структурные отделения организации;
- обеспечивать сохранность дел в соответствии с утвержденным регламентом.
Законодатель РФ не предусматривает унифицированного образца по заполнению документа приема-передачи дел. Каждое предприятие и организация имеют право разработать свой собственный шаблон. Если же уставом компании такое не предполагается, оформить акт приема-передачи дел можно в произвольной форме как в простом письменном виде, так и посредством печати на компьютере.
Особенности увольнения главного бухгалтера
Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.
Расторжение договора проходит на общих основаниях:
- по собственному желанию;
- инициативе руководства;
- причинам, сопряженным с материальной ответственностью.
Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:
- объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
- субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компанию, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.
Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.
Когда главный бухгалтер увольняется из организации, то он должен передать новому бухгалтеру все документы и материальные ценности, за которые ответственность несет бухгалтерская служба. Для организации передачи дел руководитель должен издать специальный приказ, касающийся смены бухгалтера.
Перед изданием приказа логично подумать над созданием передаточной комиссии. Ведь в самом приказе лучше показать состав комиссии, под чьим контролем которой будет проходить прием-передача «бухгалтерских» дел. Состав комиссии – произвольный. В нее можно включить, например, от двух до пяти человек.
Напомним, главное, о чём нельзя забывать: заставлять осуществлять передачу дел сотрудника после окончания его рабочего дня либо уже после непосредственного увольнения является незаконным.
По этой причине, распорядиться относительно приёма – передачи документальной базы необходимо заранее, без привязки к дате выхода на работу нового сотрудника.
Также следует помнить о том, что невозможно требовать обязательного участия в процедуре передачи будущего работника в том случае, если трудовой договор с ним ещё не заключён.
Закон позволяет принять сотрудника на временной основе на освободившуюся должность, но, обязательно предупредив его, что он должен принимать участие в процедуре приёма-передачи дел.
Что делать в нередкой ситуации, когда сотрудник увольняется, не передавая никому своих дел?
Закон не регламентирует данную ситуацию и не предусматривает никаких санкций. Единственно разумный вариант действий – это составление описи всех оставленных документов и материальных ценностей, имеющихся на момент прихода нового работника.
Составление акта при смене генерального директора
Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.
Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.
Что указывается в акте?
Правила производства говорят, что документу присуща стандартная форма. При заполнении не возникает особых сложностей. Изначально указывается название составляемой бумаги. Суть отражается коротко. Вписать нужно название города, где расположена фирма и день его составления.
Вносятся сведения относительно компании, составляющей бумагу. Это полное наименование и указание на направление работы. Прописывают то, какую должность занимает ответственное лицо. Личные данные руководителя подлежат отражению.
После этого отражают сведения относительно второго участника. Это название предприятия, фамилия и инициалы лица, отвечающего за то или иное направление. Далее прописывают полный перечень бумаг, подлежащих передаче. Составление документа производится в случае, когда передаваемые бумаги имеют ценное значение.
Случаи перехода ответственности при смене работников в должности
Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.
Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:
- Директор.
- Главный бухгалтер.
- Работник отдела кадров.
- Начальник отдела.
- Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
Поводом для смены материально ответственного лица может быть:
- Увольнение.
- Уход на длительный больничный.
- Отъезд в командировку или уход в отпуск.
- Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей. Он составляется руководителем компании в произвольной форме.
Информация, которая содержится в приказе:
- Данные об организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Причина и сроки выполнения приема-передачи.
- Перечень дел, которые будут передаваться.
- Состав комиссии и данные о ее председателе.
- Срок вступления в силу.
- Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
- Лицо, ответственное за процедуру.
Приказ о передаче дел при увольнении
Передача дел проводится на основании приказа, изданного руководителем предприятия. Когда передача дел и увольнение сотрудника происходит в филиале, то приказ может быть издан начальником главного филиала или начальником структурного подразделения. В приказе обычно указывается:
- Причина, по которой проводится прием – передача, а также устанавливается период времени для самой передачи;
- Определяется ответственное лицо, которое отвечает за проведение передачи дел и их прием;
- Утверждается состав комиссии, утверждается председатель комиссии;
- Назначается временной период, за который акт приема-передачи дел при увольнении вступит в силу.
