Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основные требования к организации рабочего места руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рабочее место руководителя – это прежде всего его рабочий стол. Обустройство рабочего стола является одним из первоочередных шагов. Рабочий стол должен быть соответствующего размера, чтобы была возможность осуществлять сразу несколько процессов, например, работа за компьютером и параллельная работа с документами и другими бумагами. Также на столе необходимо иметь важные канцелярские принадлежности (ручки, карандаши, маркеры, измерительные приборы и т. п.).
Правильная организация
Итак, что же представляет собой рабочее место руководителя? Согласно формальному определению — это «обособленная часть помещения предприятия, оснащенная в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда». При этом рациональная ор¬ганизация рабочего места руководителя преду¬сматривает: подбор необходимых средств труда; рациональное их размещение; обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.
Алена АВГУСТ, VIP-коучер, эксперт по коммуникациям, психотерапевт, считает, что рабочее место руководителя в своем оформлении и организации ярко отражает степень уверенности в себе, понимание своей индивидуальности и… удовлетворенность деятельностью: «Как правило, у начинающих управленцев рабочее место напоминает либо «любое другое строго организованное место в офисе», либо представляет собой кипу бумаг (демонстрирующих или неумение организоваться, или кипучую деятельность — как самому себе, так и подчиненным). У более опытных и успешных — рабочее место тюнинговано: документы, если они есть, лишь там, где нужны и где удобно, четко распределены зоны для «своих и не очень», сама обстановка комфортна для личности».
И далее наш эксперт дает ряд советов, как правильно организовать успешное рабочее место.
ПЕРВОЕ ПРАВИЛО: систематизировать задачи. У вас много встреч? Организуйте комфортную зону для переговоров. Много работаете с документами? Используйте современные системы хранения и классификации документов. Необходимо собирать совещания? Выберите систему размещения в зависимости от стиля руководства: строгие руководители традиционного типа выбирают буквенный стол (по типам буквы «П» или «Т»), коммуникаторы — предпочитают открытое пространство с удобными стульями или креслами.
ПРАВИЛО ВТОРОЕ: ощущение личного комфорта. Здесь важно не столько подумать, сколько для начала почувствовать. Не хватает воздуха? Тогда — не только кондиционер, но и индивидуальный переносной мини-вентилятор. Не хватает жизни — большое видео, музыка, фотографии и прочие атрибуты активности к вашим услугам. Хочется домашности? Уютный мягкий ковер, диван — выбирайте. Помогает восстановиться переключение деятельности? Тогда пусть в кабинете будет то, что греет душу, — мини-гольф, теннис, рыбки-зверушки. Ищите и пробуйте.
ПРАВИЛО ТРЕТЬЕ: не забывать о том, что ваш кабинет — это ваша самопрезентация. Каким вы хотели бы, чтобы вас воспринимали коллеги, гости, партнеры? Важным? В ход — атрибутика хай-класса: натуральное дерево, кожа и прочее. Демократичным? Тогда интерьер будет проще и кабинет просторнее. Оригинальным? Присмотритесь к креативным агентствам — там и соковыжималки живут в центре офиса, и ковер для лежания на полу может быть. Главное -найти свой баланс желаемого и возможного.
Ирина Володина, директор по развитию компании «Поток Интер», соглашается с коллегой, подчеркивая, однако, что рабочее место руководителя должно быть прежде всего удобным — человек должен чувствовать себя естественно и раскованно: «Соответственно, все зависит от вкусов конкретного человека, а также особенностей самого бизнеса и использования кабинета. Если кабинет служит одновременно местом переговоров с клиентами, то тогда его дизайн следует тщательно разработать, он должен быть не только удобным для руководителя, но и подчеркивать важные для конкретного бизнеса аспекты. Например, директор рекламного агентства вполне может позволить себе оформление в кричащих тонах, обстановку нестандартной мебелью и в дополнение у него может жить говорящий большой попугай, который обучен различным смешным стишкам или поговоркам. И совершенно понятно, что такой кабинет никак не должен быть у директора компании, предлагающей финансовые услуги. Люди склонны строить финансовые отношения с серьезным и консервативным человеком, поэтому и рабочее место такого руководителя должно быть ближе к классическому стилю, и лишь как изюминки могут допускаться сдержанные вкрапления в интерьер нескольких предметов авангардного искусства».
