Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как компании грамотно управлять дебиторской задолженностью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основной задачей подобного менеджмента является минимизация разрыва между текущими средствами компания, и задолженностью в ее пользу. Ведь дебиторка – это, по сути, как раз долг, которым облагаются клиенты и контрагенты проекта. Возникает он по различным причинам, предоплата за товар, продажа ТМЦ с отсроченным платежом, обязательное возмещение ущерба, которое затягивается и другие факторы.
Допустим, предприятие реализует лакокрасочные изделия, продавая их оптом магазинам, которые платят в рассрочку. А своим поставщикам сырья проект при этом выдает деньги сразу же. Какая получается ситуация? Если клиентов мало, то разницу во времени между оплатой вполне получится погасить за счет оборотного капитала. Но с ростом количества участников цепочки, разрыв будет все сильнее увеличиваться. Возникает парадокс, чем больше клиентов – тем меньше денег. И приемы управления дебиторской задолженностью организации – это возможность не допустить критического разрыва, сохраняя финансовую устойчивость компании, а также нормальное функционирование всех отделов. В этом и заключается главная цель менеджмента.
Пути уменьшения проблемной дебиторки
В любом бизнесе присутствует дебиторская задолженность и это нормально, пока ее объем не превышает предельно допустимые значения. Управление дебиторкой с целью ее оптимизации – одно из приоритетных направлений финансовой деятельности предприятия. Чем меньше сумма долгов контрагентов перед компанией и лучше оборачиваемость дебиторской задолженности, тем больше у компании свободных средств для операционной деятельности и развития. Идеальный вариант – работа по предоплате. Но это выгодно продавцу и невыгодно покупателю. В большинстве компаний доля контрагентов, которые работают по предоплате, очень незначительна. Поэтому задача менеджеров предложить такие условия сотрудничества, которые заинтересуют клиентов в оплате по факту поставки или предоплате. Часто для этого используют дополнительные скидки или бонусы.
Цели и задачи управления дебиторской задолженностью: зачем это все
Главная цель в управлении дебиторской задолженностью сводится к тому, чтобы:
- сократить ее до минимума;
- избежать просроченных сумм.
Первое важно, потому что дебиторка – это хоть и активы компании, но выходит так, что временно они работают не на нее, а на контрагента. К примеру, организация отгрузила товар покупателю с отсрочкой платежа в две недели. В эти полмесяца у контрагента уже есть товар и еще не отданы деньги. А продавец довольствуется лишь записью на бухгалтерскому счете о том, что ему должны. Очевидно: в такой ситуации выигрывает дебитор.
Второе необходимо, потому что если уж текущий долг не особенно выгоден кредитору, то просроченная оплата – и подавно. Ведь у организации есть собственные обязательства. Как правило, они погашаются за счет возвращенной дебиторской задолженности. А если она не поступает в срок, значит, компании придется самой превращаться в не платящего вовремя должника, либо срочно изыскивать источники покрытия своей кредиторской задолженности, к примеру, брать кредит.
Цель определяет задачи управления долгами. Вот они:
- еще до подписания договора навести справки о потенциальном покупателе и решить, стоит ли отгружать ему продукцию или оказывать услуги с отсрочкой. А если это поставщик, то разумно ли платить ему наперед;
- решить, сколько времени компания готова ждать денег от своих покупателей. Заодно продумать, как будут варьироваться эти сроки в зависимости от типа контрагента, например, перспективности сотрудничества или имеющегося опыта работы с ним;
- продумать, как стимулировать контрагентов на досрочную оплату. Речь про скидки и прочие лояльности в обмен на скорейшее пополнение денежного оборота;
- закрепить систему контроля и ответственности по просроченным долгам. Сюда относятся напоминания контрагентам о приближающейся дате оплаты, подготовка претензий тем, кто решил пока не платить, поход в суд за правдой или продажа долгов коллекторам;
- автоматизировать процесс отслеживания дебиторки с момента появления ее на балансе до даты закрытия. Организовать аналитику в разрезе контрагентов, счетов, временных периодов, ответственных лиц и т.п.;
- установить критерии для оценки эффективности управления дебиторкой, чтобы понимать: работает система или дает серьезные сбои и надо что-то менять.
Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей
При планировании дебиторской задолженности нужно ответить на вопрос о желаемой цели (максимальный денежный поток, максимальная прибыль, максимальная выручка, минимальные убытки, минимальные риски) и способах ее достижения. При планировании кредиторской задолженности определяются источники финансирования и способы их привлечения, а также предпочтительные параметры финансирования (минимальная ставка по привлеченным средствам, максимальный срок заимствования).