Период передачи дел обычно устанавливается не позднее даты увольнения сотрудника, который снимает с себя ответственность. Чаще всего, если работник желает уволиться по собственному желанию, то трудовой договор расторгается в течение двух недель с последующего дня момента написания заявления на увольнение. Поэтому период передачи дел может продолжаться на протяжении до четырнадцати дней. Но следует учитывать, что Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет расторгнуть договор, не дожидаясь истечения двухнедельного срока, по согласию сторон (ст. 80 ТК РФ). Тогда документ о приеме – передаче должен происходить в более сжатые сроки.
До последнего рабочего дня сотрудники обязаны исполнять все, что написано в их инструкциях и договорах. Поэтому, если увольняющееся лицо отказывается передавать документы, вводить в курс преемника или участвовать в инвентаризации, руководство вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Например, по нормам ст. 192 ТК РФ, работодатель может сделать сотруднику замечание или объявить выговор. Если и это не помогло, то можно сменить основание для расторжения трудовых отношений и уволить работника на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В некоторых случаях, например, при уходе главбуха или руководителя, это можно сделать независимо от того, подал ли он заявление об увольнении по собственному желанию.
Правовые документы
- Статья 60 ТК РФ. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором
- Статья 192 ТК РФ. Дисциплинарные взыскания
- Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
Приказ о передаче дел при увольнении
Приказ о приеме-передаче дел оформляют в свободной форме, поскольку нормативно утвержденной формы нет.
Указывают в нем следующие сведения:
— Ф.И.О. и должность увольняющегося сотрудника, который передает дела;
— Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела;
— Ф.И.О. и должности других специалистов компании, которые принимают участие в передаче дел. Это может касаться замдиректора, руководителя отдела, кадровика, секретаря;
— причину проведения данной процедуры — увольнение работника;
— сроки ее проведения.
Руководство фирмы определяет, кому передавать дела при увольнении сотрудника. При этом нужно отталкиваться от его должности. Так, рядовой сотрудник или заместитель руководителя могут передавать дела своему руководителю.
Генеральный директор или начальник отдела при прекращении отношений с работодателем может передавать дела своему заместителю. Также руководство компании может определить другого сотрудника для принятия дел. Законодательные требования по этому вопросу отсутствуют, поэтому решение принимается исходя из структуры юрлица и с учетом отношений подчиненности.
Если объем передаваемых дел значительный, можно создать специальную комиссию, состав которой также указывают в приказе, с которым знакомят под подпись всех лиц, которые в нем упоминаются.
Образец приказа о передаче дел.
Общество с ограниченной ответственностью «Правильный курс»
ООО «Правильный курс»
Приказ № 5
Москва 20.11.2023
В связи с увольнением 04.12.2023 Федорова А.И. с должности юрисконсульта
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести процедуру приема-передачи дел не позднее 01.12.2023 в соответствии с порядком, утвержденным настоящим приказом.
2. Назначить ответственным за прием дел от юрисконсульта Федорова А.И. начальника юридического отдела Колосова Е.П.
3. Установить, что передаче подлежат следующие документы:
— судебные дела, в том числе архивные;
— переписка с контрагентами;
— хозяйственные договоры с приложениями;
— претензии и ответы на них;
— контакты контрагентов.
4. Начальнику юридического отдела Колосову Е.П. представить акт приема-передачи документов от юрисконсульта Федорова А.И. не позднее 04.12.2023 в двух экземплярах.
5. Начальнику отдела кадров Бардыгиной Е.С. ознакомить с настоящим приказом под подпись Колосова Е.П. и Федорова А.И.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Никаноров Никаноров И.С.
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Бардыгина Бардыгина Е.С.
20.11.2023
Начальник юридического отдела Колосов Колосов Е.П.
21.11.2023
Юрисконсульт Федоров Федоров А.И.
21.11.2023
Передача дел бухгалтером при увольнении
Законом не урегулирована процедура передачи дел при увольнении бухгалтера. Компания может самостоятельно разработать и утвердить ее в своих внутренних документах.
Конкретный перечень дел, подлежащих передаче при уходе из компании такого сотрудника, также нормативно не установлен. Как правило, это касается документов, денежных средств и материальных ценностей, за сохранность которых несет ответственность данный работник.
К документам, которые подлежат передаче при прекращении трудовых отношений с главным бухгалтером, могут относиться следующие:
— учредительные документы, в том числе устав компании;
— регистрационные документы фирмы: свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;
— документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета: учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы;
— сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
— акты проверок контрольных органов.