Наш следующий эксперт — Алексей Белозеров, директор фонда «Народная инициатива», однозначно за порядок: «Рабочее место руководителя должно быть минимально загружено какими-либо предметами — тогда оно создает у посетителей ощущение, что это человек организованный, который все контролирует, и что ему можно доверять. На рабочем столе вполне могут присутствовать такие вещи, как iPad и Mac. Стол руководителя также органично может дополнять пресса — деловые популярные издания и один какой-либо непошлый глянец. Такая обстановка на рабочем столе будет не только хорошо восприниматься посетителями, но и самому человеку будет помогать настроиться на правильный лад. Даже если руководитель — человек не слишком организованный, склонный к бардаку, он может вполне разместить беспорядок в ящиках стола, рабочая же поверхность, доступная взглядам подчиненных и посетителей, должна быть именно такая, как было сказано выше».
Для нормальной работы руководителю как минимум необходимо иметь:
• канцелярские принадлежности;
• в идеале — два телефона (один телефон должен быть внутренний — имеется в виду телефон для связи внутри организации, а другой — для звонков за пределы организации). Хотя два аппарата могут и не понадобиться, если вся ваша организация состоит из вас и продавцов-консультантов. Ведь один и тот же телефон может быть как внутренним, так и внешним — эти функции вполне предусмотрены на современных мини-АТС для офиса;
• компьютер;
• ежедневник.
Сюда можно также добавить перекидной календарь.
Алена АВГУСТ выделяет следующие обязательные составляющие рабочего места руководителя: «Конечно, это все, что относится к деятельности — органайзеры, документация, оргтехника, системы связи, возможно, образцы продукции, таблицы, схемы, модели».
Ирина Володина считает, что рабочее место руководителя, как и любого другого современного человека немыслимо только без компьютера и телефона: «Все остальное — в зависимости от особенностей работы руководителя и тематики встреч, проходящих в кабинете. Если устраиваются презентации, то кабинет должен быть оборудован соответствующим оборудованием, так как презентовать клиентам что-либо на мониторе компьютера не слишком эффектно, да и неудобно».
Кроме так называемых обязательных составляющих есть и необязательные, но порой куда более важные, чем все вместе взятое. Семейные, детские фотографии, фото домашних любимцев, дорогие сердцу сувениры, памятные дипломы на стенах и прочие вещи, которыми рано или поздно обрастает каждый человек, являются своего рода постоянным источником положительных эмоций, и в разгар тяжелого трудового дня взгляд на них просто отдыхает. К тому же семейные фотографии послужат вашему имиджу — сразу будет видно, что вы уважаете традиционные ценности и, следовательно, будете надежным партнером.
Что такое рабочее место руководителя?
К столу должна прилагаться удобная мобильная тумба, которая позволит быстро и удобно находить необходимые предметы, бумаги и подобные вещи, не вставая с рабочего кресла. В подобной тумбе зачастую находится несколько ящиков, где все можно обустроить под свои нужды.
Рабочее кресло также имеет решающее значение в обустройстве рабочей зоны. Кресло руководителя должно быть удобным и просторным, чтобы не доставлять дополнительного дискомфорта на достаточно трудоемкой работе. Кресло должно позволять быстро занять удобное положение, которое можно будет сохранять на протяжении долгого времени, чтобы не прерывать рабочий процесс.
Следующими по списку идут всевозможные шкафы, стеллажи и другая мебель. Здесь все зависит от вкуса самого человека и общего предназначения предмета мебели. Существуют шкафы с застекленными дверцами, с открытыми полками или дверцами на замке. В рабочей области также может располагаться шкаф-гардероб, а особую ценность имеет сейф, который не должен быть на виду.