Цели планирования закрепляются в локальных актах. Даже у коммерческих организаций положения о дебиторской, кредиторской задолженности чаще всего сводятся к регламенту взыскания дебиторской задолженности и погашения кредиторской задолженности. По мнению автора, это связано с относительной неразвитостью рынка и частыми кризисными явлениями, в результате чего компании прописывают в локальных актах в основном меры по борьбе с «просрочкой». Что же касается государственных учреждений, их стремление к искоренению неблагополучной дебиторской и кредиторской задолженностей выражено еще сильнее, так как соответствует государственной политике.
Примерная структура Положения о дебиторской и кредиторской задолженности такова:
1. Цели и задачи политики по управлению дебиторской, кредиторской задолженностью.
2. Термины.
3. Лимиты дебиторской и кредиторской задолженностей.
4. Порядок оценки кредитоспособности контрагента.
5. Меры по своевременному погашению дебиторской (кредиторской) задолженности.
6. Контроль исполнения Положения.
Контроль дебиторской и кредиторской задолженностей
Контроль задолженности заключается в установлении разного рода лимитов и нормативов, расчете и создании резервов по сомнительным долгам, работе с просроченной задолженностью и иных мероприятиях контрольного характера. В целях снижения рисков рекомендуется утвердить следующие лимиты: максимальный срок отсрочки, максимальная сумма задолженности в отношении одного дебитора (кредитора), максимальная совокупная сумма дебиторской (кредиторской) задолженности. В качестве базового показателя, по отношению к которому разрабатываются нормативы, можно принять размер чистых активов, например, установить, что лимит задолженности в отношении одного кредитора (дебитора) составляет 5% величины чистых активов.
К сведению: доля просроченной кредиторской и дебиторской задолженности по расходам определяет качество финансового менеджмента.
В особом контроле нуждаются просроченные долги. Как отмечалось выше, «просрочка» отражается в форме 0503769. Кроме этого, в соответствии с Приказом Минфина РФ от 29.12.2017 № 264н доля просроченной кредиторской задолженности и дебиторской задолженности по расходам входит в число показателей, определяющих качество финансового менеджмента.
Как управлять кредиторской задолженностью
Здесь работают те же принципы, что и с дебиторкой.
Вы можете спланировать уровень кредиторки по доле в плановой выручке или объеме закупок. Когда заключаете договоры, старайтесь выторговать наиболее выгодные условия. Если покупаете что-то — добивайтесь максимальной отсрочки платежа без увеличения цены. Если наоборот, продаёте — берите предоплату без снижения расценок.
Но не допускайте просрочек, чтобы не пришлось судиться с поставщиками или платить штрафы. Если возникли трудности с оплатой, не откладывайте решение до последнего дня, заранее полюбовно договоритесь с клиентом об отсрочке платежа или поставки. Если все-таки дойдет до суда, переписка с контрагентом поможет доказать, что вы не уклонялись от диалога и хотели урегулировать ситуацию. Это поможет снизить хотя бы размер штрафа.
Если ваш кредитор не потребовал свои деньги в течение срока исковой давности (три года), или был ликвидирован, долг перед ним можно списать. Сумма списанного долга будет считаться вашим доходом.
Как уменьшить дебиторскую задолженность
На практике условия возникновения проблемных долгов достаточно типичны:
- нет контроля оплат и четких сроков погашения долгов дебиторами;
- отсутствует регламент/протокол по работе с дебиторкой;
- нет ранжирования/сегментации контрагентов согласно их кредитоспособности;
- безответственный подход к документам (неправильно заполненные договора, нет актов выполненных работ и т. д.);
- несогласованность действий структурных подразделений компании при оптимизации дебиторской задолженности;
- нет персональной ответственности за выполнение работ по взысканию долгов.
Чтобы не возникала проблемная ДЗ нужно четко выполнять разработанную систему управления долгами дебиторов компании. Главное в работе с задолженностью – регулярность, настойчивость и активность.
Для анализа долгов нужны специальные отчеты, которые создаются с помощью различного программного обеспечения. Самый упрощенный вариант для небольших компаний с несколькими сделками в месяц – это Excel. Если же у вас крупный бизнес, то удобнее отслеживать должников и анализировать ДЗ с помощью CRM-системы или 1С. Эти программы позволяют быстро создавать отчеты по контрагентам, по менеджерам и по продуктам. Вовремя определять проблемные долги и начинать работу по их взысканию.
Проведение эффективной политики по управлению дебиторской задолженностью поможет сократить сумму замороженных денежных средств, которые необходимы для развития компании. Используйте в работе инструменты как soft-collection, так и hard-collection. Разработайте систему четких действий для сотрудников по работе с должниками. Работа компании без проблемной задолженности – это реально.
Финансовая стабильность любой компании требует превышения суммы дебиторской задолженности над кредиторской.