Также руководству компании целесообразно взять с увольняющегося главного бухгалтера пояснения, касающиеся ведения бухгалтерского и налогового учета, предоставления отчетности, порядка взаимодействия с другими структурными подразделениями, контрагентами, аудиторской компанией и контролирующими органами.
Это позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии, выявить отсутствие каких-либо документов, нарушения или недочеты в работе прежнего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между ним и новым главным бухгалтером.
Если главный бухгалтер отсутствует в связи с болезнью или по другим причинам, лучше дождаться его выхода на работу и провести прием-передачу дел в его присутствии. Это связано с тем, что он достоверно знает, где хранятся необходимые документы, а также может дать разъяснения по бухгалтерской (финансовой) отчетности и ведению бухгалтерского учета.
Порядок действий в случаях, когда главный бухгалтер отсутствует и не может лично передать дела при увольнении, фирма может предусмотреть в своем локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Так, можно указать, что в этом случае руководитель компании самостоятельно или с привлечение других работников проверяет наличие необходимых документов, которые должен был передать главный бухгалтер при увольнении. Итоги такой проверки нужно зафиксировать письменно, в частности, составить акт. В нем прописывают, какие документы в наличии, а какие отсутствуют, указывают выявленные недочеты. Кроме того, для более полной оценки состояния дел можно провести аудит.
На практике процесс передачи дел бухгалтером при увольнении обычно включает помимо передачи также издание соответствующего приказа и подписание акта приема-передачи дел. Если в трудовом договоре с бухгалтером закреплено условие о его полной материальной ответственности, потребуется еще провести инвентаризацию (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 27 Положения от 29.07.1998 № 34н). Если же в трудовом договоре такого условия нет, то обязательность такой процедуры компания может зафиксировать в своих внутренних документах (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Однако если инвентаризация не будет проведена, то при недостаче или утрате материальных ценностей компании сложно будет доказать, что они произошли в период работы конкретного бухгалтера, и взыскать с него убытки.
В приказе о передаче дел фиксируют, кому бухгалтер должен их передать при увольнении. Это может быть главный бухгалтер, другой работник бухгалтерии или несколько таких сотрудников, из которых образована специальная комиссия. Также принять дела может и руководитель. Еще один вариант, который часто используют: принять на работу нового сотрудника, который впоследствии займет освободившуюся должность. Так, при увольнении главного бухгалтера можно оформить нового работника на должность его заместителя, указав в трудовом договоре обязанность участвовать в приеме-передаче дел при увольнении главного бухгалтера. А после увольнения прежнего главного бухгалтера оформить перевод на его должность заместителя главного бухгалтера (ч. 2 ст. 57, ст. 60, 72, ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей. Он составляется руководителем компании в произвольной форме.
Информация, которая содержится в приказе:
- Данные об организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Причина и сроки выполнения приема-передачи.
- Перечень дел, которые будут передаваться.
- Состав комиссии и данные о ее председателе.
- Срок вступления в силу.
- Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
- Лицо, ответственное за процедуру.
Когда нужен передаточный акт
Начнем с того, что актом фиксируется:
- текущее состояние рабочего процесса;
- процент выполнения определенных задач;
- объем находящихся на хранении ценностей и документов.
Передача дел реализуется от увольняемого работника лицу, принимаемому на высвобождаемую должность. Если специалист на это рабочее место не найден, образец акта приема-передачи дел при увольнении оформляется с участием работника, который назначен временно исполняющим обязанности по высвобождаемой должности.
Перечислим, в чем заключаются преимущества передачи дел по акту:
- рабочий процесс не прекращается;
- новый специалист и его наниматель могут объективно оценить объем ежедневной работы;
- распределение ответственности во времени за период работы прежнего специалиста и время трудоустройства нового работника;
- работники знают, что результаты их работы будут проверены и оценены даже в случае расторжения контракта, поэтому стремятся выполнять свои обязанности качественно.
Если осуществляется расторжение трудового договора с главным бухгалтером, необходимо создать комиссию по проверке бухгалтерской отчетности. Она возглавляется руководителем компании. Обязательно проводится инвентаризация материальных ценностей, чтобы убедиться в достоверности данных бухгалтерского учета.
При увольнении материально ответственных сотрудников необходимо согласовать передачу дел с главным бухгалтером для минимизации риска несвоевременного выявления недостач материальных ценностей.