Также можно отметить важность стульев для посетителей кабинета, так как в обязанности руководителя входит и контакт с другими людьми, прием новых сотрудников или совещание с деловыми партнерами. Здесь тоже не стоит забывать о комфорте.
Расчетные нормативы для помещений
Процедуры строительства сооружений и зданий предусматривают соблюдение участниками градостроительной деятельности обязательных государственных норм и технических регламентов (СНиП).
Основными целями применения градостроительных норм, одобряемых органами исполнительной власти страны, являются:
- защита граждан, их жизни и здоровья;
- охрана природы, представителей животного мира и растительности;
- защита государственного (муниципального) имущества, собственности граждан и юридических организаций;
- предупреждение действий, которые могут ввести в заблуждение приобретателей имущества.
В общественных строениях, предназначаемых для административного применения, размер помещений для размещения руководства учреждений должен соответствовать следующим требования (СНиП 31-05-2003):
| Размещаемый сотрудник | Площадь (м2) исходя из числа сотрудников в организации (чел.) |
|||
| от 100 до 300 | от 300 до 600 | от 600 до 1000 | от 1000 | |
| Руководитель | 27-36 | 36-45 | 45-54 | от 54 |
| Первый заместитель (руководителя) | 18-24 | 24-36 | 24-36 | 36-45 |
| Заместитель | 12-18 | 18-24 | 18-24 | 18-36 |
| Помощник (референт) | 12 | 12 | 12 | 12-18 |
Презентабельное оформление стен столь же важно, как подбор качественной рамы к картине. Отделка становится фоном, подчеркивающим центральные интерьерные детали
В офисной сфере актуально использование следующих материалов:
ОбоиРечь идет о стеновых покрытиях премиального и элитного сегмента, изготовленных из высококачественного сырья. Особенно популярными в этой сфере являются текстильные обои, поскольку ткань смотрится благородно и дорого. ПокраскаОкрашивание создает нейтральное фоновое окружение вокруг рабочего места
При этом важно, чтобы стены были идеально оштукатурены и выровнены – любой дефект после покраски более заметным. Во время составления дизайн-проекта кабинета стоит учесть, что лакокрасочные материалы должны принадлежать к люксовому сегменту, желательно использование уникальных оттенков, индивидуально созданных колористами
ПанелиДеревянные панели создают ощущение солидности и роскоши. Это нестареющая классика, которая используется в Белом доме и Букингемском дворце. Отлично сочетается с обойными вставками.
Расчетные нормативы для помещений
Процедуры строительства сооружений и зданий предусматривают соблюдение участниками градостроительной деятельности обязательных государственных норм и технических регламентов (СНиП).
Основными целями применения градостроительных норм, одобряемых органами исполнительной власти страны, являются:
- защита граждан, их жизни и здоровья;
- охрана природы, представителей животного мира и растительности;
- защита государственного (муниципального) имущества, собственности граждан и юридических организаций;
- предупреждение действий, которые могут ввести в заблуждение приобретателей имущества.
В общественных строениях, предназначаемых для административного применения, размер помещений для размещения руководства учреждений должен соответствовать следующим требования (СНиП 31-05-2003):
| Размещаемый сотрудник | Площадь (м2) исходя из числа сотрудников в организации (чел.) |
|||
| от 100 до 300 | от 300 до 600 | от 600 до 1000 | от 1000 | |
| Руководитель | 27-36 | 36-45 | 45-54 | от 54 |
| Первый заместитель (руководителя) | 18-24 | 24-36 | 24-36 | 36-45 |
| Заместитель | 12-18 | 18-24 | 18-24 | 18-36 |
| Помощник (референт) | 12 | 12 | 12 | 12-18 |
Выбор мебели для кабинета руководителя
Если общее стилевое направление определено, можно переходить к подбору мебели. Она должна сочетаться со стенами, отражать характер директора и соответствовать деятельности компании. Так, юрист будет нелепо смотреться за столом из пластика, а дизайнер молодежной одежды — среди огромных диванов из натуральной кожи с позолотой.