Дебиторская задолженность – это имущественные требования организации к юридическим и физическим лицам, входящим в число ее должников.
Дебиторскую задолженность принято рассматривать как:
- средство погашения кредиторской задолженности;
- часть продукции, переданной покупателям, но пока не оплаченной;
- одну из составляющих оборотных активов, финансируемых за счет собственных или заемных средств.
Предупредить образование дебиторской задолженности можно при помощи заранее подготовленного четкого плана ведения расчетов. За счет грамотно использования в финансово-хозяйственной деятельности собственных средств сокращается величина дополнительных издержек.
Компании важно быть аккуратной при выборе клиентов для сотрудничества, как можно более педантично прорабатывать и согласовывать условия сделки. Не стоит подписывать контракт, пока вы не видели максимально возможный комплект учредительных документов, не представили себе положение клиента на рынке, его платежеспособность и исполнительность по отношению к другим юридическим и физическим лицам. Предприятиям лучше пользоваться системой стандартов оценки потенциальных клиентов, сотрудников.
Работа с дебиторской задолженностью
В ходе управления задолженностью контрагентов хозяйствующим субъектом ставятся следующие цели:
- достижение оптимального уровня задолженности дебиторов хозяйствующему субъекту;
- ускорение возврата задолженности дебиторов;
- минимизация издержек, возникающих при наличии дебиторской задолженности, например упущенной выгоды от того, что своевременно неполученные средства от дебиторов можно было пустить в оборот и получить дополнительную прибыль.
Для осуществления эффективного управления обязательствами перед кредиторами необходима организация работы таким образом, чтобы способ управления позволял безопасно использовать заемные средства.
Целями управления обязательствами хозяйствующего субъекта перед кредиторами являются:
- правильная организация операций по учету обязательств хозяйствующего субъекта перед своими кредиторами;
- своевременное проведение операций по погашению и списанию обязательств хозяйствующего субъекта перед своими кредиторами.
От эффективности организации данных мероприятий зависит финансовое состояние хозяйствующего субъекта.
Классификация обязательств перед кредиторами для целей управления представлена в таблице 2.
Таблица 2. Классификация обязательств перед кредиторами для целей управления
| Вид обязательств перед кредиторами | Сроки погашения | Специфика управления группой задолженности |
|---|---|---|
| Текущая задолженность | Срок исполнения еще не наступил, срок исковой давности не истек | В процессе управления осуществляют контроль за своевременным погашением обязательств |
| Просроченная задолженность | Срок исполнения уже истек, в положенный срок обязательства не погашены, истек срок исковой давности | В процессе управления минимизируют долю просроченной задолженности перед кредиторами |
Контроль дебиторской задолженности
Как финансовая задолженность «дебиторка» относится к оборотной части капитала, а не к необоротному капиталу, который постепенно переносит свою стоимость на производимый товар.
Для поддержания должного уровня «рабочего» капитала компания вынуждена порою влезать в долги к банкам и поставщикам, если размер долгов ее покупателей начинает превышать обычные для нее пределы.
На этом этапе, если управление дебиторской задолженностью неадекватно современному ведению дел и учету, компания рискует потерять прибыль, частично или полностью, а собственники – столкнуться с невозможностью роста компании, ее стагнацией, или и вовсе – с утерей контроля над бизнесом
При этом причинами этого может стать один или несколько факторов плохого управления дебиторской задолженностью, например, задолженность очень низкого качества у огромной доли массовых покупателей, некорректная работа с просроченной задолженностью или низкий уровень планирования дебиторской задолженности.
Способы оптимизации дебиторки
Учреждение может предупредить образование ДЗ, сформировав четкий план ведения расчетов. Важным в финансово-хозяйственной деятельности является использование собственных средств, тогда сокращается величина дополнительных издержек.
Компания должна осмотрительно подбирать клиентов для сотрудничества, досконально прорабатывать и согласовывать условия сделки. Прежде чем подписать контракт, истребуется максимально возможный комплект учредительных документов, изучается рейтинг клиента на рынке, его платежеспособность и исполнительность по отношению к другим организациям, физлицам. Предприятию рекомендуется использовать систему стандартов оценки потенциальных клиентов, сотрудников.
Целью внутрифирменного управления дебиторской задолженностью промышленного предприятия также является обеспечение наиболее эффективной реализации экономических решений в процессе его деятельности.
Так, с одной стороны, получение платежей от должников порой является значимым источником поступления средств на предприятие, и резкое снижение дебиторской задолженности может быть негативным сигналом, свидетельствующим о снижении объема реализации (потеря покупателей продукции или о сокращении продажи в кредит). С другой стороны, предприятия не заинтересованы в росте дебиторской задолженности, так как она представляет собой отвлечение денежных средств из оборота и, как следствие, возрастает потребность в привлечении дополнительных ресурсов для своевременного погашения своих обязательств.