Стандартное разделение на зоны
Величина, планировка кабинета руководителя и размещаемое в нем оборудование находятся в прямой зависимости от характера деятельности и объема работ, выполняемого владельцем помещения.
Важно учитывать сферу деятельности компании и среднее количество ежедневных посетителей, необходимые для работы директору технические устройства и материалы, объемы документации, а также принято ли проводить совещания в кабинете директора или для подобных целей используется иное помещение.
Процедура организации рабочего места, предусматривающая мероприятия по его оснащению и размещению средств и предметов труда с учетом их функциональности, имеет целью:
- увеличение производительности труда пользователя;
- повышение качественных параметров его деятельности;
- поддержание рабочей формы (работоспособности) руководителя, уменьшение его утомляемости.
При зонировании помещения учитываются все перечисленные цели:
- Первая зона отводится непосредственно под рабочий участок, место для работы с документами и информацией. Размер и форма стола подбирается с учетом размещения на нем необходимых устройств и вспомогательных приспособлений: канцелярских принадлежностей, телефонных аппаратов, мониторов. Стул должен быть подобран с возможностью поддержания физиологически правильной рабочей позы, не перегружая мышцы спины. Удобное сиденье позволит максимально сосредоточиться на выполняемой работе, не отвлекаясь на изменение позы.
- Следующая зона выделяется для проведения встреч, совещаний. Оптимально размещение в ней полукруглого стола, позволяющего рассадить сотрудников на равном расстоянии от начальника, обеспечивая тем самым равный визуальный контакт и психологический комфорт присутствующих.
- Еще одна зона – место отдыха, используемое для релаксации руководителя, а также для проведения встреч неформального характера. Специальные кресла с динамической посадкой позволяют располагаться в разных сбалансированных позах, благоприятствующих отдыху и восстановлению работоспособности организма.
Как составить характеристику рабочего места — образец?
Удобное сиденье позволит максимально сосредоточиться на выполняемой работе, не отвлекаясь на изменение позы.
- Следующая зона выделяется для проведения встреч, совещаний. Оптимально размещение в ней полукруглого стола, позволяющего рассадить сотрудников на равном расстоянии от начальника, обеспечивая тем самым равный визуальный контакт и психологический комфорт присутствующих.
- Еще одна зона – место отдыха, используемое для релаксации руководителя, а также для проведения встреч неформального характера.
Специальные кресла с динамической посадкой позволяют располагаться в разных сбалансированных позах, благоприятствующих отдыху и восстановлению работоспособности организма.
Недорогая офисная мебель в Москве
Наш интернет-магазин предлагает большой выбор эргономичной современной мебели по адекватной стоимости. В каталоге на сайте можно ознакомиться с товарными предложениями, посмотреть фотографии и узнать характеристики модели. Большинство товарных предложений находится в наличии на московском складе, что избавляет покупателя от долгосрочного ожидания товара. Если вам необходимо оформить офис в современном духе, тогда обращайтесь в наш онлайн-магазин. Неизменный деловой стиль с ноткой солидности и практицизма, прочность и безопасность, продуманная конфигурация – такими качествами обладают наши товары.
Рабочая зона, оснащенная нашим директорским столом, обязательно станет залогом успешности компании. Звоните нашим специалистам по телефону и задавайте вопросы. Сотрудники помогут Вам с выбором цвета, размера, проинформируют о характеристиках товаров. Заказать офисную мебель можно на сайте, воспользовавшись обратной связью. Личные менеджеры оперативно обрабатывают Вашу заявку и организовывают оперативную доставку заказа в любой уголок страны. Чтобы помочь Вам с грамотным планированием пространства, мы предлагаем услуги дизайнера-замерщика. Он выезжает в сжатые сроки по адресу для проведения необходимых расчетов.
Организация рабочего места руководителя — как правильно
Итак, что же представляет собой рабочее место руководителя? Согласно формальному определению — это «обособленная часть помещения предприятия, оснащенная в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда». При этом рациональная организация рабочего места руководителя предусматривает: подбор необходимых средств труда; рациональное их размещение; обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.
Эксперты по коммуникациям и психотерапевты считают, что рабочее место руководителя в своем оформлении и организации ярко отражает степень уверенности в себе, понимание своей индивидуальности и… удовлетворенность деятельностью: «Как правило, у начинающих управленцев рабочее место напоминает либо «любое другое строго организованное место в офисе», либо представляет собой кипу бумаг (демонстрирующих или неумение организоваться, или кипучую деятельность — как самому себе, так и подчиненным). У более опытных и успешных — рабочее место тюнинговано: документы, если они есть, лишь там, где нужны и где удобно, четко распределены зоны для «своих и не очень», сама обстановка комфорта для личности».
Особенности интерьера кабинета руководителя: приемы оформления помещения
При проектировании офиса для любой категории менеджеров следует учитывать следующие принципы:
- зонирование комнаты. Должны присутствовать следующие углы: зона для встреч, где будут размещены большой стол, много стульев, доска для демонстраций, проектор и другие способы отображения; основное место, где находится личное рабочее место с компьютерным столом или письменным столом, шкафами и полками для документов, сейфом; зона для встречи посетителей и деловых гостей с удобным диваном, креслами и журнальным столиком;
- вид комнаты директора. Стиль: деловой, строгий, практичный, комфортный. Можно внести небольшие личные изменения: повесить на стены буквы, почетные грамоты или фотографии с известными людьми профессии. Роспись на рабочем месте добавит разнообразия интерьеру. Убедитесь, что офис хорошо освещен как естественным светом, так и с помощью светильников и светильников;
- наличие фирменной символики. Компания крупного и среднего размера, скорее всего, производит атрибуты в виде ручек, блокнотов, флагов и других канцелярских товаров с логотипом компании. Разбавив такими вещами интерьер, можно подчеркнуть статус лидера.
Особенности дизайна маленького помещения офиса
Рациональная экономия небольшого пространства и дизайн офиса – трудная, но выполнимая задача. Грамотно спланировать организацию помещения, продумать рациональное использование каждого квадратного метра в стесненных пространственных условиях, привлекательно и стильно оформить интерьер, выделить зону приема и отдыха посетителей – сложно, но можно. Главное на начальной стадии планирования интерьера маленького офиса учесть мелочи. Тогда впоследствии не придется тратить на переделку лишние деньги и драгоценное время. Помощниками в этом станут опытные дизайнеры нашей студии, умеющие творчески решать подобные задачи. Они непременно предусмотрят в дизайн-проекте что-то из ряда вон выходящее, не отстающее от западной моды, не «перегружая» пространство лишними деталями.
Значительное время в течение рабочего дня у секретаря занимают телефонные переговоры. Благодаря телефону повышается оперативность принятия решений, отпадает необходимость в переписке, поездке в другую организацию и т. п. В обязанность секретаря входят прием телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение при необходимости руководителя с абонентом. Задача секретаря – освободить руководителя от вызовов, по которым может принять решение ответственный сотрудник организации.
Немаловажно соблюдать этикет при телефонных переговорах, потому что звонков очень много и каждый звонящий имеет свой характер. Если мы говорим, что секретарь – лицо фирмы, то правила этикета при телефонных разговорах знать необходимо.
1. Говорите только по существу, о самом главном, без излишних подробностей, кратко.
2. Будьте вежливым: необходимы доброжелательный тон, употребление вежливых форм общения, четкая дикция.
3. Будьте выдержанным: вести разговор нужно терпеливо, без эмоций, спокойно;
4. Нельзя передавать по телефону информацию, имеющую конфиденциальный характер.
5. Недопустимо занимать служебный телефон разговорами по личным вопросам, особенно в присутствии посетителей.