Для достижения поставленной цели необходимо руководствоваться следующими принципами Аристархова М.К., Валиев Ш.Н. Повышение эффективности управления дебиторской задолженностью предприятия путем создания имитационной модели управления.
Анализ процедуры снижения недоимки
Результат работы с контрагентами по исполнению договорных обязательств оценивается следующими методами:
- Составление динамики поступления финансов, рейтинга платежеспособности клиентов.
- Формирование периодической отчетности с расчетом соответствующих экономических показателей.
- Ведение непрерывного контроля, аудита бухгалтерского учета.
- Проведение сравнительного анализа состояния взаиморасчетов в разрезе предшествующих периодов.
- Диверсификация производственной деятельности.
- Проверка дифференциации кредитной политики.
- Мониторинг состояния рыночной экономики, курсов валют.
- Оценка стратегических, тактических мероприятий компании.
- Анализирование исполнения кредитной, платежно-расчетной политики.
- Проверка полноты действий по истребованию долга и др.
Как снизить риск появления дебиторской задолженности?
Наличие значительной суммы дебиторской задолженности, в большинстве случаев, является не очень хорошим признаком. Ведь это означает, что ваши контрагенты не платят вам за предоставленный товар или услугу.
Чтобы максимально обезопасить себя от образования подобной ситуации, при заключении договора с контрагентом, следует как можно подробнее описывать способы и время оплаты предоставляемого продукта. Если описание этих действий будет содержать общий характер, то у должника появится достаточное количество лазеек, чтобы не оплачивать предоставленные услуги или товары длительное время.
Но, к сожалению, предусмотреть все возможные нюансы не получится. Определенный риск невыплаты денежных средств, хоть и минимальный, остается всегда. Каждая сторона заботится только о своих интересах.
Важное правило при заключении любых сделок звучит так «Всегда нужно документировать устные договоренности. То, что было оговорено вслух, но не прописано в договоре, считайте, что не было».
Что случиться, если не проводить работы с дебиторской задолженностью
Если компания не будет проводить своевременные работы по ее уменьшению, это приведет к:
- ухудшению вашего положения на рынке – ведь у компании не будет хватать собственных денежных средств для совершения определенных сделок, сотрудничества с другими компаниями и оплату налоговых обязательств;
- вы не сможете достойно конкурировать на рынке. Неоплаченные средства могли пойти на разработку новых продуктов и улучшение уже существующих;
- увеличению риска потерять устойчивое финансовое положение – у компании существуют собственные обязательства перед другими организациями, которые нужно выполнять в срок. А из-за нехватки денежной наличности вы не сможете это осуществить.
Дебиторская задолженность – это финансовые и товарные активы компании, работающие на контрагента в результате сделки, договора и т.п. В роли контрагента могут выступать покупатели, подрядчики и другие подотчетные лица. Дебиторская задолженность относится к имуществу компании (ее активам) и подлежит инвентаризации независимо от срока погашения.
Простыми словами понятие дебиторская задолженность компании – это сумма долга, которую еще не вернули заемщику, за определенные услуги или товар.
Приведем пример дебиторской задолженности:
Предприятие «MAX» специализируется на изготовлении строительных смесей. У него имеется несколько дебиторов (должников), это фирмы, которые не имеют финансовой возможности произвести оплату товара сразу. Две стороны заключают договор с указанием срока погашения задолженности и всех нюансов в случае его невыполнения. Таким образом, компания «MAX» не отказывая в займе, в будущем получит экономическую прибыль.
Любое предприятие встречается с проблемой непогашения дебиторской задолженности. Конечно, у покупателя могут быть различные веские причины, но кого это волнует? Компания желает взыскать свои деньги за предоставленный товар.
Возврат дебиторской задолженности можно осуществлять разными методами, например, нанять мафию, ну а если законно, то лучше предъявить претензию или обратиться в судебные органы. Если вы решили уладить конфликт полюбовно, вам следует направить претензию должнику, чтобы четко изъяснить вашу позицию и выяснить имеет ли он какие-либо обоснованные возражения.
В обращении взыскания дебиторской задолженности нужно указать следующие пункты:
- Требование уплаты долга
- Подробный расчет суммы возникшего долга
- Расчет начисления процентов
- Крайний срок погашения задолженности
- Предупреждение об обращении в суд
Помимо этого, под претензией должна стоять подпись уполномоченного лица, так же следует приложить копии всех документов, имеющих отношение к задолженности. Если должник получил ваше письмо (должны быть доказательства) и не отреагировал в установленные сроки, то со спокойной совестью вы можете обращаться в суд с требованием возврата дебиторской задолженности.