Помните, что каждый позвонивший вам человек считает, что его проблема самая важная и что вы его будете слушать столько, сколько потребуется, и что именно вы дадите ему исчерпывающий ответ. Безразличие с вашей стороны или нехватка времени могут разочаровать его и заставить плохо думать о вас, а значит, о вашей фирме. Деловые партнеры и клиенты судят об уровне профессионализма секретаря и о самой фирме именно по телефонным разговорам. Высокомерный, раздражительный тон, вульгарные интонации, неправильное произношение, детский лепет, отсутствие интереса к собеседнику навсегда оттолкнут человека от фирмы. Соблюдение культуры телефонных переговоров позволит сократить затрачиваемое на клиентов время.
Снимать трубку следует не позже третьего звонка, а лучше после первого. Секретарь первым начинает разговор, называя фирму, для того, чтобы исключить лишние расспросы звонящего. По правилам этикета первым должен поздороваться позвонивший, но это может сделать и секретарь после или до того, как назовет фирму. Если вас опередят, не забудьте ответить на приветствие. Не заставляйте ждать звонящего, но, если есть для этого веская причина, поинтересуйтесь, есть ли у него время ждать. Если такая пауза затягивается, обязательно вернитесь к аппарату и спросите, может клиент еще потерпеть.
После вашего ответного приветствия звонящий должен представиться, назвать цель обращения. Если этого он не делает, секретарь обязан попросить его об этом в вежливой форме, спокойно, но твердо. Нужно проявить корректную настойчивость, если звонящий упорствует и отказывается называть себя, ссылаясь на то, что в вашей фирме так принято или на то, что этого требует руководитель.
Проявите максимум внимания к звонящему, чтобы не переспрашивать и не уточнять, что ему нужно. Секретарю необходимо знать четкие распределения обязанностей всех руководящих работников, чтобы в случае ошибки звонящего, правильно его переадресовать в соответствии с его целями, интересами. В том случае, когда секретарь переадресует телефонный вызов другому сотруднику, следует сообщить абоненту фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон. Неправильная информация секретаря ведет к конфликтам в коллективе и раздражению звонящего.
Если для ответа абоненту возникает необходимость навести справку и отойти на некоторое время от телефона для поиска соответствующей информации, нужно предупредить об этом абонента. Если найти нужную информацию не представилось возможным, следует назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить.
Вежливо ответьте на все вопросы позвонившего, но только если он представился. Не разглашайте коммерческих тайн, не выходите за рамки своей компетенции, не говорите лишнего. Большинство людей, звонящих в организацию, волнуются, переспрашивают, забывают что-то спросить и перезванивают снова. Высококлассный секретарь должен быть выдержанным, терпеливым, вежливым, не давать волю чувствам, уметь успокоить нервного собеседника.
Правильно используйте голосовые интонации. Тоном можно привлечь и оттолкнуть, заставить раздражаться или улыбаться собеседника, возвеличить или оскорбить. Для придания голосу магической силы необходимо:
1) перед началом важного разговора сделать несколько глубоких вздохов, собраться с мыслями и одновременно расслабиться. Вспомните о прошлых победах в телефонных переговорах, чтобы настроиться и войти в это приятное состояние;
2) улыбнуться, и голос станет более дружелюбным;
3) сесть прямо, расправить плечи и поднять подбородок, что сделает голос звонким и спокойным;
4) на выдохе сила звука возрастает – воспользуйтесь этим;
5) артикулировать губами с большой амплитудой для хорошего произношения;
6) держать мышцы живота и ягодиц подтянутыми, не «растекаться» в кресле. Голос получит опору и «не уйдет в желудок». Тогда в конце дня вы не будете чувствовать перенапряжения голосовых связок, и голос останется энергичным и звучным;
7) не говорить быстро, иначе вас будут переспрашивать, и это займет больше времени, чем разговор в умеренном темпе;
8) сложные слова говорить вразбивку;
9) формулировать вопросы так, чтобы вам чаше отвечали «Да», чем «Нет»;
10) вести разговор на личной ноте – доверительный тон предпочтительнее сухого и официального;
11) призывать к действию: говорить ярко, образно, используя личные местоимения («я, вы, мы с вами»), эмоциональные прилагательные («самый эффективный, успешный, наилучший») и глаголы повелительного наклонения («Звоните! Купите! Подумайте! Не упустите свой шанс»);
12) запомните: повышение тона голоса в конце фразы выражает вопрос, неуверенность. Понижение тона в конце фразы означает уверенное утверждение. Попробуйте этими двумя способами произнести фразу: «Прекрасная погода, не правда ли». Сначала с точкой в конце предложения, а потом с вопросительным знаком;
13) делать паузы. Они выделяют главные мысли, дают возможность обдумать и запомнить ответ, придают особую значимость словам;
14) делать артикуляционную гимнастику. Утром до начала рабочего дня в течение 5 мин необходимо сделать несколько несложных упражнений:
а) погладить себя по шее, плечам, медленно повращать головой сначала в одну сторону, затем в другую сторону, вперед-назад;
б) натянуть поочередно губы сначала на верхние, а затем на нижние зубы, затем продемонстрировать «оскал» – обнажить зубы;
в) вытянуть губы «хоботком», затем свернуть язык «трубочкой» или «жалом», энергично и резко прикоснуться к внутренней стороне щек, подвернуть язык, как бы сложив его вдвое, «поцокать» о верхнее небо;
г) пощипать себя за уши, помассировать мочки ушей, поднять руки над головой и встряхнуть кистями.
Все упражнения необходимо делать 6 – 8 раз. Кстати, они имеют и косметический эффект, предупреждают образование морщин, улучшают циркуляцию крови, а, следовательно, ваш внешний вид. Эту артикуляционную зарядку желательно повторить в течение дня;
15) беречь голос:
а) не курить;
б) не есть острого и соленого;
в) не разговаривать на холоде;
г) молчать дома, если связки устали;
д) не пить шипучих напитков.
Очень важно правильно закончить разговор. Память человека лучше всего сохраняет начало и конец любого разговора. Скажите в конце разговора что-то приятно: «Спасибо за звонок», «Приятно было с вами поговорить», «Звоните, мы всегда вам рады». Постарайтесь оставить о себе наилучшее впечатление. Закончив разговор, не кладите трубку: по этикету, первым кладет трубку тот, кто позвонил.
Нужно уметь оборвать разговор с нежелательным собеседником, не обидев его и не испортив мнение о вас и вашей фирме. Перебивать нужно вежливо, извиниться за то, что не в силах помочь звонящему. Если вас провоцируют на конфликт, можно действовать так: если вы готовы к разговору, то берите инициативу на себя и предложите варианты разрешения конфликта, объявите свое решение, не позволяйте манипулировать вами.
Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (таких как обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т. д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.
Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось возможно прежде всего благодаря повсеместному распространению персональных компьютеров с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.
Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких операций являются машинописные работы. Для повышения производительности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.
На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций: автоматизировать связь между различными рабочими местами, сделать совместной работу над документами, автоматизировать контроль исполнения документов и др.
Третий этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением персональных компьютеров и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест. Автоматизированные рабочие места объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.
Типичное автоматизированное рабочее место состоит из персонального компьютера, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, графопостроителя). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.
Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается автоматизированное рабочее место, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.
Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) стали, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования – одна из основных задач делопроизводства.
Появление следующего компонента – системы электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях – позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую системе телефонной и почтово-телеграфной связи.
Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.
В дальнейшем в офисах стали применяться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.
Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен независимо оттого, с каким типом документа вы работаете.
Использование персонального компьютера в офисе не исключает, а, наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения таких новейших достижений электроники, как сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайд-принтеры и др.
Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.
В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основное из них – отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемой на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. В результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.
Новые технические средства и информационные технологии признаны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности.
Подводя итоги: очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако благодаря автоматизации ряда процессов управления секретарь освобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени творческой работе.